Assistante administratifve
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Posted on :
25-12-2024
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Job Description
Responsabilits principales
Secrtariat et tches administratives
- Fournir une assistance administrative proactive et opportune organiser des runions filtrer les appels tlphoniques et recevoir les visiteurs rpondre aux demandes de renseignements de nature courante dans les deux langues officielles rdiger et envoyer de la correspondance de sa propre initiative ou sur instruction.
- Fournir des documents dinformation et de rfrence avant les runions.
- Aider la gestion des flux dinformations. Anticiper les besoins signaler les questions prioritaires ncessitant une attention immdiate et prendre linitiative den assurer le suivi.
- Veiller au respect des dlais et recommander des actions de suivi.
- Assurer la liaison interne au sein de la Direction.
- Organiser les missions y compris les logistiques (billets htel) les demandes de visa ; grer lagenda de la mission et linscription aux vnements ; traiter les ordres de mission et les liquidations de mission ; compiler les dossiers dinformation et faire toute action de suivi ncessaire.
- Prparer les contrats de prestation de services et veiller au respect des dlais de paiement.
- Assurer le transfert des lments dinformations vers les systmes de gestion (OECD.Records) et de partage des connaissances et de linformation (O.N.E. Secretariat ONE Drive MS Teams) en accordant une attention particulire au traitement des informations hautement sensibles et confidentielles.
- Veiller la disponibilit de fournitures de bureau.
Organisation de runions et documentation
- Contribuer la prparation et lorganisation des runions (sur site virtuelles hybrides). Grer lensemble des aspects logistiques (rservation de salles restauration listes de participants badges etc.).
- Prparer les documents conformment aux formats normaliss de lOCDE (O.N.E. Author).
- Prparer les dossiers de documentation pour les runions en utilisant les outils dinformation de lOrganisation (O.N.E. M&P Internet site web de lOCDE).
- Contribuer la prparation de prsentations orales et crites en laborant et en rvisant des prsentations PowerPoint et des documents crits.
Autres tches
- Assister les autres membres de lquipe de soutien en cas de besoin et les remplacer en cas dabsence.
- Effectuer dautres tches en fonction des besoins pour les diffrentes quipes de LEG y compris lUnit charge de la coordination du processus dadhsion.
Qualifications :
Profil du/de la candidat(e) idal(e)
Formation
- Bon niveau dtudes secondaires et exprience avre du travail administratif et de secrtariat acquise de prfrence dans un environnement international.
Exprience professionnelle
- Exprience pertinente du secrtariat ou des tches administratives acquise de prfrence dans un cadre international. Une exprience du domaine juridique constituerait un avantage.
- Bonne connaissance ou capacit apprendre rapidement les rgles et procdures administratives de lOrganisation notamment en ce qui concerne les procdures suivre pour lorganisation des runions et des dplacements officiels.
- Capacit rdiger la correspondance courante dans les deux langues officielles.
- Exprience de la gestion de demandes dans des dlais stricts et capacit travailler rapidement et avec prcision sous pression. Capacit travailler de manire indpendante et prendre des initiatives.
Outils
- Excellente connaissance et exprience dans lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint Teams).
- Une connaissance ou capacit se familiariser rapidement avec les logiciels et outils dinformation utiliss au sein de lOCDE (eOSG eCouncil eShare SAP Concur SRM SRP Event Management System (EMS) O.N.E OECD.Records).
- Matrise des solutions de confrence distance et hybrides (Teams Skype Zoom).
Comptences cls
- Les membres du personnel de lOCDE sont censs faire preuve dun comportement conforme aux six comptences cls qui seront values dans le cadre de la procdure de recrutement organise au titre de la prsente offre demploi : Vision et stratgie (niveau 1) ; Renforcement des capacits des personnes (niveau 2) ; thique et intgrit (niveau 1) ; Collaboration et horizontalit (niveau 1) ; Obtention de rsultats (niveau 1) ; Innovation et acceptation du changement (niveau 1).
- Pour en savoir plus sur les dfinitions des niveaux de comptence 1 3 associs chaque comptence veuillez vous rfrer au Cadre de comptences cls de lOCDE.
Langues
- Une excellente matrise crite et orale de lune des deux langues officielles de lOCDE (franais et anglais) et connaissance de lautre langue que le/la candidat(e) retenu(e) sengage porter un niveau oprationnel.
- La connaissance du bulgare du croate du portugais du roumain de lespagnol du tha ou de lindonsien serait un atout.
Additional Information :
Date de clture
- Les fonctions dcrites cidessus seront pourvues ds que possible et les candidatures devront nous parvenir au plus tard le 3 janvier 2025 23h59 (heure de Paris).
Dure du contrat
- Engagement dune dure dtermine de 13 mois avec possibilit de renouvellement.
Ce quoffre lOCDE
- Selon lexprience salaire mensuel de base initial de 3 705 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt sur le revenu en France.
- Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
- Cliquez ici pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.
- Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra tre engag(e) un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle
Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.
LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.
Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
Employment Type
Full-time
Key Skills
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