Gestionnaire administratif qualit HF
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Job Description
Quel est lobjectif de ce poste
En tant quegestionnaire administratif DT vous jouerezun rle cl de support et dassistance principalement auprs de la direction technique (fonctions qualit affaires rglementaires mthodes qualification) et partiellement auprs de la direction certification (fonctions daudit dexamen de produits de gestion de projets de certification).
Vous apporterez un support oprationnel pour la mise en uvre des actions engager pour le fonctionnement et la ralisation des activits de la direction technique (gestion documentaire prparation des audits suivi des actions correctives) dans le cadre des objectifs et des instructions dfinis par la direction.
Vousplanifierez et organiserez les runions de travail pour les directions sur vousassistez et veillez ce que les quipes disposent des ressources et informations ncessaires pour maintenir les standards de qualit dfinis par lentreprise.
Le poste est bas Paris avec 2 jours de tltravail prvus par semaine (aprs la priode dessai).
CDI
Qui sommesnous
Nos valuateurs de la conformit sont les auditeurs les examinateurs de produit et les cliniciens qui ralisent les audits du SMQ de nos clients valuent les dossiers techniques ou effectuent des valuations cliniques.
Nous intervenons sur tout type de DM notamment des produits haut risque et ceux incluant des technologies innovantes et sommes organiss par ples dexpertise (DM actifs DM implantables DM de diagnostic in vitro (DIV) et DM complexes/invasifs/soins externes).
Notre sige est situ Paris 15me nous avons galement une antenne SaintEtienne et trois filiales nordamricaine britannique et asiatique.
Quel sera votrequotidien
Rattach hirarchiquement la Responsable qualit et fonctionnellement au Directeur certificationvotre rle sera polyvalent et sera ainsi partag entre plusieurs directions.
Vos missions principales seront de :
Contribuer la gestion et au maintien du systme qualit :
- Gestion documentaire :
- Mettre en forme les documents qualit sur la base des projets transmis par les rdacteurs.
- Assurer la gestion des documents du systme qualit (rfrences rvisions et rexamens). Grer les modifications et les versions des documents qualit et communiquer les modifications aux personnes concernes (auditeurs responsables qualit etc.).
- Etablir les lments de communication accompagnant les volutions documentaires destines aux collaborateurs.
- Assurer la gestion la mise jour et larchivage des documents du systme qualit (procdures instructions fiches de suivi etc.).
- Diffuser les documents qualit auprs des quipes concernes et veiller leur bonne application.
- Support oprationnel lquipe qualit :
- Assister le responsable qualit et les chefs de projet qualit dans la gestion des rclamations (y compris recours) et anomalies.
- Crer ou modifier des documents la demande de lquipe (par exemple des certificats).
- Effectuer un suivi des indicateurs de performance qualit (KPIs) et laborer des rapports rguliers pour la direction.
- Suivi des audits internes/externes et inspections :
- Planifier et organiser les audits internes en collaboration avec le responsable qualit.
- Suivre les audits internes : rcuprer les rapports et les plans daction.
- Assurer lorganisation matrielle des audits externes et inspections.
- Assurer le suivi des correspondances avec les organismes daccrditation ou dinspection.
- Assurer le suivi des nonconformits dtectes lors des audits en coordination avec les chefs de projet qualit.
Assurer lassistance et les activits de gestion administrative de la direction technique et certification :
- Assistance aux directeurs et managers :
- Planifier et organiser les rendezvous runions et dplacements.
- Contribuer la prparation des runions priodiques de directions (dclaration des visiteurs rservation de salles mise disposition des documents prise de notes et rdaction de comptesrendus).
- Assurer lorganisation matrielle des rendezvous clients ou visiteurs externes.
- Centraliser les demandes de signatures de contrats devant tre signs par le mangement de la Direction Certification.
- A la demande des directeurs assurer la diffusion de directives ou autres communications au sein de la direction (ensemble des responsables de dpartement).
- A la demande des directeurs saisir les demandes dachat dans les outils ddis.
- Gestion documentaire :
- Assurer la gestion le classement et la conservationde divers documents (contrats de soustraitance dessais dossiers traits dans le cadre de comits analyses de conflits dintrtsetc.).
- Assurer le suivi des indicateurs clients.
- Collaborer avec les autres directions et leur fournir les lements demands dans loptique dassurer la fluidit des oprations et lamlioration continue des procdures.
Et si on parlait de vous !
Les indispensables :
- Vous tes titulaire dun BAC2/3dans un domaine pertinent (par exemple : gestion administrative qualit (type DUT ou Licence Pro en Gestion de la Qualit Logistique Organisation) assistanat de direction).
- Vous avez au moins3 ans dexpriencedans un rle similaire (support administratif dans un environnement technique ou qualit gestion documentaire suivi de projets dans un contexte normatif ou industriel) vous ayant permis de dvelopper les comptences suivantes :
- Capacit grer plusieurs tches simultanment avec prcision.
- Aptitude planifier des runions organiser les ressources ncessaires et rdiger des comptesrendus.
- Aptitude vrifier et mettre jour les documents pour assurer leur conformit et exactitude.
- Capacit grer et archiver des documents tout en garantissant la traabilit.
- Capacit sadapter des demandes ponctuelles ou urgentes avec efficacit.
- Aptitude grer des informations sensibles avec discrtion et respect de la confidentialit.
- Matrise des outils bureautiques (Word Excel PowerPoint) et logiciels de gestion documentaire (GED).
- Vous avez de bonnes aptitudes de communication crite et orale en franais et crite en anglais.
Qui tesvous
- Vous apprciez le travail en quipe : Vous savez construire des relations positives et collaborer efficacement avec diffrents services pour atteindre des objectifs communs.
- Vous tes lcoute et ractif(ve) : Vous faites preuve dattention aux besoins des autres et savez ajuster rapidement vos actions pour rpondre aux attentes avec pertinence.
- Vous tes un(e) communicant(e) diplomate : Vous tablissez et maintenez des relations professionnelles harmonieuses avec des interlocuteurs varis tout en faisant preuve de tact et de bienveillance.
- Vous tes proactif(ve) et organis(e) : Vous anticipez les besoins oprationnels et contribuez fluidifier les processus internes avec rigueur et mthode.
- Vous tesadaptable : Vous tes laise dans un environnement aux priorits multiples et savez ajuster votre approche en fonction des contextes et des personnes.
Les petits plus
- Idalement connaissance des normes qualit (ISO 9001 etc.) et des outils de gestion de la qualit.
- Une exprience en industrie de sant et/ou uneconnaissance de lcosystme du DM et des rglementations associes (directive rglement norme ISO 13485).
Si vous pensez correspondre cette description et que le poste vous intrigue nattendez plus et dposez votre candidature aujourdhui !
Employment Type
Full Time
