Assistant de direction du p le ducation et attractivit FH
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Posted on :
01-11-2024
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Job Description
Le d partement du Rh ne est la recherche dun assistant de direction passionn pour prendre les r nes du p le ducation et attractivit . Ce poste d passe largement le cadre dune simple fonction administrative ; il repr sente une v ritable mission strat gique o chaque action contribue fluidifier et dynamiser les interactions entre les diff rentes directions les partenaires ext rieurs et les lus.
Qui sommesnous
Le conseil d partemental du Rh ne est une collectivit locale compos e de 1800 collaborateurs r partis sur tout le territoire. Nous accompagnons pr s de 19 million dhabitants au quotidien et uvrons en faveur de la sant lautonomie linsertion et l ducation.
Votre mission au quotidien :
L assistant joue un r le crucial en tant que support pour son manager assurant la continuit du bon fonctionnement du p le ducation et attractivit . Dans ce cadre vous pouvez tre amen remplacer ponctuellement l assistante du directeur g n ral adjoint lors de ses p riodes d absence dans tout ou partie de ses missions.
Assurer l accueil physique et t l phonique ainsi que la gestion de l agenda est une responsabilit cl . Vous devez servir d interface entre les directeurs (directeur de l ducation adjoint au directeur de l ducation directrice des missions transversales) le DGA les autres directions/services du p le et les partenaires ext rieurs. Vous devez galement accueillir physiquement et t l phoniquement les usagers et les interlocuteurs des directions y compris les partenaires et repr sentants institutionnels. De plus vous devez organiser le lien avec les lus travers leurs assistants respectifs et assurer le suivi des agendas des directions du p rim tre (direction de l ducation et direction des missions transversales) ainsi que le calendrier des diff rents v nements.
La pr paration des diff rentes r unions et la r alisation des comptes rendus sont galement des t ches essentielles. Vous devez organiser des r unions et des s ances de travail en assurant la logistique n cessaire y compris la r servation des salles mat riels et voitures. Vous devez saisir et mettre en forme des documents utiles aux r unions des directions et r aliser des recherches documentaires diverses.
La constitution et la pr paration des dossiers sont galement des missions importantes. Vous devez laborer des documents n cessaires la constitution des dossiers assurer leur suivi (respect des proc dures v rification respect des d lais) r diger des notes synth ses et documents divers. Vous devez galement participer activement au bon fonctionnement et la bonne gestion du plan de classement en suivant les projets et activit s des directions apportant un soutien aux managers dans les phases de planification et de d ploiement.
Enfin vous devez coordonner les activit s des directions du p rim tre. Cela inclut le suivi des absences des d placements le traitement du courrier les commandes des fournitures la conception le suivi l harmonisation et la mise jour des proc dures internes. Vous devez galement r aliser et mettre jour des tats tableaux de bord tableaux de pilotage assurer la diffusion des communications et des informations g rer les bo tes mails g n riques lorsque n cessaire et tre le r f rent informatique et archivage pour les directions du p rim tre.
Profil
Comp tences utiles :
En tant quexpert dans le domaine vous ma trisez parfaitement les institutions et les pratiques de la collectivit y compris les chartes en vigueur et les protocoles. Vous tes un relais essentiel capable dorienter et daccompagner diff rents interlocuteurs dans leurs demandes tout en veillant lapplication rigoureuse des protocoles en vigueur. Votre discr tion et votre diplomatie sont des atouts pr cieux dans vos interactions avec les partenaires internes et externes. Vous tes une force de proposition toujours la recherche de moyens pour am liorer le fonctionnement administratif global du p le. Id alement vous avez d j accumul une exp rience de deux ans sur un poste similaire au sein dune collectivit .
Votre bo te outils est bien fournie incluant des comp tences avanc es en pack office ainsi quune ma trise des logiciels POS ACTES GFD ASTRE KOLOK OHRIS et PROGOS. Vous tes pr t innover et proposer de nouveaux vocabulaires et styles pour optimiser les processus et dynamiser les interactions au sein du p le ducation et attractivit .
Informations contractuelles
Pourquoi nous
En plus dune r mun ration adapt e nous offrons un r gime indemnitaire une prime annuelle dune carte restaurants et prise en charge de transport audel des minimums. Vous b n ficierez galement dune Amicale de prestations de CNAS et dactivit s sur la pause m ridienne (yoga running ...).
Quattendre de nous
D couvrez ici comment notre quipe s panouit dans un environnement de travail stimulant et respectueux ax sur la collaboration la croissance et le d veloppement personnel.
Pr t relever le d fi
Si vous tes pr t faire briller votre expertise en tant quassistant de direction et inspirer une quipe dynamique au sein du p le ducation et attractivit nous vous invitons rejoindre notre collectivit ! Faites le premier pas aujourdhui pour rejoindre notre aventure collective en cliquant sur le bouton "Postuler".
Pour aller plus loin retrouvez nous en images :
- D couvrez vos futurs coll gues ici :
- Voici le message daccueil du Directeur G n ral des Services et de la Direction des Ressources Humaines :
- Enfin d couvrez le D partement :
Nous avons h te de vous rencontrer et que vous deveniez un membre pr cieux de notre quipe !
Comp tences utiles : En tant qu'expert dans le domaine, vous ma trisez parfaitement les institutions et les pratiques de la collectivit , y compris les chartes en vigueur et les protocoles. Vous tes un relais essentiel, capable d'orienter et d'accompagner diff rents interlocuteurs dans leurs demandes, tout en veillant l'application rigoureuse des protocoles en vigueur. Votre discr tion et votre diplomatie sont des atouts pr cieux dans vos interactions avec les partenaires internes et externes. Vous tes une force de proposition, toujours la recherche de moyens pour am liorer le fonctionnement administratif global du p le. Id alement, vous avez d j accumul une exp rience de deux ans sur un poste similaire au sein d'une collectivit . Votre bo te outils est bien fournie, incluant des comp tences avanc es en pack office, ainsi qu'une ma trise des logiciels POS ACTES, GFD, ASTRE, KOLOK, OHRIS et PROGOS. Vous tes pr t innover et proposer de nouveaux vocabulaires et styles pour optimiser les processus et dynamiser les interactions au sein du p le ducation et attractivit .
Employment Type
Full Time
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