R ceptionniste
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16-10-2024
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Job Description
R ceptionniste
Notre client un cabinet davocats r put est la recherche d un(e) professionnel(le) pour apporter son soutien l quipe du centre de conf rence en assurant le bon fonctionnement de la r ception et en coordonnant divers aspects li s lorganisation et au soutien des v nements. Sous la supervision directe de la Directrice du centre de conf rence et v nements le ou la candidat(e) jouera un r le cl dans laccueil des invit s et la gestion logistique.
Ce qu il y a pour vous :
Salaire : Entre 45.000$ et 55.000$ par an selon lexp rience.
Poste permanent temps plein (35 heures par semaine).
Poste en pr sentiel: Pr sence obligatoire au bureau tous les jours.
Horaire : Du lundi au vendredi de 8h 16h.
Assurances collectives: Couverture compl te incluant les soins dentaires optiques et un soutien pour la sant mentale jusqu 3.000$ avec une protection familiale enti rement financ e par lemployeur.
REER : Contribution de 2% par l employeur apr s un an d anciennet .
Vacances: Les jours de vacances sont d termin s en fonction de lexp rience acquise au moment de l entr e en poste.
Responsabilit s :
V rifier le vestiaire et laire d attente des invit s
Effectuer l ouverture de la r ception
Recevoir les appels et y r pondre de mani re professionnelle
G rer la r ception des proc dures judiciaires (livraison par huissiers)
Accueillir les invit s et les diriger dans les salles appropri es
Annoncer les invit s aux avocats et s assurer que tout est pr t pour les rencontres en coordination avec l quipe du centre de conf rence
G rer la bo te courriel de la r ception
R server les salles de conf rences dans le logiciel EMS et communiquer les besoins sp cifiques des clients aux diff rentes quipes
Assurer les suivis aupr s des quipes pour compl ter les demandes de r servation
Ins rer toutes les demandes de services dans le logiciel EMS
Coordonner avec l quipe d audiovisuel et le centre de service pour les besoins particuliers
Tenir le registre des invit s du centre de conf rence jour incluant leurs sp cifications alimentaires
R server g rer et pr parer les documents pour les bureaux visiteurs/hotelling
Distribuer et g rer les rapports d usage des coupons de taxi
Activer les appels d urgence (m dical ou autre)
Entrer et traiter les factures des traiteurs dans le logiciel EMS
G rer la facturation du d partement d hospitalit et v rifier les factures des fournisseurs pour envoi la comptabilit
Remplir et coder les relev s mensuels des cartes de cr dit du d partement
Comptabiliser et g rer linventaire des commandes de certains fournisseurs y compris le caf ex cutif
Pr parer et imprimer la liste des invit s avec leurs allergies/intol rances pour le buffet chaque matin
Assister l quipe avec divers besoins op rationnels
Ce dont vous aurez besoin pour r ussir :
Dipl me coll gial ou universitaire un atout.
3 ans d exp rience professionnelle pertinente dans un environnement professionnel
Comp tences organisationnelles impeccables et capacit g rer plusieurs t ches simultan ment
Esprit d quipe indiscutable
Proactivit et capacit faire face aux impr vus et aux changements de plans rapides
Excellentes aptitudes de communication et de service la client le
Bilingue en anglais et en fran ais (parl et crit) afin dassister les clients dans les deux langues.
Tact et respect de la confidentialit
Pourquoi Recrute Action
Recrute Action (permis dagence : AP2000003) fournit des services de qualit en mati re de recrutement en offrant un soutien et une approche personnalis e autant pour les chercheurs d emploi que pour les entreprises. Seuls les candidats qualifi s qui r pondent aux crit res dembauche seront contact s.
Employment Type
Full Time
Key Skills
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