Managementondersteuner voor teamleiders

De opdrachtomschrijving

detachering

Organisatie
We zijn de gemeente Raalte en mensen werken graag bij ons om wie we zijn. We zijn positief we doen het samen en het liefst stropen we onze mouwen op. De drang om vooruit te willen en het lef om buiten de lijntjes te kleuren kenmerkt ons. We zijn op zoek naar jou als jij een bijdrage wilt leveren aan onze samenleving. Want die staat niet stil. Onze inwoners dagen ons iedere dag uit om samen met hen het leven in de gemeente Raalte nog mooier te maken.

Je krijgt bij ons niet alleen werk dat ertoe doet je krijgt bij ons ook de ruimte en het vertrouwen om het verschil te maken. De gemeente Raalte groeit. En dat geeft kansen. Groei jij mee

Opdracht
Door de uitbreiding van het aantal teamleiders binnen onze organisatie zijn wij op zoek naar een extra management ondersteuner. Je ondersteunt verschillende teamleiders binnen verschillende afdelingen. Daarnaast kan het zijn dat je in overleg ingezet wordt op verchillende taken voor het breed ondersteunen van de domeinen en clusters.

Generiek takenpakket ondersteuning domeinmanager/teamleider
Het (proactief) beheren van de agenda en evt. de mailbox (incl. het versturen van emailberichten). Daarbij gelden de volgende spelregels:
Er vindt agendaoverleg plaats (waarbij 4 weken vooruit wordt gekeken).
Afspraken worden gepland vanuit de agenda van de domeinmanager/teamleider.
Proactief agendabeheer: voldoende tijd tussen de afspraken (evt. om te reizen); is de vergaderlocatie vermeld
Het voorbereiden van vergaderstukken en deze klaarzetten op iBabs plaatsen
Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen en/of het reserveren van vergaderruimtes (in en extern) bijv.:
Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant)
Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers
Het doorvoeren van mutaties in Youforce (ziek en hersteldmeldingen contractwijzigingen)
Het regelen van diverse zaken m.b.t. nieuwe medewerkers/uitdiensttreding bijv.:
Het invoeren van gegevens van nieuwe medewerkers in Youforce
Het regelen van o.a. telefoons/laptops/autorisaties/toegangspassen
Het bestellen van welkomstpakketten bij de vaste leverancier
Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie wenskaart bloemen)
Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/opdrachtbevestigingen

Takenpakket ondersteuning clusterondersteuning
Het beheren van de secretariaatsmailbox en/of andere mailboxen (incl. het versturen van emailberichten)
Het incidenteel redigeren van documenten
Het plannen/wijzigen/annuleren van diverse afspraken/bijeenkomsten/ vergaderingen voor clustermedewerkers en/of het reserveren van vergaderruimtes (in en extern) bijv.:
Briefselectiegesprekken en sollicitatiegesprekken (evt. incl. contact sollicitant)
Kennismakingsgesprekken met nieuwe medewerkers
Het regelen/verzenden van diverse zaken bij bijv. personele aangelegenheden (bijv. attentie wenskaart bloemen)
Het opstellen en/of versturen van contracten/brieven/uitnodigingen/mailingen/ opdrachtbevestigingen
Het incidenteel ondersteunen bij clustervraagstukken
Het zijn van een vraagbaak voor de domeinmedewerkers

Competenties
Accuraat
Oplossingsgericht
Proactief
Behulpzaam

De Eisen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent;
• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4 in de richting van (directie)secretaresse / administratief ondersteuner / management assistent;
• Beschikbaar voor minimaal 24 uur per week.

De Wensen

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 6 jaar als management assistent bij een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met iBabs (maak duidelijk aantoonbaar in het cv waar deze werkervaring opgedaan is);
• Aantoonbaar (digitaal) vaardig met M365 (maak duidelijk aantoonbaar in het cv waar deze werkervaring opgedaan is);
• Aantoonbare werkervaring met Youforce (maak duidelijk aantoonbaar in het cv waar deze werkervaring opgedaan is).