Asistente de Proyectos y Adquisiciones

El (la) Asistente de Proyectos y Adquisiciones ser responsable de apoyar procesos y funciones administrativas de diferentes proyectos de WWF Mesoamrica en cumplimiento con las polticas y procedimientos administrativos de WWF y sus donantes. Asistir en la coordinacin de tareas operativas de los proyectos incluyendo: prestar soporte logstico en la organizacin de los talleres y reuniones; apoyar procesos de adquisiciones de bienes y servicios; actualizar y ordenar y archivar documentacin; y apoyar la organizacin y planificacin de actividades de los proyectos en coordinacin con los diferentes Oficiales de Proyectos y la Gerente FinancieraAdministrativa para el control y manejo de gastos.

1. Principales Responsabilidades

• Asegurar que el manejo administrativo de los proyectos cumpla con las polticas y procedimientos de WWF y que los recursos financieros asignados sean utilizados de manera eficiente.
• Elaborar cartas y documentos administrativos incluyendo actas de reuniones de proyectos cuando se requiera.
• Apoyar en el monitoreo del cumplimiento de los aspectos financieros y administrativos de los diferentes proyectos.
• Trabajar en conjunto con la Gerente FinancieraAdministrativa en el control y manejo de los gastos de los proyectos.
• Apoyar en la organizacin y realizacin de actividades (talleres eventos capacitaciones etc.) incluyendo el seguimiento a la obtencin de las listas de participantes de los talleres.
• Elaborar procesos de compras y/o adquisiciones de bienes y servicios incluyendo presupuesto solicitud de cotizaciones cuadros comparativos y anlisis de costos recepcin y verificacin de la adquisicin de bienes y servicios asegurando que todos los procesos cuenten con la debida documentacin de soporte.
• Establecer contacto con los diferentes proveedores de bienes y servicios para las adquisiciones de los proyectos.
• Coordinar comits de seleccin para procesos de compras cuando sea requerido.
• Mantener archivos de los proyectos con la documentacin necesaria de cotizaciones adjudicaciones y compras tanto en formato fsico como electrnico.
• Preparar expedientes de compras que requieran aprobacin de los donantes.
• Administrar y controlar contratos con proveedores de servicios tales como hoteles agencias de viajes aerolneas renta de vehculos entre otros asegurando que se obtengan tarifas corporativas.
• Monitorear que todas las transacciones realizadas por los proyectos tengan los soportes necesarios para justificar los pagos o desembolsos.
• Coordinar la recepcin de facturas y entrega de pagos a proveedores.
• Apoyar los procesos de auditora de los proyectos cuando sea requerido.
• Llevar un manejo ptimo de caja chica.
• Apoyar en los viajes de campo cuando sea requerido.
• Mantener un adecuado control para proveer equipo de campo y materiales en general al personal de los proyectos segn requerimiento.
• Asegurar que el inventario de los proyectos se mantenga actualizado y asegurar que las hojas de responsabilidad de los empleados contengan la informacin requerida sobre los equipos asignados.
• Apoyar con la revisin de reportes de gastos de viaje de los Oficiales de Proyectos asegurando que cada reporte cumpla con las polticas y procedimientos de WWF y sus donantes.
• Apoyar en capacitar al personal de la oficina en temas administrativos.
• Coordinar con las tres oficinas de Mesoamrica en la obtencin y actualizacin constante de una base de proveedores para cada pas.
• Brindar apoyo continuo en la revisin de procesos de adquisiciones y el seguimiento de polticas asegurando el cumplimiento en todas las oficinas.
• Participar en intercambios de experiencias con otras oficinas de WWF.
• Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.

Qualifications :

Ciudadano(a) de Guatemala o de otro pas con permiso de residencia y trabajo en Guatemala.

1. Educacin

• Tres aos de estudio en Administracin de Empresas Finanzas o carreras afines.

1. Experiencia

• Al menos tres aos de experiencia como asistente de proyectos o puestos similares.
• Al menos tres aos de experiencia trabajando en organizaciones internacionales administrando proyectos con fondos provenientes de la cooperacin internacional.
• Deseable conocimiento de las normativas y polticas de adquisiciones de organismos internacionales.
• Experiencia en logstica y organizacin de talleres y eventos pblicos.

1. Habilidades

• Preferible bilinge (Ingls Espaol)
• Excelentes habilidades y experiencia en comunicacin oral y escrita.
• Excelentes habilidades de redaccin.
• Capacidad para trabajar con equipos multiculturales y multidisciplinarios.
• Capacidad de organizacin planificacin y registro documentario.
• Disciplina para implementar los procedimientos y polticas establecidos.
• Disponibilidad para viajar dentro y fuera de Guatemala cuando sea requerido.
• Excelente conocimiento y manejo de paquetes informticos particularmente Excel.
• Excelente capacidad para trabajar en equipo y bajo presin.
• Hbitos de trabajo independiente enfocados a objetivos y/o resultados y gestin del tiempo.
• Discrecin y confidencialidad.
• Honestidad y tica profesional
• Capacidad para aplicar e identificarse con los valores fundamentales de WWF:  Valenta Integridad Respeto y Colaboracin:
  • Demuestra valor al hablar incluso cuando es difcil o impopular.
  • Genera confianza con los colegas actuando con integridad reconociendo los errores y siendo uno mismo responsable.
  • Acepta otros puntos de vista e ideas reconociendo y adoptando perspectivas diferentes y contrarias con amabilidad curiosidad y aliento.
  • Hace esfuerzos conscientes para promover prcticas comportamientos y formas de trabajo cooperativos entre muchos grupos e individuos.

Informacin adicional :

1. Para aplicar

Registre sus datos en nuestra plataforma y adjunte un solo documento PDF que contenga:

En la primera pgina una carta de presentacin que resuma su experiencia laboral; al final de la carta por favor incluya su expectativa salarial.

En la segunda pgina incluya su CV con al menos tres contactos de referencias laborales incluyendo correo electrnico.

Fecha lmite de solicitud: martes 7 de enero de 2025

Debido al alto volumen de solicitudes no podemos responder consultas por telfono.

WWF no discriminar en sus prcticas de empleo debido a la raza color religin sexo origen nacional edad estado civil informacin gentica orientacin sexual identidad y expresin de gnero discapacidad del solicitante.

WWF valora la diversidad y la inclusin y da la bienvenida a candidatos diversos para postularse.

Remote Work :

No

Employment Type :

Fulltime