ZZP Documentenbeheer -WNZ A-Vaarwegen

Functieomschrijving

Voor Rijkswaterstaat zijn wij op zoek naar een Documentalist.

LET OP:

Eisen & wensen graag uitschrijven in het CV!

Aanbiedingen van kandidaten worden beoordeeld op zowel eisen als wensen. Wanneer er niet wordt voldaan aan een eis komt de kandidaat niet in aanmerking voor de opdracht (knockout). Daarna wordt er beoordeeld op diverse wensen. In de aanbieding van de kandidaten moeten eisen en wensen plus de mate waarin hieraan voldaan wordt expliciet benoemd worden;

Let op! Vanwege AVG heeft Rijkswaterstaat expliciete voorwaarden gesteld voor het aanbieden van CVs! Zie onderaan.

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en werkt dagelijks aan een veilig leefbaar en bereikbaar Nederland.

Opdrachtomschrijving:

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het (document management) systeem door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals: registreren met dateren ordenen en classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie. Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan waarderen van de dossiers autoriseren van medewerkers geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

> het plaatsen van documenten in de juiste mappen binnen het DMS;

> het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix;

> het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem;

> het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers;

> instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren;

> het toevoegen ordenen waarderen en selecteren en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur;

> het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen;

> het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers;

> toezien op het juist verwerken van inkomende interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie aan de juiste persoon (routeren van post en emailstukken);

> het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB) bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IVB);

> het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB.

Resultaat opdracht:

1. Ingericht en actueel projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening waarderen en selecteren toepassen van metadata);

2. Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix werkinstructies handleidingen ordeningsstructuur).

Leiding en toezicht:

De uitvoering van de werkzaamheden vindt plaats onder regievoering van n van de Managers Projectbeheersing. Periodiek stemmen jullie daar mee af en wordt besproken of de taken zijn uitgevoerd conform de verwachtingen van de verschillende projecten

Meest essentile competenties:

Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)

Dienstverlenende en klantgerichte instelling

Handsom mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)

Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden waaronder:

Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen

Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers

Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen) Nauwkeurigheid Proactieve instelling

Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)

Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving en van situaties en past dit toe op je werk)

Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collegas op als je ze nodig hebt)

Eisen:

1 een afgeronde mboopleiding in het vakgebied van Informatiemanagement of gelijkwaardige opleiding

2 Aantoonbare werkervaring met werken met een Document Management Systeem (DMS) en het vakgebied van digitaal archiveren

3 Ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en dienstverlening en het gebruik van DIM gerelateerde ICTmiddelen

4 Ervaring met het schrijven van handreikingen/werkinstructies

Wensen:

1 Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWWprojecten/clusters

2 Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijv. Woo AVG Aw BIHR Toepassingsmodel metadata)

3 Ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie

4 De mate van het voldoen aan de genoemde competenties

Belangrijke informatie:

Bij voortijdige beindiging geldt dat een opzegtermijn van minimaal 1 maand in acht wordt genomen;

BELANGRIJK!: Vul alle kandidaat gegevens juist in. Bij het voorstellen: CV in PDF met voor en achternaam en vul bij woonplaats de woonplaats in van de kandidaat. Dit zijn gegevens die de klant wil ontvangen met de aanbieding;

Bijzonderheden AVG: Gn foto. Gn persoonsgegevens zoals telefoonnummer geboortedatum nationaliteit of LinkedIn. Gn leveranciersgegevens (enkel de bedrijfsnaam en logo mogen zichtbaar zijn op het format).

Mailadres wel in de motivatie vermelden deze dienen wij in te vullen tijdens het aanbieden! (Bij geen mailadres van de kandidaat kunnen wij de aanbieding niet accepteren!).