Gerente Asociadoa de Finanzas y Administracin IPA

Proceso de seleccin desarrollado por matteria

Ubicacin y Modalidad de Trabajo

Trabajo hbrido en la ciudad de Bogot Colombia

Quines somos

Existe evidencia limitada sobre lo que funciona para ayudar a las personas que viven en situacin de pobreza y la evidencia que existe a menudo no se utiliza. Esto conduce a programas que son ineficaces o no tan eficaces como podran serlo y a menudo a prdida de dinero y pobreza duradera.

IPA existe para resolver estos problemas. Evaluamos ideas prometedoras en todos los contextos y en todas las latitudes involucramos de manera pro activa a las personas responsables de la tomas de decisiones clave a lo largo del proceso de investigacin compartimos los hallazgos con las personas adecuadas en el momento oportuno dotamos a nuestros socios con las habilidades y herramientas necesarias para usar datos. Nuestra visin Un mundo con ms evidencia y menos pobreza.

Nuestro impacto

Trabajamos en estrecha colaboracin con las personas responsables de la tomas de decisiones locales para identificar necesidades crear estrategias y ponerlas en accin. Estamos construyendo una cultura de aprendizaje y mejora continua para el combate contra la pobreza.

Propsito del cargo

El/La Gerente/a Asociado/ade Finanzas y Administracin forma parte del equipo de administracin de IPA Colombia y es responsable de la gestin financiera y administrativa de la organizacin.
Su principal objetivo es asegurar el cumplimiento de las polticas y procedimientos internos de IPA as como de las regulaciones tributarias y contables vigentes en el pas.
Trabaja bajo la direccin tcnica de la oficina central de IPA (EE. UU.) y es responsable de los Procesos de Contabilidad Local Global Tesorera Finanzas Recursos Humanos Compras Operaciones y Gestin de Activos de la Oficina de Colombia
Este rol reporta directamente al Director Pas de IPA Colombia y ofrece reportes funcionales al mismo o a su delegado.

Principales Responsabilidades

Gestin del equipo

• Crear un entorno de trabajo sostenible de respeto mutuo que atraiga a miembros del equipo motivados capacitados y eficaces y les permita individual y colectivamente esforzarse por alcanzar la excelencia.
• Supervisar y liderar un grupo diverso de informes directos e indirectos y realizar revisiones de desempeo oportunas y establecer planes de desarrollo.
• Contribuir a los esfuerzos de formacin de equipos de la oficina de Colombia; construir relaciones internas constructivas; ayudar a los miembros del equipo a identificar las opciones de solucin de problemas y garantizar la integracin y comprensin de todos los miembros del equipo en los procesos de toma de decisiones relevantes bajo su liderazgo.
• Apoyar al equipo de finanzas y al resto del personal administrativo para desarrollar sus habilidades tcnicas a travs del entrenamiento y la orientacin de rutina.

Contabilidad Local

• Velar por el cumplimiento de la normativa tributaria y contable nacional por parte de la oficina del pas.
  Implementar y mantener controles internos sobre los procedimientos contables para garantizar la integridad de la informacin financiera de la empresa.
• Supervisar que los registros contables sean precisos y cumplan la normatividad contable y los requisitos reglamentarios pertinentes de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPTESDOCPRO001 Documentos Contables Para Pagode acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Supervisar la conciliacin mensual de todas las cuentas de balance local.
• Supervisar la presentacin oportuna de los impuestos Nacionales y Locales.
• Establecer y hacer seguimiento a los cronogramas y actividades de cierre mensual y anual.
• Supervisar el cierre anual de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPCONCIEPRO001 Cierre Contable Localde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Articular y supervisar los cierres contables mensuales y anuales con la firma de Contadores Externos y los Revisores Fiscales.
• Asegurarse que los estados financieros anuales se elaboren y presenten de manera oportuna.
• Gestionar el relacionamiento con los Revisores Fiscales y los Contadores Externos.
• Atender las auditoras internas y externas y dar respuesta a los hallazgos.
• Supervisar la presentacin oportuna de los informes a las entidades de control de acuerdo con el cronograma establecido y el procedimiento Reporte a Entidades de Control IPACOLSOPREPde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Supervisar el envo oportuno de la informacin necesaria para que la organizacin mantenga su estatus en el Rgimen Tributario Especial de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPCONENTPRO006 Permanencia en el rgimen especialde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Supervisar que se estn cumpliendo los procedimientos contables definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Contable.

Contabilidad Global

• Revisar que la informacin contable que se enva a la Empresa de Servicios. Compartidos CW en lo que corresponde a Cdigos de proyecto: Grant Allocation y PA Code y cuenta contable est de acuerdo con lo indicado por el Budget Holder de acuerdo a los procesos de la organizacin.
• Supervisar que se enve oportunamente la informacin para el registro contable en NetSuite a la empresa de servicios compartidos CW.
• Aprobar en NetSuite los registros contables verificando la informacin contable y los soportes correspondientes.
• Revisar la contabilizacin de la Tarjeta de Crdito y sus respectivos soportes.
• Realizar la conciliacin bancaria en NetSuite.
• Realizar las actividades de cierre de la Contabilidad Global de acuerdo con el Procedimiento IPACOLSOPCONCIEPRO002 Cierre Contable Globalde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Supervisar que se estn cumpliendo los procedimientos contables definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Contable
  Tesorera.
• Garantizar un uso eficaz y transparente de los recursos financieros de conformidad con las polticas y procedimientos de IPA y sus donantes teniendo en cuenta el Anexo 1. Seccin 4: OPERACIONES BANCARIAS Y PAGOS incluido en el procedimiento IPACOLSOPTESPAGPRO001 Procedimientos de Pagode acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Revisar los documentos contables para pago siguiendo el procedimiento IPACOLSOPTESDOCPRO001 Documentos Contables Para Pagode acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Revisar el procesamiento de todos los desembolsos de efectivo incluidos los reembolsos de caja menor y las solicitudes de anticipos para asegurarse de que estn completos y sean precisos con la documentacin de respaldo adecuada y que cumplan con las polticas los procedimientos y las aprobaciones de IPA y sus donantes de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPTESPAGPRO001 Procedimientos de Pagode acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Supervisar que mensualmente se realicen los arqueos de caja menor.
• Revisar las conciliaciones mensuales de las tarjetas visas prepago.
• Mantener las relaciones con las entidades bancarias donde la oficina del pas tiene cuentas.
• Solicitar las aprobaciones correspondientes en caso de requerirse la apertura o cierre de una cuenta bancaria.
• Supervisar que se estn cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Tesorera
  Finanzas.
• Elaborar mensualmente el Cash Request para la presentacin de solicitudes de financiamiento a IPA Global para cubrir los gastos de proyectos y administracin de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPFINCASPRO001 Cash Requestde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Elaborar trimestralmente el informe de ejecucin presupuestal de los gastos administrativos de la Oficina Pas de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPFINEJEPRO001 Informe de Ejecucin Presupuestalde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Elaborar trimestralmente el informe de ejecucin presupuestal de Desarrollo de Proyectos PRJDEV deacuerdo con el procedimiento IPACOLSOPFINEJEPRO002 Informe de Ejecucin PRJDEVde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Respaldar la auditora global de IPA y gestionar las auditoras legales locales y las auditoras de proyectos segn sea necesario yde acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
  
• Asistir en la preparacin mantenimiento y consolidacin de presupuestos operativos de oficina.
• Asistir al Director de Pas y al equipo de Colombia en la preparacin del presupuesto y las actualizaciones trimestrales segn sea necesario.
• Hacer recomendaciones al Director Financiero de IPA y / o al equipo financiero de IPA EEUU sobre cualquier modificacin que se realice a los procedimientos financieros para garantizar el cumplimiento en Colombia o cualquier requisito legal local colombiano.
• Supervisar que se estn cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso de Finanzas
  Recursos Humanos.
• Asegurarse de que se gestione el Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo de acuerdo con la normatividad correspondiente.
• Supervisar que los procedimientos del Proceso de Recursos Humanos se realicen de acuerdo con la normativa laboral vigente.
• Hacer la revisin final de la nmina y aprobarla para el pago de acuerdo con el Procedimiento IPACOLSOPRHNOMS PRO001de acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Revisar el archivo de tiempos de trabajo de acuerdo con el Procedimiento IPACOLSOPRHNOMS PRO001de acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Aprobar en Replicn las hojas de trabajo del equipo Administrativo y Financiero.
• Supervisar que trimestralmente se realice el clculo del pasivo laboral consolidado y dar instrucciones para que se hagan los ajustes correspondientes.
• Supervisar que la base de datos del personal y los registros contables estn actualizados.
• Verificar que se d respuesta los requerimientos del rea de Recursos de Humanos de IPA Global.
• Supervisar que se estn cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Recursos Humanos.
  

Compras Operaciones y Gestin de Activos

• Realizar la revisin financiera de las solicitudes que se hacen a travs del Sistema de Compras verificando que se cumpla con el Manual de Adquisiciones de Global para garantizar el cumplimiento de las polticas y los requisitos de contratos y subvenciones de los donantes.
• Verificar que se cumpla lo establecido en los Procedimientos de Compras y se hagan las revisiones de acuerdo con el procedimiento IPACOLSOPTESDOCPRO001 Documentos Contables Para Pagode acuerdo con los procedimientos de la organizacin.
• Aprobar las facturas para que se proceda con el pago en NetSuite.
• Apoyar el Proceso de Compras en la revisin de los estados financieros de los proveedores conforme a su solicitud con el fin de emitir un concepto sobre su situacin financiera.
• Verificar que los activos que se compren en la Oficina Pas estn numerados e ingresados al Sistema Contable SIIGO y al archivo de Excel que maneja el Proceso de Compras.
• Supervisar que se realicen inventarios peridicos de activos fijos. Verificar que se hagan los mantenimientos correctivos y preventivos correspondientes tanto a los activos fijos como a la Oficina Local.
• Revisar y aprobar las actas de bajas de activos.
• Aprobar en NetSuite la creacin de Vendors.
• Supervisar que se estn cumpliendo los procedimientos definidos en el Sistema de Calidad.
• Trabajar en la mejora continua de los Procedimientos del Proceso Compras Operaciones y Gestin de Activos.

Requisitos y competencias para trabajar con nosotros

Educacin

Buscamos una persona profundamente formada en contabilidad administracin y finanzas con slido conocimiento en normas fiscales y contables en Colombia y Estados Unidos. Debe ser bilinge nivel C1 y poder trabajar en el idioma.

Experiencia

• Al menos 10 aos de experiencia general de los cuales como mnimo debe tener3 aos de experiencia en liderando reas Administrativas Contables y Financieras de alta complejidad.
• Es indispensable experiencia contable y tributaria en Entidades Sin nimo de lucro ESAL.
• Experiencia en empresas operan bajo un modelo de direccin Corporativa que implica conocimientos en la implementacin de polticas corporativas optimizacin de procesos y desarrollo de estrategias que responden a las necesidades tanto del corporativo como de las oficinas locales.

Conocimientos y habilidades

• Normatividad tributaria y contable local en entidades sin nimo de Lucro ESAL
  Informes contables tributarios y legales a las entidades de control de orden nacional y local tales como DIAN Secretaras de Hacienda Alcaldas Cmara y Comercio.
• Normatividad Laboral.
• Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Conocimientos en Nomina prestaciones y seguridad social.
• Conocimientos en impuestos: Renta Impuesto al Valor Agregado IVA retencin en la fuente e Industria y Comercio.
  
  

Competencias especificas

• Conocimientos informticos avanzados en programas de MS Office especialmente Excel.
• Conocimientos en el Software SIIGO.
• Conocimientos en el Software NetSuite.
• Se prefiere la experiencia con las reglas y regulaciones de los principales donantes internacionales (es decir DFID EEUU USAID).
• Conocimientos en Power Bi.

Perfil de nuestro equipo de trabajo

• Orientacin al resultado: Capacidad para trabajar centrndose en los resultados y la mejora continua. Esto incluye el aprovechamiento de los conocimientos tcnicos las tcnicas de gestin de proyectos un enfoque estructurado hacia la resolucin de problemas y la capacidad de innovar e implementar el cambio.
• Trabajo en equipo y colaboracin: La capacidad de trabajar juntos para alcanzar objetivos comunes.
• Gestin y comunicacin con las partes interesadas: Capacidad para identificar y priorizar a las partes interesadas y para relacionarse con ellas mediante una comunicacin verbal y escrita eficaz.
• Autogestin: La capacidad de asumir la responsabilidad de las tareas comportamiento y desarrollo propios.
• Pensamiento estratgico: La capacidad de pensar y tomar decisiones o influir en ellas a largo plazo y de forma razonada centrndose en los factores crticos que ayudarn a IPA a lograr su ambicin estratgica.
• Gestin de equipos y talentos: La capacidad de atraer identificar vincular desarrollar comprometer y retener a personas cuyas habilidades sean valiosas para IPA junto con la capacidad de gestionar guiar e inspirar a personas departamentos y equipos para realizar proyectos y alcanzar objetivos operativos.

ADN especfico al cargo

• Adaptabilidad al Cambio: Habilidad para adaptarse rpidamente y funcionar con eficacia en cualquier contexto.
• Orientacin Al Cliente: Implica el deseo de ayudar o servir a los clientes internos y externos de comprender y satisfacer sus necesidades. Implica esforzarse por conocer y resolver los problemas del cliente.
• Atencin al detalle: Es la habilidad de procesar informacin detallada con efectividad y consistencia.

Intereses claves para trabajar con nosotros

• Lucha contra la pobreza y la desigualdad.
• Desarrollo Social.
• Sostenibilidad.

Razones para sumarte a nuestro equipo

Ofrecemos un ambiente de trabajo retador innovador con profundo sentido social desarrollo basado en evidencias.

Detalles relevantes antes de postular a esta vacante

Trabajo hbrido en la ciudad de Bogot Colombia para personas residentes o con permiso de trabajo permanente en Colombia y slida experiencia administrativa y contable en Colombia.