Protocol Officers Agent de Protocole - Canada Pavilion

About the Expo

Expo 2025 Osaka will continue Canadas proud tradition of engaging in Japanhosted Expos by presenting an exceptional pavilion and program that embodies Canadas unique identity. Through welcoming spaces captivating public presentation vibrant cultural activities dynamic partner collaborations and approachable staff Canadas participation will showcase our creativity openness and dedication to shaping a better future for all.

About the role

The Protocol Officers are responsible for organising events and providing exemplary services tailored to visitors dignitaries and guests at the Canada Pavilion. They will demonstrate professionalism cultural awareness and attention to detail in order to contribute to the success of business diplomatic cultural official and VIP interactions and the efficient operations of the activities specific to Canada Pavilion guests.

We are looking for a diverse and inclusive team who will act as ambassadors for Canada and represent its warmth openness and optimism. The Protocol Officers will be based in Osaka. The assignment is expected to commence April 1st 2025 and run until October 15th 2025.

Responsibilities:

• Welcoming visitors/dignitaries/business delegations and other VIP guests to the Canada Pavilion with warmth and courtesy;
• Delivering presentations and answering questions about Canada the contents of the Pavilion Canadas programming at Expo and special events;
• Organizing events and special activities including planning logistics overseeing guest lists and managing events;
• Verifying that audiovisual systems are operational (ensuring readiness should be coordinated with IT or A/V staff);
• Preparing visits for Canadian VIPs to other participants pavilions;
• Facilitating VIP easy access of Canadian guests to other pavilions on the site and to foreign VIPs at the Canada Pavilion;
• Escorting VIP visitors and guests on tours of the Canada Pavilion and other pavilions; responding to their requests for information;
• Tracking and relaying any visitor or guest comments questions and participating in daily debrief sessions to provide feedback and recommendations to ensure continually positive experience;
• Tracking of event bookings for Canadian businesses and partner organizations at the Canada Pavilion VIP and Business Areas and other venues on the Expo site;
• Ensure that VIP visitors are aware and make use of the range of services available in the various meeting and conferencing facilities such as communications equipment hospitality (food and beverage services);
• Liaising with the Executive Chef and kitchen team to ensure a well planned/timed and executed catering experience for guests;
• Contributing to the maintenance of a database on all VIP visitors and guests as well as hospitality activities and special events.

Requirements:

• Completion of three years postsecondary education or an equivalent combination of education and experience in areas such as communications public relations tourism and hotel management;
• Must be a Canadian citizen with a valid Canadian passport;
• Good Knowledge of Canadas history geography culture and political environment;
• Good knowledge of CanadaJapan relations;
• Good knowledge of etiquette and protocol;
• VIP protocol officers must be fluent in English French and Japanese N1/N2;
• Knowledge of additional languages like Mandarin and Korean is an asset.

Experience:

• Extensive experience in working in a field similar to expositions such as events hospitality or visitor attractions.
• Extensive experience in dealing with the public;
• Experience in office management and procedures and working with computers and various software;
• Experience in event planning and management;
• Experience in dealing with senior officials or corporate personnel.
• Previous experience in liaising with international officials is an asset.

Skills:

• Ability to interpret (Pavilion content information) and transmit information to Canada Pavilion visitors;
• Friendly approachable and serviceoriented attitude;
• Professional and courteous at all times;
• Ability to work in a fastpaced multitasking environment;
• The ability to administer First Aid is an asset.

Conditions Of Work:

• Fixed term contract;

• Accommodation will be provided in apartments shared with other team members;
• Must be available to work from April 1st 2025 to October 15th 2025;
• There will be no vacation leave granted during this period;
• Must wear a uniform when on duty;
• Working hours: 8 hours/day between 9am to 9pm based on a 7 day a week operation on a rotational shift pattern. (Personnel must be on duty thirty minutes before and thirty minutes after opening hours.);
• Overtime: Will be paid for work beyond 40 hours per week.
• There will be a certain amount of interchangeability between Hosting Protocol and Receptionist personnel duties.

Agent(e)s de protocole OsakaJapon

propos de lExpo

LExpo 2025 Osaka poursuit la fire tradition de participation du Canada aux expositions organises par le Japon en prsentant un pavillon et un programme exceptionnels qui incarnent lidentit unique du Canada. Grce des espaces accueillants une prsentation publique captivante des activits culturelles dynamiques des collaborations avec des partenaires dynamiques et un personnel accessible la participation du Canada mettra en vidence notre crativit notre ouverture desprit et notre engagement faonner un avenir meilleur pour tous.

propos du poste

LAgent(e)s de protocole est charg dorganiser des vnements et de fournir des services exemplaires adapts aux visiteurs aux dignitaires et aux invits du Pavillon du Canada. Ils feront preuve de professionnalisme de sensibilit culturelle et dattention aux dtails afin de contribuer au succs des interactions commerciales diplomatiques culturelles officielles et VIP ainsi qu lefficacit des activits destines aux invits du Pavillon du Canada.

Nous recherchons une quipe diversifie et inclusive qui agira en tant quambassadeur du Canada et reprsentera sa chaleur son ouverture et son optimisme. Les charg(e)s du protocole seront bass Osaka. Laffectation devrait dbuter le 1er avril 2025 et se terminer le 15 octobre 2025.

Responsibilities:

• Accueillir les visiteurs les dignitaires les dlgations daffaires et les autres invits de marque au Pavillon du Canada avec chaleur et courtoisie;
• Faire des prsentations et rpondre aux questions sur le Canada le contenu du Pavillon la programmation du Canada lExpo et les vnements spciaux;
• Organiser des vnements et des activits spciales y compris planifier la logistique superviser les listes dinvits et grer les vnements;
• Vrifier que les systmes audiovisuels sont oprationnels (ltat de prparation doit tre coordonn avec le personnel informatique ou audiovisuel);
• Prparer les visites des VIP canadiens dans les pavillons des autres participants;
• Faciliter laccs des VIP canadiens aux autres pavillons du site et des VIP trangers au Pavillon du Canada;
• Accompagner les visiteurs et les invits VIP lors des visites du Pavillon du Canada et des autres pavillons; rpondre leurs demandes dinformation;
• Suivre et transmettre les commentaires et les questions des visiteurs ou des invits et participer aux sances quotidiennes de dbriefing pour fournir un retour dinformation et des recommandations afin dassurer une exprience toujours positive;
• Suivre les rservations dvnements pour les entreprises canadiennes et les organisations partenaires dans les zones VIP et daffaires du Pavillon du Canada et dans dautres lieux sur le site de lExpo;
• Veiller ce que les visiteurs VIP connaissent et utilisent la gamme de services disponibles dans les diverses installations de runion et de confrence telles que lquipement de communication lhospitalit (services de restauration et de boissons);
• Assurer la liaison avec le chef excutif et lquipe de cuisine afin de garantir une exprience de restauration bien planifie chronomtre et excute pour les clients;
• Contribuer la mise jour dune base de donnes sur tous les visiteurs et invits VIP ainsi que sur les activits daccueil et les vnements spciaux.

Exigences:

• Diplme de trois ans dtudes suprieures ou combinaison quivalente dtudes et dexprience dans des domaines tels que la communication les relations publiques le tourisme et la gestion htelire;
• Les charg(e)s du protocole VIP doivent parler couramment langlais le franais et le japonais N1/N2;
• tre citoyen(ne) canadien(ne) et possder un passeport canadien valide;
• Bonne connaissance de lhistoire de la gographie de la culture et de lenvironnement politique du Canada;
• Bonne connaissance des relations entre le Canada et le Japon;
• Bonne connaissance de ltiquette et du protocole;
• La connaissance dautres langues comme le mandarin et le coren est un atout.

Exprience:

• Vaste exprience dans un domaine similaire celui des expositions tel que lvnementiel lhtellerie ou les attractions pour les visiteurs;
• Exprience approfondie des relations avec le public;
• Exprience dans la gestion et les procdures bureautiques et dans lutilisation dordinateurs et de divers logiciels;
• Exprience dans la planification et la gestion dvnements;

• Exprience des relations avec des hauts fonctionnaires ou du personnel dentreprise. Une exprience pralable de la liaison avec des fonctionnaires internationaux est un atout.

Capacits:

• Capacit interprter (informations sur le contenu du Pavillon) et transmettre des informations aux visiteurs du Pavillon du Canada;
• Attitude amicale accessible et axe sur le service;
• Professionnalisme et courtoisie en tout temps;
• Capacit travailler dans un environnement o les tches se succdent un rythme rapide;
• La capacit administrer les premiers soins est un atout.