Administratrekonomiassistent till konsultbolag

Vi p Centio sker enDriven administratr/ekonomiassistent till konsultbolagtill kontoret i Vllingby.

Bakgrund

Centio Consulting Group r ett konsultfretag som erbjuder konsulttjnster till frmst offentlig sektor. Fretaget erbjuder resurser inom bland annat bygg & anlggning IT inkp ekonomi mm och kommer ven inom kort pbrja arbetet med att erbjuda tjnster till den privata sektorn.

Fretagets interna resurser bestr idag av fyra personer som arbetar frn kontoret i Vllingby.

• VD
• Affrsansvarig (jobbar frmst inom rekrytering)
• Searcher
• Bid Manager

Arbetsuppgifter

Tjnsten som administratr kommer att innebra en stor bredd av arbetsuppgifter innefattande bde lpande administration och framtagande av ny rutiner & arbetsstt inom fretaget. Arbetet kommer innebra ett mycket nr samarbete med den interna organisationen och en stor bredd av arbetsuppgifter s som tidrapportering fakturahantering ln systemhantering dokumentation avtalshantering rekrytering anbud mten kontorslogistik och uppfljning. Inledningsvis kommer en stor del av arbetet omfatta att sttta personalen med rekrytering och anbudsskrivning.

Centio har i dagslget en leverantr som skter bokfring och lneadministration. En del av administratrens arbete kommer vara att hjlpa och granska deras arbete.

Lpande administration

• G igenom fretagets epostldor och frdela till rtt person.
• Ta emot samtal i fretagets vxel.
• Utveckla och ta fram nya rutiner och arbetsstt kopplat till rekrytering personaladministration frsljning ekonomi mm i syfte att frenkla och effektivisera.

Tidrapportering

• Skerstlla att medarbetarna lser tidrapporterna i tid.
• Granska tidrapporter och dagbcker skerstlla att de verensstmmer.
• Utbilda och ge feedback till medarbetarna om hur de skriver tidrapporter dagbcker utlgg mm.

Fakturahantering

• Identifiera vad som ska faktureras/inte ska faktureras.
• Skerstll att fakturaunderlaget verensstmmer med avtalsvillkoren.
• Bifoga dagbcker
• Skicka fakturor
• Lgg upp nya projekt priser och kunder i fakturasystemet.
• Kontrollera att kundfakturor har betalats

• Granska attestera och administrera inkomna leverantrsfakturor

Personaladministration

• Genomfr On och OffBoarding av medarbetare.
• Skerstll att medarbetarna rapporterar frnvaro rtt.
• Skerstll att allas profiler r uppdaterade med aktuell information.
• Administrera lnejusteringar.
• Granska lnebeskeden frn redovisningsbyrn och skerstll att freslagna ndringar genomfrts.
• Administrera uppsgningar.

Systemhantering

Exempel p system som Centio anvnder r HRsystem tidrapporteringssystem fakturahanteringssystem rekryteringssystem anbudssystem rekryteringssystem och CRM. I systemen kommer administratren arbeta med att utbilda medarbetarna effektivisera arbetsstt dela ut behrigheter skapa och uppdatera data ta ut rapporter och delta i arbetet med inkp av nya systemverktyg.

Dokumentation

Skapa och organisera dokumentation inom fretaget.

Avtalshantering

• Skriva och administrera avtalsndringar
• Genomfra indexregleringar av priser.
• Flja upp och pminna konsultchef om viktiga datum t.ex. avtalsfrlngningar och uppsgningar.
• Skicka avtal fr signatur.

Mten

• Boka mten.
• Skriva protokoll.
• Koordinera olika evenemang och trffar med medarbetare kunder och kandidater.

Kontorslogistik

• Ansvara fr inkp av kontorsutrustning arbetsmaterial mm.
• Se till att kontoret hlls organiserat och funktionellt.

Rekrytering och anbud

Inledningsvis uppskattas administratren arbeta ca 50 procent av tiden med att sttta vrig personal med arbete inom rekrytering och anbud. Det innefattar bland annat:

• Registrera nya frfrgningar i CRM
• Skapa och lgga ut jobbannonser
• Matcha lmpliga kandidater mot aktuella uppdrag
• Skriva enklare anbud innefattande CV och kravuppfyllnad
• Lpande kommunikation med kandidater

• Lpande kommunikation med kandidater

Uppfljning

• Flja upp och ta fram statistikunderlag fr bland annat arbetstider rekrytering frsljning mm.

Krav

Minst 23 rs erfarenhet inom administration grna frn konsultbolag eller liknande organisationer.

Erfarenhet av att arbeta med olika affrssystem HRsystem tidrapporteringssystem fakturahanteringssystem och CRMsystem.

God frstelse fr fakturahantering och lneadministration. Erfarenhet av att arbeta nra redovisningsbyrer och granska lne och fakturaunderlag r frdelaktigt.

Goda kunskaper i det Svenska sprket.

Personliga egenskaper

Organisationsfrmga och struktur

Frmga att hlla ordning p mnga parallella arbetsuppgifter och prioritera rtt.

Kommunikationsfrmga

Mycket goda kommunikativa frdigheter bde skriftligt och muntligt fr att kunna interagera med olika interna och externa parter. Frmga att kommunicera tydligt och effektivt med bde medarbetare kandidater och kunder.

Sjlvstndighet och initiativfrmga

Frmga att arbeta sjlvstndigt identifiera behov och ta initiativ fr att frbttra processer och rutiner.

Flexibilitet och anpassningsfrmga

Frmga att anpassa sig till frndringar och snabbt kunna hantera nya arbetsuppgifter eller uppdrag som dyker upp. Eftersom rollen innebr ett stort mtt av variation och frndring r en flexibel attityd och vilja att lra sig nya arbetsomrden avgrande.

Noggrannhet och detaljfokus

Eftersom administratren kommer att hantera viktiga dokument kontrakt och tidrapporter r det viktigt att vara mycket noggrann och kunna identifiera felaktigheter.

Placering

P kontoret i Vllingby med mjlighet till distansarbete tv dagar i veckan.

Tidsram

Bra om resursen kan brja under januari/ februari mnad men flexibilitet finns fr rtt person.

Om oss

Centios vergripande ml r att vara ett konsultbolag som erbjuder smarta och hllbara lsningar som utvecklar samhllet p ett positivt stt.

Vra medarbetare erbjuds villkor som r anpassade fr individen. Det innebr att arbetstider arbetsomfattning arbetsplats tjnstepension och kompetensutveckling s lngt som mjligt anpassas utifrn medarbetarens behov.

Bland vra medarbetare hittar du engagerad personer som brinner fr samhllsutveckling. Vi jobbar i sm grupper dr du kan bidra med dina erfarenheter samtidigt som du fr ta del av andras kunskap och erfarenhet.

Fr oss r det viktigt med vlmende och att hitta en sund balans mellan arbete och fritid. Drfr har vi en nollvision mot stress och stter trivsel och hlsa frmst.

Ls grna mer om oss p centio.se.

Vnligen skicka ditt CV p svenska.

Vi ser fram emot din anskan!