مدير خدمات المؤتمرات

تحمل مسؤولية الأعمال الجماعية المؤكدة (الاجتماعية، والاجتماعات والمؤتمرات، والمنظمات غير الحكومية، وما إلى ذلك) من فريق المبيعات.
العمل بالتنسيق مع مدير المبيعات ومدير الولائم/مدير الولائم من أجل التعاون الجماعي الفعال، والانتقال السلس من المبيعات إلى خدمات المؤتمرات، وخدمة الضيوف الجماعية الفعالة، وتحقيق أقصى قدر من الربحية
الإشراف والمسؤولية الشاملة عن وظيفة خدمات المؤتمرات بما في ذلك الحفاظ على ومراقبة دقة وفعالية جميع الاتصالات المكتوبة من قسم خدمات المؤتمرات، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر، القوائم، وBEOs، وأوراق مواصفات المجموعة، وقوائم الغرف، وتقارير الأحداث اليومية.
يجب أن تتضمن أوراق السير الذاتية للمجموعة تفاصيل غرض المجموعة، ومبنى الغرفة/الجناح/الالتقاط، والأسعار والمفاوضات الخاصة، وكبار الشخصيات، وجدول أعمال الاجتماعات والترفيه، والصوت والصورة، والمحاسبة، وجميع التعليمات الخاصة للإدارات التشغيلية بالفندق. قم بإبلاغ تغييرات المجموعة في اللحظة الأخيرة إلى أقسام الفندق ذات الصلة
قم بالتخطيط لجميع فعاليات الأطعمة والمشروبات الجماعية، بما في ذلك المساعدة في اختيار القائمة والديكورات والترفيه والبرامج السمعية والبصرية وبرامج الراحة.
قم بوضع اللمسات الأخيرة على متطلبات حجوزات خدمات المؤتمرات مع زيادة الإيرادات المحتملة إلى أقصى حد من خلال زيادة المبيعات وضمان التواصل الفعال سواء الكتابي (السير الذاتية، BEO، التقارير اليومية) والاتصال الشخصي مع جميع الإدارات لتحقيق نجاح الحدث. إجراء زيارات ميدانية قبل الحدث مع العملاء. متابعة الودائع المتبقية. عقد اجتماعات داخلية واجتماعات مسبقة مع العملاء لضمان التوافق بشأن جميع تفاصيل الحدث والمجموعة. تأكد من دقة فحوصات المأدبة وقم بمراجعة الفاتورة عند الانتهاء من البرنامج أو الحدث. أرسل رسالة شكر مع مدير المبيعات.
قم بمراجعة جميع مساحات الوظائف مع مدير/مدير الولائم. ضمان رضا العملاء والمجموعات في بداية جميع الأحداث. اتخاذ قرارات في الوقت المناسب ومرتجلة، والتي توازن بين احتياجات العميل والأهداف المالية والسلامة والتوظيف في الفندق
قم بمراجعة قائمة غرف المجموعة مع مدير الحجوزات أو منسق المجموعة للتأكد من الدقة والتقاط التفاصيل.
العمل كحلقة وصل لجميع احتياجات العملاء المتعلقة بالبائع/المورد (مثل الصوت والصورة وبائعي الزهور والترفيه والنقل وDMC والمواقع خارج الموقع وما إلى ذلك)؛ والحفاظ على العلاقات مع الموردين الرئيسيين في الموقع.
ابحث عن حلول للتحديات ومواطن الخلل الحتمية التي تنشأ أثناء تواجد المجموعات في العقار وإبقاء مدير لجنة التسويق والتخطيط على اطلاع سريع وكامل بجميع المشكلات أو الأمور غير العادية حتى يمكن اتخاذ الإجراءات التصحيحية السريعة عند الاقتضاء.
الحفاظ على المعرفة بمرافق الفندق وقدرات وأبعاد مساحة الاجتماعات والاحتياجات التشغيلية الأساسية لجميع أقسام التشغيل
قم بإعداد التحليل للتوقعات المالية الأسبوعية لخدمات تقديم الطعام والمؤتمرات لمدة 3 أشهر، والملخصات المالية لنهاية الشهر، والمساهمة في خطة التسويق السنوية، وتوقعات العام الكامل، والميزانية
تأكد من أن القوائم الأساسية والحزم وحزم المندوب اليومية محدثة دائمًا ومتاحة لفريق المبيعات لاستخدامها في المقترحات والعقود الجماعية.
تعاون مع فريق الاتصالات التسويقية لإنتاج مواد إبداعية عالية الجودة تعرض الأحداث والاجتماعات والإبداع الطهوي للفريق