Projectsecretaris - project ARK-Demka
Projectsecretaris - project ARK-Demka
Employer Active
Job Alert
You will be updated with latest job alerts via email
Share
Job Alert
You will be updated with latest job alerts via email
Not Disclosed
Salary Not Disclosed
1 Vacancy
Job Description
Functieomschrijving
Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Projectsecretaris.
LET OP:
Eisen & wensen graag uitschrijven in het CV!
Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knockout). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;
Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CVs! Zie onderaan.
Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig leefbaar en bereikbaar Nederland.
Opdrachtomschrijving:
Het project ARKDemka heeft behoefte aan een projectsecretaris. De projectsecretaris is de rechterhand van de projectmanager en het projectteam en pakt diverse zaken rondom administratie organisatie en informatie projectbeheersing en communicatie zelfstandig op. De projectsecretaris is verantwoordelijk voor het goede verloop van de vergaderingen waaronder de IPMoverleggen de overleggen met de opdrachtgevers en met Stakeholders en neemt deel aan deze overleggen. De projectsecretaris maakt daarnaast zelfstandig de agendas en verslagen van de overleggen en draagt zorg voor de voortgang van het project. Ter ondersteuning van het team is een deel van het KESproces bij de projectsecretaris gelegd. Hiervoor is kennis van dit proces en kennis van GRIP noodzakelijk. De projectsecretaris verricht een belangrijke rol in de communicatie van het Team en weet naar eigen inzicht werk in te delen. De Tgesprekken worden waar nodig voorbereid in het IPSportaal. Zorgt voor communicatie in het team het onboarden van nieuwe medewerkers de liefen leed pot en het organiseren van diverse bijeenkomsten (intern bij RWS maar zeker ook extern). De projectsecretaris weet waar nodig de leden van het projectteam te ontzorgen ondersteunen of werkzaamheden over te nemen.
Resultaat opdracht:
In deze brede veelzijdige en uitdagende rol ben je belangrijk voor het soepel en succesvol verlopen van het project. Je bent lid van het IPMteam draait mee met de vergadermomenten van dit team en zorgt zelfstandig voor een professioneel verlopend vergadercircuit waarbij je zelfstandig agendas en verslagen maakt verspreidt en zorgt voor de navolging van de actiepunten. De communicatie binnen het team maar ook tijdens de gesprekken met de stakeholders weet je de belangen van Rijkswaterstaat goed te verwoorden. Je zorgt voor verslaglegging en het verwerken van de KES in GRIP. Communicatie binnen het team het organiseren van diverse bijeenkomsten onboarden van nieuwe medewerkers vakantieplanning de lief en leed pot een organigram van het team behoren allemaal tot jouw werkzaamheden.
De fase van het project kan verschillen waardoor het team kan wisselen in samenstelling of soms een andere variatie in het werkpakket zich kan voordoen.
Door wijzigingen in het projectteam en de projectopdracht kan de behoefte aan uren projectsecretariaat ook veranderen. Structurele veranderingen zullen we periodiek in de gaten houden en bespreken. Waarbij we minimaal 2 maanden vooruitkijken. Bij elke verlenging komt de gewenste inzet ook ter sprake.
Meest essentile competenties: Procesmatig werken samenwerken met een divers team uitstekende mondelinge en schriftelijke communicatie communicatie met externe stakeholders/belanghebbenden. Zelfstandig verzorgen van verslaglegging en agendering. Flexibel in opstelling. Komt met verbindende voorstellen proactieve houding.
Eisen:
1 Kandidaat beschikt over minimaal 3 jaren kennis en werkervaring binnen de overheid
2 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een opleiding op mbo niveau (bijvoorbeeld een secretarieel/economische opleiding)
3 Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal 5 jaar ervaring met complex agendabeheer (complex verschillende niveaus waaronder ook directie niveau)
4 Communicatief sterk zowel mondeling als schriftelijk (toetsbaar o.b.v. CV motivatie en/of gesprek)
5 Kandidaat beschikt aantoonbaar over ruime ervaring met notuleren en vergaderingen op zeer divers niveau (waaronder ook directie niveau)van bewonersbijeenkomsten tot stakeholder overleggen tot opdrachtgeversoverleg of project overleggen.
Wensen:
1 Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het werken met Klanteisen en het verwerken hiervan in GRIP
2 Mate waarin de kandidaat beschikt over aantoonbare kennis van en ervaring met het werken in de projectendatabase van RWS. Daarnaast kan de kandidaat zelf rapportages beoordelen en/of opstellen.
3 Aanvullende opleiding op het gebied van projectmatig werken
4 Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).
5 Kandidaat weet procedures op te stellen en neemt het voortouw in het navolgen van de procedures.
6 Kandidaat is zeer goed bekend met de officeprogrammas Word/Excel/Powerpoint. Kennis van Visio is een pr
7 Kandidaat heeft ervaring met het natte areaal van RWS
Overige:
Bij voortijdige beindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;
BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor en achternaam en vul bij woonplaats de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;
Bijzonderheden AVG: Gn foto. Gn persoonsgegevens zoals telefoonnummer geboortedatum nationaliteit of LinkedIn. Gn leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).
Mailadres wel in de motivatie vermelden deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).
Employment Type
Full Time
