Agent Administratif 82
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Job Description
Dans le cadre dun dpart la retraite nous recherchons un(e) Agent Administratif H/F pour notre sige social bas Montauban (82). Rattach(e) lAssistante de Direction vous accompagnerez la vie du sige par la facilitation de son organisation administrative gnrale et lanimation des diffrentes tches ncessaires un bon fonctionnement.
Rle : Pour ce faire vos missions seront les suivantes :
Accompagnement de la vie du sige :
- Grer le standard tlphonique : recevoir les appels tlphoniques les filtrer et les distribuer dans les divers services de faon continue
- Recevoir et orienter les personnes se prsentant sur le site : tenir jour le registre scurit et porter leur connaissance les consignes QSE requises
- Prendre et distribuer les messages en cas dabsence de linterlocuteur demand
- Assurer la gestion du courrier et des colis : dpart courrier tri distribution et envoi
- Grer le suivi et les commandes de fournitures de bureau du sige (hors mobilier et hors matriel informatique)
- Accompagner le dploiement de loutil de dmatrialisation des affranchissements sur tous les sites.
Organisation des dplacements :
- Rserver les billets de train davion et voiture de location dans le respect de la politique voyage : choix des meilleurs tarifs conformment au formulaire de dplacement du voyageur
- Echanger avec lagence de voyage du Groupe pour lorganisation des voyages ltranger ou ncessitant des dispositifs particuliers
- Participer au suivi du contrat avec lagence de voyage et des prestataires : revue annuelle optimisation des conditions contractuelles
- Dfinir le cahier des charges des prestations de dplacement
- Conduire les appels doffre associs pour conserver ou slectionner de nouveaux prestataires (agence de voyage agence de location de voiture)
- Suivre la facturation des prestataires et assurer un reporting fiable et rgulier.
Qualifications :
Vous disposez dun BAC/BAC Pro orient Assistant de Gestion Tourisme et justifiez de minimum 3 ans sur poste similaire.
Vous matrisez parfaitement le Pack Office notamment Excel et Word.
Vous tes laise au tlphone capable de communiquer avec diffrents interlocuteurs de manire fluide et professionnelle.
Une bonne matrise de langlais oral est souhaitable pour ce poste.
Vous tes habitu(e) travailler sur des interfaces de rservation de voyages et connaissez les outils ncessaires pour grer laffranchissement postal.
Votre rigueur et votre sens de lorganisation vous permettent de grer vos priorits efficacement.
Dynamique et polyvalent(e) vous savez vous adapter des environnements exigeants.
Votre esprit de proposition est un vritable atout et vous apportez des solutions concrtes et innovantes.
Votre excellent sens relationnel et votre capacit accueillir avec bienveillance font de vous un(e) collaborateur(trice) de confiance.
Vous possdez une vritable capacit grer efficacement plusieurs tches simultanment tout en respectant les dlais et les priorits.
Vous faites preuve de calme et de recul dans les situations complexes tout en restant ractif(ve) et dtermin(e).
Enfin votre capacit mmoriser et votre esprit de synthse vous permettent de traiter les informations de manire rapide et efficace.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
