Secretaresse

De opdrachtomschrijving

detachering

Secretaresse

Wat ga je doen
Jij bent een echte ondersteuner in hart en nieren en je staat bekend als iemand die het voortouw neemt als er iets geregeld moet worden. Je wordt blij als je meerdere ballen tegelijkertijd in de lucht kan houden en als je daarmee iemand compleet kan ontzorgen. Jij hebt gevoel voor verhoudingen schept orde in de chaos en voelt je thuis in een operationele omgeving die vol in transitie is.
Stedin zorgt voor veilig en betrouwbaar transport van gas en elektriciteit naar bijna twee miljoen particuliere zakelijke en overheidsklanten. In de dynamische organisatie van Stedin is een goede secretaresse van essentieel belang. Je werkzaamheden bestaan uit het uitvoeren van administratieve en supportwerkzaamheden.
Je zult verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van verschillende teamleiders.

Je bent verantwoordelijk voor:

• Agendabeheer;
• Eerste aanspreekpunt voor zijn teamleiders en doorgeefluik naar diverse stakeholders;
• Organiseren van vergaderingen;
• Administratieve ondersteuning (bestellingen facturen archivering etc.);
• Ondersteunen bij onboarding activiteiten;
• Notuleren bij vergaderingen en het bewaken van tijdens de vergadering gemaakte afspraken;
• verzorgen van email en telefoon afhandeling je kunt deze op urgentie screenen en discreet in behandeling nemen;
• onderhouden van contacten binnen en buiten de organisatie;
• betrokkenheid bij projecten en kunnen meedenken in bijvoorbeeld planning en voorbereiding;
• je bent mede verantwoordelijk voor de organisatie van de Personeelsactiviteiten die binnen Stedin worden georganiseerd.

Wat breng je mee
Jij bent een ervaren en doortastende secretaresse die cht van aanpakken weet en die niet alleen uitvoerend is maar ook meedenkt! Je bent gewend om snel en slagvaardig te schakelen. Je houdt je verder goed staande in een hectische omgeving en kan goed omgaan met veranderingen. Je houdt van afwisseling en presteert goed onder druk.
Wat je verder meebrengt:

• Je hebt een relevante secretarile opleiding afgerond;
• Je hebt minimaal 5 jaar relevante werkervaring opgedaan;
• Je bent communicatief sterk; en kunt goed met verschillende lagen binnen en buiten de organisatie schakelen;
• Je bent een kei in plannen en organiseren;
• Je hebt een goede beheersing van zowel de Nederlandse taal in woord en geschrift
• Ruime ervaring met Word Excel en PowerPoint ervaring met Office 365 Outlook< One Note 2016 en Microsoft Teams is een vereiste;
• Ervaring in verslaglegging;
• Je bent proactief accuraat flexibel (o.a. werken op verschillende locaties) en integer;
• Je bent 32 uur beschikbaar.

Waar ga je werken
Door de energietransitie wordt het energiesysteem steeds complexer. Decentrale opwek en elektrificatie nemen sterk toe. Om de netcapaciteit van de elektriciteits en gasnetten goed te kunnen blijven managen hebben we meer inzicht nodig in de energiestromen die over ons net lopen. Dit inzicht in het middenspanningsen laagspanningsnet is belangrijk omdat daar meer dynamiek ontstaat. Ook is er meer inzicht nodig in de werking van assets achter de meter en (mogelijk) de bevoegdheid om deze te besturen. Deze ontwikkelingen betekenen dat onze rol wijzigt. Van een netbeheerder veranderen we in een systeembeheerder een System Operator. Om dit goed te doen hebben we onszelf te ontwikkelen. Een (nieuwe) afdeling System Operations zorgt voor snelheid eigenaarschap en bestuurbaarheid hierop. Bedrijfsvoering Keten regie (in eerste instantie keten netcapaciteit elektriciteitsnet) Systeemdiensten en Productmanagement system operations maken onderdeel uit van deze afdeling. Jij ondersteund 7 teamleiders binnen system operations.

De Eisen

• Kandidaat heeft minimaal een aantoonbare afgeronde secretaresse opleiding
• Kandidaat dient de Nederlandse taal machtig te zijn in woord en geschrift een aanbieding op deze aanvraag is hierbij een akkoordverklaring
• Kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in een ondersteunende rol
• De aanvraag betreft een ondersteunde rol en volgt instructies op van leidinggevende. Dit past NIET binnen de wet DBA. Hierdoor is het NIET mogelijk om ZZPers te contracteren. Eventueel genteresseerde ZZPers kunnen zich op detacheringsbasis ( in loondienst) laten aanbieden door een bureau.
• Het CV is voorzien van referenties (naam functie en contactgegevens referent) of deze kunnen op aanvraag aangeleverd worden.
• Kandidaat heeft ruime ervaring met Word Excel en PowerPoint ervaring met Office 365 Outlook< One Note 2016 en Microsoft Teams.
• Kandidaat heeft aantoonbare ervaring met complexe agenda beheer

De Wensen

• Graag marktconform aanbieden. Tarieven dienen all in te zijn. Losse declaraties zijn niet toegestaan
• De kandidaat beschikt over onderstaande competenties. Deze kunnen worden getoetst in een gesprek met de opdrachtgever. Goed kunnen plannen Verantwoordelijkheidsgevoel Flexibele instelling Goede communicatieve vaardigheden Resultaatgericht Proactief Luistervaardig
• Is de kandidaat eerder werkzaam geweest binnen Stedin Indien kandidaat eerder werkzaam is geweest binnen Stedin dan dient de reden van vertrek in het CV te staan. Tevens worden intern referenties ingewonnen. Mocht de reden van vertrek en de referentie(s) niet overeenkomen dan wordt de toelating in het Dynamisch Aankoopsysteem ontnomen.