أهم 10 خطوات أساسية في عملية التوظيف

يعد تعيين الموظفين حجر الزاوية لأي نشاط تجاري. وعلى الرغم من أن التوظيف هو ممارسة شائعة، فإن تقسيم العملية إلى مراحل أساسية يساعد الشركات والقائمين بالتوظيف على تحديد الاختيار الأفضل.

سيساعدك النظر إلى عملية التوظيف على أنها سلسلة من الخطوات على التفكير في إمكانات تعزيز كل خطوة.

ما هي عملية التوظيف؟

عملية التوظيف الدقيقة والمتسقة هي إجراء عملي لتعيين موظف جديد. تحدد الشركة فجوات الكفاءة الخاصة بها، وتختار من بين مجموعة المواهب لديها، وتوظف أفضل المتقدمين. ومعظم الشركات لديها إجراءات التوظيف الخاصة بها.

فيما يلي خطوات عملية التوظيف الأكثر شيوعًا، بغض النظر عن حجم الأعمال أو المؤسسة. وعلى الرغم من ذلك، لكل شركة مراحل عملية التوظيف الخاصة والتي قد تختلف وفقًا للقطاع والمنصب وطبيعة الوظيفة.

الخطوة الأولى: تحديد متطلبات التوظيف

الخطوة الأولى من خطوات عملية التوظيف هي تحديد المؤهلات المطلوبة ومدى أهمية المرشح للشركة. قد تكون مقابلة الموظفين أو رؤساء الفرق مجدية في تحديد عدد الموظفين المطلوبين ومسؤولياتهم. من خلال قضاء بعض الوقت في تحليل الوظيفة، ستفهم احتياجات الشركة بشكل أفضل وتقلل من معدل دوران الموظفين.

الخطوة الثانية: كتابة الوصف الوظيفي

أصبحت كتابة وصف وظيفي- في عالم الذكاء الاصطناعي والأتمتة اليوم- موهبة وليس مهمة. ومن المجدي كتابة وصف وظيفي يتصدر محركات البحث لتتلقى مجموعة كبيرة من السير الذاتية المؤهلة. سيساعدك ذلك على توظيف أفضل المرشحين وإنشاء مجموعة مواهب قوية متاحة لأي وظائف شاغرة مستقبلاً.

فيما يلي بعض الخطوات الحيوية لإنشاء وصف وظيفي جيد:

• حلل الوظيفة
• اكتب مسمى وظيفي واضح
• صف المسؤوليات والواجبات
• اظهر الحاجة المُلحة لملء الوظيفة
• بِع عملك وشركتك
• وضح الراتب والمزايا

الخطوة الثالثة: استقطاب المواهب

يمكن أن يكون توظيف الكفاءات الاستثنائية أحد أكثر الجوانب صعوبة في عملية التوظيف. يجب أن يكون لديك حضور قوي بين موظفيك المحتملين.ويجب أن تكون ثقافة شركتك وبيئة العمل جذابة لهم. ويجب أن يكون وصف وظيفتك جذابًا لجذبهم للتقدم على الفور.

يمثل استقطاب المواهب تحديًا حيث أن سوق العمل سريع الخطى مما يغير اهتماماتهم بسرعة.

ولجميع الشركات تقريبًا، تُشكل وسائل التواصل الاجتماعي ومواقع البحث عن الوظائف الموثوقة بالفعل قنوات ممتازة للتوظيف، مما يساعد الشركة في الحفاظ على علامة تجارية قوية عبر الإنترنت لجذب المواهب الاستثنائية.

وتدرس الشركات الذكية القدرة التنافسية في السوق للتأكد من أن المكافآت والحوافز والمتطلبات تنافسية مع المعايير المحلية، مما يساعد على جذب المتقدمين. يساعد نظام تتبع المتقدمين في عملية التقديم من خلال تبسيطها.

الخطوة الرابعة: اختيار المرشحين

إذا طبقت الخطوات الثلاث الأولى بنجاح، ستتلقى ل المئات إن لم يكن الآلاف من السير الذاتية ... حان الوقت للتصفية والفرز ووضع القائمة المختصرة. كيف تفعل ذلك في دقائق؟ يمكن أن تساعدك برامج تتبع مقدمي الطلبات في فرز السيرة الذاتية باستخدام الكلمات الرئيسية لاختيار أفضل المواهب التي تلبي متطلباتك، مما يوفر وقتك.

بينما يقوم القائمون بالتوظيف بمراجعة الطلبات بعد تصفية أنظمة تتبع مقدمي الطلبات لها، فإنهم يكرسون مواردهم لتحديد الأنسب للوظيفة من بين آخرين ممن يمكن أن يكونوا مؤهلين أيضًا ولكنهم ليسوا الأفضل. وهذا يضمن عملية توظيف عالية الجودة.

الخطوة الخامسة: مقابلة المرشحين

المقابلات الهاتفية هي الخيار الأول للعديد من الشركات، تليها المقابلات الشخصية. كما تأثر إجراء المقابلات مع المرشحين بالذكاء الاصطناعي والأتمتة. تسعى الشركات الآن إلى المراسلة النصية أو المكالمات الهاتفية لإجراء المقابلات قبل الانتقال إلى الخطوة التالية: المقابلة الافتراضية أو المقابلة الشخصية. ويكتسي ذلك أهمية خاصة لدى الشركات التي توظف موظفين عبر الإنترنت أو عن بُعد.

وعلى الرغم من أن المقابلات عبر الهاتف والرسائل النصية هي الاتجاه السائد اليوم، إلا أن إجراء المقابلات وجهًا لوجه أمر حيوي لتحديد المزيد عن المرشح.

قد تكشف لغة جسده عن العديد من جوانب شخصيته التي قد لا تظهر عبر الهاتف أو صندوق الدردشة.

الخطوة السادسة: التحقق من المراجع

من سيقدم تفاصيل اتصال لشخص سيقول أشياء سيئة عنه؟

حاول إيجاد طرق إبداعية لمعرفة المزيد عن المرشح بعيدًا عن الاتصال بمرجعه مباشرة. حاول الوصول إلى بعض الأشخاص ممن لن يكونوا متحيزين ويوفرون معلومات صحيحة عن المرشح فيما يتعلق بخبرته وسلوكه وأدائه الوظيفي، إلخ.

الخطوة السابعة: فحص الخلفية

قبل تقديم عرض عمل، يحتاج العديد من أصحاب العمل إلى فحوصات خلفية. ستحمي هذه الفحوصات المؤسسة إذا ارتكب الموظف عملاً غير أخلاقي أو إجرامي بعد تعيينه. يمكن أن تشمل هذه الفحوصات: فحص المخدرات، وتقييمات الشخصية، والفحوص الطبية بناءً على متطلبات القطاع والوظيفة.

يمكن لمسؤولي التوظيف التحقق تلقائيًا من خلفية المرشح. ويمكن تحقيق ذلك من خلال إعداد تقنيات مطابقة الأسماء، والبحث عن المتقدمين، والمسح بحثًا عن إشارات التحذير، وإزالة النتائج المزيفة التي تزيد من صحة عمليات التحقق من الخلفية وتعززها.

الخطوة الثامنة: إدارة عرض العمل

يساعد تقديم خطاب عرض مكتوب وإرساله إلى الموظف الذي تم اختياره لشغل منصب على ضمان وضوح شروط ومتطلبات العمل. ويعد خطاب عرض العمل إثباتاَ يمكن الرجوع إليه لاحقًا في حالة حدوث نزاعات. إذا رفض مقدم الطلب شروط خطاب العرض، يمكن للشركة تقديم خطاباً آخر بعد التعديل.

الخطوة التاسعة: التحاق الموظف بالمؤسسة

بعد قبول الوظيفة، يتعين على الشركة أن تبدأ عملية الإعداد. يستلزم الإعداد جعل الموظف الجديد على دراية بسياسات الشركة، وثقافتها، وفرقها، والتدريب من خلال عرض تقديمي وتجهيز مساحة عمله بكل ما يحتاجه أثناء عمله.

وعادةً ما تساعد مرحلة الإعداد لالتحاق الموظف على التعرف على بيئة الشركة والتفاعل مع زملائه في العمل.

ويضمن الاعتماد على الذكاء الاصطناعي والأتمتة خلال تلك المرحلة السلاسة والراحة. يمكن أن تساعد النشرات الإخبارية الخاصة بالشركة الموظفين الجدد خلال مرحلة التعارف على الآخرين.

الخطوة العاشرة: إعادة التقييم والتهيئة

الخطوة العاشرة والأخيرة من خطوات عملية التوظيف هي المنوط بها تقييم جدوى الاستراتيجيات الحالية. حيث يراقب مسؤولو التوظيف التقدم المحرز ويقيمون كيفية تأثير التحولات على تجربة مقدم الطلب عند إدخال التعديلات. قد تستخدم الشركات هذه الموارد لتطوير ممارسات التوظيف باستمرار والاستجابة للتغيرات كجزء لا يتجزأ من سياسة التوظيف الخاصة بهم.

يعد التوظيف جزءًا لا يتجزأ من أي نشاط تجاري، لذلك يجب على القائمين بالتوظيف فهم خطوات التوظيف بوضوح. يساعد ذلك في ضمان عملية توظيف عالية الجودة، واختيار أفضل المرشحين واستبقاء المواهب الاستثنائية.