ZZP Strategisch cordinator griffie

De opdrachtomschrijving

freelance

De organisatie
De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. We werken op basis van onze kernwaarden vertrouwen kracht en nabijheid. De werksfeer is open en prettig en onze cultuur is informeel. Met zon 400 collegas werken we voor en met ongeveer 67.000 inwoners. Daardoor is het niet te massaal zijn de lijnen kort en de mogelijkheden groot. Als organisatie willen we op de hoogte zijn van wat er in de samenleving speelt en daar flexibel op inspelen. We juichen het toe als je daaraan je eigen perspectief en waarde toevoegt en verwelkomen dus iedereen met de juiste ervaring en eigenschappen voor de functie. Waar je wieg ook heeft gestaan wat ook je achtergrond levensstijl of geloof is of je nou topsporter bent of een beperking hebt of allebei als je je herkent in het profiel solliciteer!

In Zeist werk je vanuit je eigen verantwoordelijkheid en word je ondersteund door de organisatie zodat je als mens en als professional blijft groeien. We zijn niet op zoek naar een perfecte medewerker maar iemand die zijn kwaliteiten rafelrandjes n zelfkennis wil inzetten om met humor en lef uitdagingen te lijf te gaan.

Team
De griffie bestaat uit een klein team (8 personen) dat werkt in een hectische en dynamische omgeving. Achter de schermen regelen we alles wat de raad nodig heeft om zijn werk goed te kunnen doen. Dat is heel breed en loopt van facilitaire ondersteuning tot (politieke) advisering en coaching. Daarnaast zijn we ook ambitieus om het functioneren van de lokale democratie te versterken en verder te ontwikkelen. Bijvoorbeeld door het ondersteunen van inwoners die een burgeramendement in willen dienen (een experiment van de gemeenteraad). En ook door het ontvangen van schoolklassen die meer willen weten over de werking van de lokale democratie.

Door recente uitbreidingen en pensionering zijn veel medewerkers nog nieuw bij de griffie. De griffie is daarmee een team in ontwikkeling. Dat zorgt voor uitdagingen en biedt tegelijkertijd kansen om te bouwen aan een nieuw bevlogen griffieteam dat werkt aan verdere professionalisering van de raad en de raadsondersteuning.

Verantwoordelijk voor de transitie naar een strategische griffie:

• Uitwerking en verder invulling visie strategische griffie Zeist;
• Vertaalslag van visie naar het opstellen van een roadmap voor de weg van nu naar die visie;.
• Actief betrekken medewerkers griffie bij de transitie en mee laten werken aan de uitvoering;.
• Samen met P&Oadviseur of andere deskundige plan maken en uitvoeren voor teamvorming en structurele teambuilding borgen.

Aanjager en rechterhand van de griffier voor inrichting dagelijkse werkprocessen:

• Omslag bewerkstelligen van ad hocwerken naar een balans met ook langetermijndoelen;.
• Werkplan opstellen hoe te komen tot een gevuld handboek griffie waarin de werkprocessen en taken beschreven staan;.
• Cordineren van intern werkoverleg;.
• Cordineren van de verdeling van verantwoordelijkheden en werkzaamheden passend bij ieders functie.

Opstellen van een griffieagenda en vervolgens cordineren en stimuleren van de uitvoering van projecten zoals.:

• Automatische koppeling tussen raadsinformatiesysteem en zaaksysteem;
• Digitaal ondertekenen;
• Werving nieuwe griffier;
• Afscheid huidige griffier;
• Voorbereiding gemeenteraadsverkiezingen 2026;
• Verdere uitwerking beschrijvingen werkprocessen;
• Actualiseren Reglement van Orde en andere verordeningen;
• Actieve rol van de griffie in de Onboarding Zeist en periodiek via Zeist Academie over rol van de raad.

In de praktijk:

• Is de strategisch cordinator aanwezig op de werkvloer op in elk geval dinsdag en donderdag.;
• Werkt de strategisch cordinator bij de start zon 24 uur per week voor de griffie na verloop van tijd (bij verlenging) kan het aantal uren naar beneden worden aangepast. Naar verwachting zal de opdracht doorlopen tot de start van je nieuwe griffier (laatste kwartaal 2026);
• Houdt de strategisch cordinator afstand tot het politieke proces deze persoon heeft daar geen rol in (uitzonderingen daargelaten).

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Een afgeronde opleiding op minimaal HBO bachelor niveau;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als griffier / raadsadviseur in de afgelopen 10 jaar;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring met het inrichten en cordineren van veranderingsprocessen;
• Minimaal 3 jaar aantoonbaar werkervaring als leidinggevende;
• De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op donderdag 19 december 2024 vanaf 14:15 uur.

De Wensen

• Aantoonbare werkervaring met veranderingsprocessen bijvoorbeeld als programmamanager/projectleider binnen een gemeente;
• Minimaal 3 jaar aantoonbaar werkervaring als leidinggevende voor een team groter dan 5 medewerkers (benoem dit duidelijk in het cv);
• Aantoonbare werkervaring in het strategisch adviseren van de raad / gemeente / griffie team;
• Uurtarief maximaal 130 exclusief btw / inclusief reiskosten woonwerk en fee Flextender.