General Admin Entity Support function CATEGORIE PROTETTE L6899
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Job Description
CATEGORIE PROTETTE L.68/99
Assicurare lefficienza dei servizi agli interlocutori interni di tutti i reparti gestire le attivit di amministrazione generale collaborare con i consulenti aziendali; interfacciarsi con la casa madre per le reportistica richiesta fornire supporto amministrativo e di segreteria al management aziendale e di utilizzare giudizio e iniziativa indipendenti per pianificare organizzare e coordinare i programmi e le attivit dellufficio e dei vari reparti.
Compiti:
- Sviluppare coordinare e mantenere procedure generali dufficio per i registri e i documenti relativi alle operazioni dipartimentali/divisionali.
- Stabilisce e mantiene file materiali e informazioni riservati.
- Pianifica e coordina appuntamenti conferenze riunioni e mantiene il calendario degli appuntamenti per il capo dipartimento e/o il dirigente.
- Pianifica e organizza viaggi e prenotazioni nazionali e internazionali e prepara rendiconti delle spese di viaggio.
- Riceve esamina e risponde a richieste domande e reclami ricevuti per telefono posta email o di persona da visitatori altri dipartimenti o clienti.
- Esamina e distribuisce la corrispondenza in arrivo al capo dipartimento al dirigente e/o ai membri dello staff.
- Svolge mansioni amministrative di routine ma specializzate relative alle operazioni dipartimentali tra cui ricerca dati stesura di relazioni coordinamento di eventi speciali e sviluppo e manutenzione di sistemi di tracciamento per le spese di bilancio.
- Ricerca e completa una variet di documenti riguardanti questioni relative al personale e operazioni dipartimentali coordinando le attivit con altri dipartimenti se del caso e assicurando linvio tempestivo al dipartimento appropriato per lelaborazione.
- In modo indipendente scrive lettere promemoria e altre comunicazioni scritte su questioni di routine.
- Modifica e corregge i materiali scritti per garantire il formato lortografia la punteggiatura la sintassi e la grammatica corretti.
- Prepara la corrispondenza come lettere promemoria relazioni e altri materiali su una variet di argomenti generali e tecnici da bozze e altre fonti.
- Come assegnato acquista e gestisce linventario delle forniture per ufficio; riceve le ricevute di cassa e amministra il budget e le relazioni correlate.
- Altri compiti assegnati.
- Redige il programma di informazione e formazione dei lavoratori e si incarica della sua attuazione ( in particolare per 81/08 e ISO )
- Gestisce il calendario di scadenza dei permessi e ne redige le richieste per emissione exnovo e rinnovi permessi porti e aeroporti
- Gestisce lacquisto dei DPI e ne mantiene le liste aggiornate con indicazione delle quantit consegnate per ogni singolo dipendente gestisce ed archivia le dichiarazioni di consegna.
- Ordini di acquisto in SAP beni e servizi (amministrazione generale)
- Gestisce i consulenti per H&S
- Assiste lattivit HR per gestione nuovi inserimenti ed uscite di dipendenti
- Gestisce i contratti di leasing affitto e di gestione del facility per le varie sedi inclusi contratti di pulizia e fornitura di acqua caffe e distributori automatici.
- Ricevere le chiamate in entrata le richieste ed i reclami
- Produzione offerte e quotazioni tecnico commerciali per larea service
- Gestione Polizze Assicurative e rapporti con Brokers assicurativi aziendali
- Gestione parco auto e rapporti con societ di Leasing
- Gestione rapporti con consulenti e partner ed elaborazione dati che li riguardano
- Organizzazione viaggi meeting aziendali prenotazione voli alberghi e auto
- Attivit di segreteria per il General Manager
- Acquisti materiale di cancelleria
- Gestione piccola cassa
- Provvede alla qualifica e valutazione dei fornitori unitamente a GQ
- Fornisce assistenza telefonica ai clienti ed analizza i reclami
- Copre i tasks del communication Champion per il gruppo e si occupa dellorganizzazione degli eventi aziendali incluse team meeting global meeting fiere ed eventi in
Generale
Svolge inoltre:
- Attivit di gestione delle verifiche del Collegio Sindacale e delle verifiche dellorganismo di vigilanza ai sensi della 231
- Supporto e gestione di eventuali visite ispettive
Responsabilit:
- Amministrativa interna
Technical Knowledge and Skills:
- Diploma di scuola superiore o laurea in istruzione generale
- Conoscenza base sulla contrattualistica
- Buon uso del pc and windows XP e NT
- Flessibilit sullorario di lavoro
- SAP & Salesforce
- Competenze avanzate nellutilizzo della suite MS Office preferibile buone skills MS XCL
- Possibili competenze in utilizzo di PowerBi
- Principi e metodi avanzati di corrispondenza aziendale e preparazione di report.
- Metodi avanzati di tenuta dei registri.
- Capacit di lavorare in modo indipendente esercitare un buon giudizio nel prendere decisioni e nello svolgere i compiti assegnati.
- Capacit di eseguire pi attivit dettagliate e simultanee spesso in tempi ristretti e/o in un ambiente di frequenti interruzioni.
- Capacit di interpretare e spiegare le politiche e le procedure aziendali.
- Capacit e conoscenza per stabilire e mantenere registri file e documenti complessi e riservati.
- Capacit di comunicare in modo chiaro e conciso sia oralmente che per iscritto.
- Conoscenza e capacit di raccogliere interpretare ed esercitare giudizio nellorganizzazione dei dati e nella compilazione di report.
- Eseguire pi attivit dettagliate e simultanee in un ambiente di tempi ristretti e frequenti interruzioni.
- Imparare e utilizzare nuove competenze e informazioni per migliorare le prestazioni e lefficienza del lavoro.
Qualifications :
Recruiter to populate
Informazioni aggiuntive :
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Remote Work :
No
Employment Type :
Fulltime
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Full-time
