Medewerker Managementbureau

Opdrachtgever: Gemeente Rotterdam

Functie: Medewerker Managementbureau

Startdatum: per januari 2025

Duur opdracht: 12 maanden (verlengingsopties 1 x 12 maanden)

Uren per week: 3640

Salaris: EURO 3.200 (bruto obv 40 uur per week exclusief vakantiegeld)

Waar ben jij van

Jij bent van het plannen organiseren bijhouden van acties en het bewaken van de voortgang. Jij krijgt er energie van als de projecten mede door jouw oog voor detail en inzet zo efficient en effectief mogelijk verlopen. Je vindt het dan ook leuk om je team zo goed mogelijk te ontzorgen.

Jouw functie

Jij bent het eerste aanspreekpunt voor alle administratieve en facilitaire zaken. Een zelfstandige rol waarbij je ondersteunende en secretarile werkzaamheden verricht ten behoeve van het project. Voor de projectmanager(s) ben je een echte ontzorger. Jij bent een spin in het web en kan verschillende werkzaamheden uitvoeren. Jij bent flexibel ingesteld en kan snel schakelen.

Naast facilitaire (basis)werkzaamheden zoals het bijhouden van de (complexe) agendas en het boeken van vergaderzalen ondersteun je de projectmanager bij de planning en het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden. Hoe groter een project des te complexer de processen zijn. Des te belangrijker dat de communicatie en cordinatie binnen het project goed geregeld is. Je verzorgt o.a. de cordinatie van de agenda verslaglegging d.m.v. notulen en je bewaakt de voortgang op de acties. Hiernaast ben jij ook bereid om adhoc spoedzaken op te pakken of te helpen met de organisatie van bijvoorbeeld participatiebijeenkomsten teamactiviteiten en borrels.

Jouw profiel

Als resultaatgerichte projectmedewerker haal je energie en plezier uit het optimaal ontzorgen en ondersteunen van je team in zowel een faciliterende als een actieve rol. Je bent initiatiefrijk komt uit jezelf met voorstellen en ideen en onderneemt actie waar nodig. Je zoekt proactief naar praktische verbeteringsmogelijkheden. Werken in projectmanagement betekent dat je planmatig en accuraat te werk gaat. Je stelt je flexibel op en past je eigen handelen aan bij te verwachten afwijkende resultaten. Je werkt zelfstandig aan het zorgvuldig en met grote precisie uitvoeren van jouw taken. Je levert tijdig het afgesproken resultaat.

Als projectmedewerker is het belangrijk dat je stressbestendig bent. Je functioneert effectief onder tijdsdruk en blijft rustig vriendelijk en open. Bij (tijds)druk stel je prioriteiten en koppelt op tijd terug als dit niet lukt. Je staat open voor constructieve feedback en blijft je ontwikkelen in je rol. Uiteraard staat integriteit bij jou hoog in het vaandeel en heb je een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Je bent je bewust van de omgeving en je bent betrokken. Tot slot ben je communicatief en adviesvaardig en spreek je de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift.

Eisen

• Je beschikt over minimaal een afgeronde opleiding op MBO4 niveau;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectmedewerker met ondersteunende werkzaamheden of een secretarile achtergrond opgedaan in de afgelopen 5 jaar;
• Je hebt aantoonbare ervaring met notuleren in een projectteam;
• Je hebt ervaring met agendabeheer;
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift;
• Je hebt aantoonbare werkervaring met Microsoft Officeprogrammas (Excel Word Outlook en MSteams).

Wensen

• Je hebt ervaring met RSPW;
• Je hebt ervaring met Prince2;
• Je hebt minimaal 1 jaar ervaring met werken bij een gemeentelijke organisatie met meer dan 100.000 inwoners;
• Je hebt ervaring met Oracle en/of One Drive;
• Je hebt ervaring met het organiseren van (bewoners)bijeenkomsten;
• In jouw CV omschrijf jij waarom je een passie hebt voor het ontzorgen en ondersteunen van jouw team(s) en een voorbeeld van een casus waaruit dat blijkt

De afdeling

PMB is het projectmanagementbureau van het cluster Stadsontwikkeling (SO) van de gemeente Rotterdam. Wij managen projecten processen en programmas in het fysieke domein in opdracht van de afdelingen binnen Stadsontwikkeling te weten Gebiedsontwikkeling Vastgoed Buitenruimte Duurzaamheid en Mobiliteit. Onze opgaven spelen zich af in de verschillende fasen van een project (initiatief tot en met uitvoering) en kunnen uiteenlopen van kleinschalige lokale opgaven tot stadsbrede transitieprojecten. Alle opdrachten waar wij aan werken hebben een integraal en complex karakter met bestuurlijke aandacht en staan vaak onder tijdsdruk.

Onze organisatie

Stadsontwikkeling bouwt aan een sterke economie en een aantrekkelijke woonstad met hart voor Rotterdam en de mensen die er komen wonen en werken. Wij initiren en begeleiden ruimtelijke en economische investeringen in Rotterdam. Daarbij zijn wij zowel publiek ontwikkelaar als kwaliteitsbewaker. Met gericht verkeersbeleid en een duurzame infrastructuur houden we Rotterdam bereikbaar. Door regels te handhaven zorgen we dat Rotterdammers veilig en aangenaam kunnen wonen. En met ons vastgoed huisvesten wij belangrijke publieke diensten en voorzieningen. Stadsontwikkeling geeft samen met private en publieke partners vorm aan de stad en houdt de stad in vorm.

Projectmanagement is mensenwerk. Omdat wij van alle mensen houden vinden we het belangrijk dat iedereen die bij ons werkt zichzelf kan zijn. Wij geloven in de kracht van diverse teams: door gebruik te maken van ieders unieke achtergrond kennis en ervaringen maken we Rotterdam voor alle Rotterdammers steeds een beetje beter en mooier.