Coordinateur dvnements et de projets GA4

Principales responsabilits

Gestion des vnements et des runions

• Organiser coordonner et grer la planification la prparation la mise en uvre et le suivi de tous les vnements organiss par la Division au sige de lOCDE Paris et en dehors de lOCDE.
• Fournir toutes les informations et orientations ncessaires pour permettre une gestion efficace des vnements toutes les tapes de lorganisation des vnements.
• Fournir des contributions et des orientations aux vnements de la Division tant pour les parties substantielles quadministratives des runions y compris la rservation de salles la prparation des listes de participants et des documents pertinents et le soutien pendant les runions.
• Mettre en place un systme mthodique de fourniture de statistiques relatives aux vnements pour mesurer la participation la satisfaction le genre etc. et tenir ces statistiques jour rgulirement.
• Se tenir au courant des nouvelles technologies et innovations dans le domaine de lorganisation dvnements et proposer des amliorations aux services et procdures oprationnelles existants.
• Aider la prparation des runions y compris les documents et rapports pertinents dans O.N.E Author les prsentations PowerPoint en veillant ce que la documentation de la salle les publications et autres matriels soient disponibles.
• Fournir une assistance dans la prparation des documents et rapports dans les deux langues officielles conformment au Guide de style de lOCDE. Cela inclut la relecture le formatage et lutilisation des applications de lOCDE le cas chant.
• Grer les salles sur site et virtuelles pendant les runions et vnements.
• Superviser et coordonner les missions pour les collgues et les parties prenantes en veillant au respect des politiques et pratiques de lOCDE et au traitement en temps opportun des demandes de remboursement de frais et autres actions de suivi.

Gestion du web

• Veiller ce que les sections pertinentes du site web de lOCDE relatives aux travaux de la Division soient jour et fournir des contributions pour la visibilit du contenu du site web en collaboration avec le responsable des communications et des publications de la Division.
• Comptence leve dans le maintien de la prsence web y compris le tlchargement et la publication de contenu avec efficacit et prcision.
• Matrise de lutilisation des fonctionnalits avances du CMS telles que la cration de modles personnaliss et la gestion des autorisations des utilisateurs et capacit grer de manire autonome des projets web complexes en fournissant des conseils et un soutien aux collgues sur les tches ddition web.
• tablir et maintenir une gestion efficace des dossiers des systmes de rcupration de documents structurs et de gestion des flux de travail.
• Rdiger de courtes correspondances ou notes dans les deux langues officielles.

Gestion de projets

• Travailler en troite collaboration avec le gestionnaire de programme et lunit de gestion centrale pour aider prparer les propositions de financement suivre les dlais et surveiller ltat du financement.
• Entreprendre le contrle de qualit de premire ligne des transactions pour tous les types de dpenses en veillant la validit des documents justificatifs et au respect des politiques et pratiques financires de lOCDE.
• Se tenir inform des engagements de travail de la Direction des jalons et des principales sources de financement et soutenir le personnel politique dans la mise en uvre du Programme de travail et du budget.
• Superviser lengagement des fonds la prparation et le suivi des contrats de consultants.
• Superviser la gestion des flux de travail administratifs surveiller les dlais et les jalons et coordonner avec les acteurs concerns pour assurer lefficacit des flux de travail de la Division lachvement en temps opportun des tches et le respect des procdures de lOrganisation.

Assistance administrative

• Fournir une assistance excutive en coordonnant et en grant les lments oprationnels/logistiques du travail de la Division. Grer la planification de lagenda et tablir les besoins prioritaires pour le soutien dans la planification des engagements du programme de travail.
• Grer le flux dinformations avec la Division les autres parties de la Direction et avec dautres Directions de lOCDE. tablir et entretenir dexcellentes relations avec les clients tous les niveaux lintrieur et lextrieur de lOrganisation y compris les dlgus bass Paris les fonctionnaires dans les capitales les experts invits et les prestataires de services. Rpondre aux demandes de renseignements en temps opportun et rdiger des correspondances claires et concises.
• Cultiver un esprit de cohsion dquipe au sein de la Division favoriser la collaboration horizontale travers la Direction et proposer et contribuer la mise en uvre dinitiatives connexes.
• Agir en tant que remplaant pour soutenir le personnel de la Direction si ncessaire.

Qualifications :

Profil du candidat idal

Formation acadmique

• Niveau postsecondaire avec une exprience professionnelle pertinente ultrieure.
• Des tudes en gestion de bureau secrtariat et langues seraient un avantage.

Exprience professionnelle

• Au moins trois ans dexprience pertinente dans des rles similaires de prfrence dans un environnement international.
• Exprience en coordination de projets.
• Exprience dans lorganisation de runions et dvnements grande chelle et de voyages daffaires sur site et ltranger.
• Excellente connaissance des protocoles et procdures administratives et de runion de lOrganisation ou exprience pertinente acquise dans dautres organisations internationales.
• Connaissance approfondie des technologies et outils actuels et mergents et capacit dmontre prosprer et innover dans un environnement ax sur la technologie.
• Capacit dmontre concevoir et introduire de nouveaux flux de travail pour lefficacit de la Division.
• Exprience dans la prparation (mise en forme dition et relecture) de documents/publications.

Outils

• Excellente connaissance et exprience de lutilisation de la suite Microsoft Office (Word Excel Outlook PowerPoint) ou la capacit dapprendre rapidement la gamme standard de logiciels utiliss dans lOrganisation et doptimiser lutilisation de ces outils et de toute nouvelle technologie : SRM (Supplier Request Management) eShare O.N.E. Author Concur pour les voyages officiels SAP HCM Event Management System (EMS) Conference Reservation Management System (CRMS).
• Matrise des outils de visioconfrence distance par exemple Zoom MS Teams et autres outils de runion virtuelle/web confrence.
• Exprience de la mise jour de contenu sur les sites web en particulier avec Adobe Experience Manager.

Comptences cls

• Les membres du personnel de lOCDE doivent dmontrer des comportements aligns sur six comptences de base qui seront values dans le cadre de ce processus de recrutement : Vision et stratgie (Niveau 1) ; Permettre aux gens (Niveau 1) ; thique et intgrit (Niveau 1) ; Collaboration et horizontalit (Niveau 2) ; Atteindre des rsultats (Niveau 1) ; Innover et embrasser le changement (Niveau 2).
• Il existe trois niveaux possibles pour chaque comptence. Le niveau de chaque comptence est dtermin en fonction des besoins spcifiques de chaque rle et de son grade associ.
• Pour en savoir plus sur les dfinitions de chaque comptence pour les niveaux 13 Veuillezvous rfrer au niveau 3 des indicateurs cls du Cadre de Comptences de lOCDE.

Langues

• Matrise de lune des deux langues officielles de lOCDE (anglais et franais) et excellentes comptences rdactionnelles dans cette langue.
• La connaissance dune autre langue de lOCDE serait galement un avantage.

• Selon lexprience salaire mensuel de base initial de 4 302 EUR plus allocations/indemnits en fonction de la situation personnelle la rmunration globale tant exonre dimpt sur le revenu en France.
• Cliquez ici pour en savoir plus sur ce que propose lOCDE et sur son environnement de travail exceptionnel.
• Cliquez ici  pour feuilleter en ligne notre Guide de gestion du personnel afin den savoir plus sur tous les aspects touchant aux ressources humaines de lOrganisation notre environnement de travail et aux nombreuses autres mesures destines faciliter le quotidien des agents.

Rmunration

• Veuillez noter que le/la candidat(e) retenu(e) pourra tre engag(e) un grade infrieur en fonction de ses qualifications et de son exprience professionnelle
• Veuillez noter que nos rgles et rglements stipulent que lge de la retraite obligatoire est de 67 ans.

Processus de slection

Pour les candidats retenus des tests crits et des entretiens vido enregistrs sont prvus en janvier 2025 et des entretiens en comit sont programms pour fvrier 2025.

Dans le cadre de sa politique dgalit des chances lOCDE encourage la candidature de toutes les personnes qualifies ressortissantes dun de ses pays Membres indpendamment de leur origine ethnique ou raciale de leurs opinions ou croyances de leur genre de leur orientation sexuelle de leur tat de sant ou de leur handicap ventuel.

LOCDE promeut en son sein une utilisation optimale de ses ressources dans le but damliorer son efficience et son efficacit et les membres de son personnel sont encourags contribuer activement la ralisation de cet objectif.