Assistant administratif HF

Coordination avec les Entrepreneurs :

• Identifier et contacter les entrepreneurs selon les demandes de Budapest transmettre les informations du projet et organiser des runions sur site.
• Suivre les entrepreneurs pour obtenir des devis dans les dlais spcifis et les envoyer Budapest.
• Modifier les devis aprs rvision par Budapest.
• Informer les entreprises non retenues pour le projet.
• Superviser les diffrentes entreprises travaillant sur site.

Gestion des Paiements et des Factures:

• Transmettre les factures dacompte et veiller ce quelles soient payes dans les dlais impartis pour viter les s dans les travaux.
• Suivre lavancement des travaux et veiller ce que le second paiement soit effectu dans les dlais impartis.
• Aprs validation assurer le paiement de la facture finale.
• Payer et vrifier diverses factures y compris celles qui ne peuvent tre payes par prlvement automatique.
• Assurer le classement et lorganisation correcte des factures.

Gestion du Courrier :

• Traiter et archiver le courrier.
• Transmettre le courrier important Luxembourg.

Communication avec les Agences Immobilires :

• Coordonner les ventes de proprits transmettre les informations des clients Luxembourg pour autorisation de visite et organiser les visites de vente.
• Commander les pices et ustensiles ncessaires au bon fonctionnement des sites.
• Mettre jour les tableaux des visites effectues par les acheteurs potentiels et suivre les agents immobiliers pour les rapports de visite.
• Rpondre aux diffrentes agences et synchroniser les dates de visties de leurs clients avec notre calendrier.

Gestion des Inventaires et des Equipements :

• mettre des factures et sassurer avec Luxembourg que les factures sont crdites sur le compte.
• Veiller ce que toutes les dates de maintenance des quipements techniques soient respectes.
• Commander divers matriaux et ustensiles ncessaires la ralisation des travaux (bennes goulottes etc.).

Rapport Gnral des Dpenses :

• Prparer le rapport gnral des dpenses pour toutes les proprits chaque mois.
• Grer les appels tlphoniques entrants.

Qualifications :

• Matrise des outils bureautiques notamment Microsoft Office (Word Excel PowerPoint Outlook).
• Capacit utiliser les outils de communication en ligne (Zoom Teams etc.).
• Excellente capacit grer plusieurs tches simultanment et respecter les dlais.
• Attention aux dtails et rigueur dans le suivi des dossiers.
• Excellentes comptences en communication crite et orale en franais.
• Bon niveau danglais (parl et crit) pour communiquer avec les quipes internationales.
• Capacit interagir avec diffrents interlocuteurs (entrepreneurs agences immobilires centres de surveillance etc.) de manire professionnelle et courtoise.
• Comprhension des processus de facturation et de gestion des paiements.
• Comptence en suivi budgtaire et prparation de rapports financiers.
• Disponibilit pour grer des vnements imprvus et des urgences.

Informations supplmentaires :

Docler Holding is an equal employment opportunity employer. We consider individuals for employment based on their skills abilities and experience. We thrive to attract and hire a strong talented and diverse workforce prohibiting discrimination based on race color religious or political beliefs age nationality physical mental or developmental disability gender sexual orientation. 

DISCLAIMER: This job description is a summary of the primary duties and responsibilities of the job and position. It is not intended to be a comprehensive or allinclusive listing of duties and responsibilities. Contents are subject to change at managements discretion. 

NOTE: Docler Holding does not accept unsolicited resumes from agencies. We consider any resume (CV) or biography received from an agency without prior approval from our Legal and Recruiting Department to be unsolicited and such submissions will not be recognized for purposes of ownership of the candidate. 

Remote Work :

No

Employment Type :

Fulltime