Accounts Payable

PROPOSITO

Bajo la supervisin general del Director de Finanzas o cualquier otra persona autorizada por la direccin debes asegurar la validez y precisin de todas las facturas as como su asignacin apropiada y pago oportuno.

DEBERES Y FUNCIONES

• Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de Orden de Compra Requisicin de Cheques y Reclamos de Gastos del hotel.
• Obtener copias de todas las Requisiciones de Cheques y rdenes de Compra para futuras conciliaciones con las facturas.
• Procesar diariamente las facturas es decir conciliarlas con los registros de rdenes de compra.
• Garantizar que las facturas sean aprobadas/firmadas por el Gerente de Departamento.
• Verificar la exactitud de la asignacin de cuentas de gastos.
• Cuestionar y comunicarse con el Gerente de Departamento ante cualquier discrepancia entre los precios en las facturas en comparacin con las rdenes de Compra.
• Registrar las facturas en el sistema.
• Verificar la exactitud y completitud y registrar los reclamos de reembolso del personal.
• Determinar todos los pagos pendientes y someter para que sean autorizados a pagar por el Director de Finanzas o persona autorizada por la direccin.
• Preparar los pagos de manera oportuna y enviarlos con sus respaldos adjuntos para su aprobacin y firmas.
• Emitir y registrar cheques urgentes para ser pagados.
• Asegurar que los cheques en blanco no utilizados se guarden en un lugar seguro con llave.
• Mantener un registro de cheques utilizados.
• Estar familiarizado con los cdigos de gastos presupuestos y diccionario de cuentas.
• Realizar y completar cualquier proyecto especial tarea u otra solicitud razonable de su jefe de departamento y/o Gerencia del Hotel.
• Proporcionar un servicio amable corts y profesional en todo momento. Realizar otras tareas que la direccin pueda requerir razonablemente de vez en cuando.
• Mantendrs una actitud positiva y prestars atencin a los detalles durante todo el turno.
• Como parte importante de un equipo intentars ayudar a los compaeros que necesiten asistencia tanto del departamento como de otros departamentos.
• Mantendrs la calma en los periodos de mayor actividad para realizar el trabajo de manera eficiente y pedirs ayuda cuando sea necesario.
• Cualquier otra tarea razonable asignada por el supervisor o gerente.
• Reconocemos que estamos en la industria de la hospitalidad y eso puede requerir que proporcionemos servicio lateral. En ocasiones solicitaremos a cada miembro del equipo que realice diversas tareas relacionadas segn sea necesario en aras de brindar un servicio excepcional al cliente.

RESPONSABILIDADES ADICIONALES

• Comunicarse de manera efectiva tanto verbalmente como por escrito para proporcionar instrucciones claras.
• Hablar con los empleados utilizando un tono de voz positivo y claro escuchar y comprender las solicitudes responder con acciones apropiadas y proporcionar informacin precisa.
• Mantener la calma y estar alerta especialmente durante situaciones de emergencia y/o alta actividad sirviendo como modelo a seguir para el equipo y otros empleados. Interactuar con el personal de otros departamentos y el personal del lugar segn sea necesario.
• Tomar decisiones y realizar acciones basadas en experiencias anteriores y buen juicio a veces revisando procedimientos para adaptarse a situaciones inusuales.
• Desarrollar e implementar medidas de ahorro de costos y mejora de beneficios dentro de su mbito de responsabilidad.

FUNCIONES DE APOYO

Adems de realizar las funciones esenciales este puesto puede requerir la realizacin de una combinacin de las siguientes funciones de apoyo con el porcentaje de tiempo dedicado a cada funcin determinado nicamente por el supervisor segn los requisitos especficos de la empresa.

• Asistir a reuniones obligatorias incluyendo reuniones divisionales y reuniones de personal entre otras.
• Cumplir con todos los plazos y tareas establecidas.
• Participar en eventos comunitarios y asegurar el cumplimiento de los objetivos de responsabilidad social corporativa de Mondrian.
• Utilizar programas de software tradicionales como Microsoft Office (Word Excel Outlook y PowerPoint) Micros ADP Open Table y cualquier sistema especfico del departamento.
• Mantener el rea de trabajo limpia y en orden.
• Asegurar que los documentos confidenciales se guarden en un rea segura.
• Al desechar documentos confidenciales que contengan informacin personal identificable deben ser triturados o pulverizados.
• Completar otras tareas asignadas por el Gerente General y el liderazgo corporativo.
• Demostrar caractersticas de liderazgo positivas que inspiren a los miembros del equipo a cumplir y superar los estndares.
• Garantizar el cumplimiento de las polticas y procedimientos de Mondrian.

Qualifications :

• Ttulo universitario en Contabilidad Finanzas Economa o campo similar
• Al menos 3 aos de experiencia en un puesto de Cuentas a Pagar 
• Buen conocimiento de los procedimientos contables
• Excelentes conocimientos de MS Office
• Gran capacidad de comunicacin y anlisis
• Capacidad para trabajar en equipo y de forma autnoma
• Flexibilidad e integridad

Informacin adicional :

• Negociacin
• Congruente
• Trabajo en equipo
• Conexin con el husped
• Organizacin y planificacin
• Orientacin a resultados
• Gestin del cambio
• Disciplina
• Consistente
• Planificacin y coordinacin
• Comunicacin
• Mejora continua
• Proactividad
• Anlisis de datos
• Herramientas de planificacin
• Creativo
• Sistema de gestin de relaciones
• Anticipado
• ptimo manejo de objeciones

Remote Work :

No

Employment Type :

Fulltime