ZZP Projectondersteuner Inkoop 2027

Opdracht
Deze specifieke opdracht wordt uitgevoerd voor Inkoop & Monitoring Utrecht West(I&M UW). I&M UW voert namensde samenwerkende gemeenten De Ronde Venen Montfoort Oudewater Woerden enStichtse Vechtdeinkoopmonitoringen contractmanagementuitin het sociaal domeinWmo/jeugd.Wij voeren deze taak uit met 12 collegas.

Projectondersteuner Inkoop 2027 Onderdeel van het Projectteam Inkoop 2027
Als projectondersteuner ben jij een belangrijke schakel binnen het team en speel je een cruciale rol in het succes van de inkoopprojecten. Je maakt onderdeel uit van het projectteam Inkoop 2027 en wordt functioneel aangestuurd door de projectleider Inkoop 2027. Samen werken we aan het ontwikkeling en voortgang van de inkoopprojecten. Met jouw gestructureerde en proactieve aanpak draag je bij aan het soepel laten verlopen van de processen en help je het team om de doelen te bereiken.

Jouw taken:

• Ondersteuning bij projecten: Je ondersteunt het team I&M UW in de ontwikkeling van inkoopbeleid en de voorbereidingen voor nieuwe inkooptrajecten.
• Beheer van de inkoopmailbox: Je zorgt ervoor dat binnenkomende emails correct worden doorgezet en afgehandeld waardoor de communicatie altijd vlot en georganiseerd verloopt.
• Afspraken en vergaderingen plannen: Van nopn afspraken tot complexe meetings met meerdere partijen jij weet alles efficint in te plannen.
• Communicatie verzorgen: Zowel intern als extern ben jij het aanspreekpunt voor communicatie rondom de inkoopprojecten. Jouw heldere en tijdige communicatie houdt iedereen op de hoogte.
• Organisatie van bijeenkomsten: Je plant bereidt voor en organiseert vergaderingen en bijeenkomsten. Denk hierbij aan het opstellen van de agenda het regelen van ruimtes en catering.
• Verslaglegging: Tijdens overleggen zorg jij voor accurate verslaglegging zodat belangrijke beslissingen en actiepunten niet verloren gaan.
• Termijnbewaking: Je houdt de deadlines van de projecten goed in de gaten en zorgt dat alles volgens planning verloopt.
• Algemene ondersteuning: Waar nodig bied je het team brede ondersteuning in verschillende organisatorische en administratieve taken.

Je vindt het leuk om collegas te ondersteunen en dankzij jouw sterke communicatieve vaardigheden weet je altijd de juiste toon te treffen. Of het nu gaat om advies geven of samen tot een oplossing komen je zorgt voor een prettige en heldere interactie. Een dynamische werkomgeving geeft je energie en je ziet het als een mooie uitdaging om daar waar mogelijk structuur aan te brengen. Nieuwe vraagstukken schrikken je niet af; je pakt ze proactief aan en weet zelfstandig de weg naar oplossingen te vinden. Met jouw uitstekende organisatorische en administratieve vaardigheden zorg je ervoor dat afspraken zorgvuldig worden vastgelegd en verslagen altijd kloppen. Zo draag je bij aan een efficinte en goed georganiseerde werkomgeving.

Schets van de dagelijkse werkzaamheden

Een dag in deze functie is dynamisch en afwisselend waarbij je voortdurend schakelt tussen verschillende taken en prioriteiten. De functie vraagt een hoge mate van flexibiliteit en zelfstandig werken wat betekent dat je goed om kunt gaan met de druk van deadlines en het werken in een complex inkoopproces.

Je begint de dag vaak met het voorbereiden van een projectteam inkoopoverleg. Hierbij stel je de agenda op zorg je dat alle benodigde documenten klaarstaan en regel je eventuele ruimtes of virtuele vergaderplekken. Tijdens het overleg noteer je zorgvuldig de gemaakte afspraken en actiepunten die je na afloop direct terugkoppelt aan het team. De verslaglegging en het bewaken van de acties zijn essentieel om het project in goede banen te leiden. Hierin ben jij de spininhetweb; je houdt overzicht en zorgt ervoor dat niets tussen wal en schip raakt.

Gedurende de dag werk je nauw samen met de projectleider inkoop maar je wordt ook door andere leden van het projectteam ingeschakeld om taken op te pakken. Dit kan variren van het organiseren van een belangrijke externe meeting tot het beheren van de inkoopmailbox en het doorzetten van inkomende verzoeken. Je weet als geen ander hoe je overzicht behoudt in deze hectische omgeving en zorgt ervoor dat alles efficint verloopt.

Daarnaast ben je continu bezig met de termijnbewaking van de lopende projecten. Deadlines houd je scherp in de gaten en waar nodig herinner je teamleden aan actiepunten of draag je zelf bij aan de uitvoering. Nieuwe vraagstukken die opkomen pak je zelfstandig op waarbij je altijd de juiste oplossing weet te vinden.

Elke dag is anders maar wat altijd hetzelfde blijft is jouw vermogen om structuur aan te brengen in een dynamische omgeving en het projectteam te ondersteunen bij het behalen van de gezamenlijke doelen. Door jouw bijdrage loopt alles op rolletjes zelfs onder hoge druk.

Competenties
Vermogen om structuur aan te brengen diplomatiek proactief accuraat samenwerken.

CVeisen
Maximaal 5 paginas opgesteld in het Nederlands minimaal 2 referenties.

Werkdagen
Op woensdag ben jij net als het gehele projectteam aanwezig in Woerden. De invulling van de overige werkdagen zowel wanneer je werkt als wanneer je aanwezig bent vindt in overleg plaats.

Planning
De gesprekken bij de opdrachtgever zijn gepland op 23 oktober 2024 tussen 13.00 uur en 17.00 uur. De kandidaten die hiervoor uitgenodigd zijn ontvangen uiterlijk op 22 oktober 2024 bericht. Overige kandidaten ontvangen na de gesprekken bericht over de voortgang van deze inhuuropdracht.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• BYOD (bring your own device): voor deze opdracht moet de kandidaat gebruik maken van eigen laptop en mobiel;
• Aantoonbare werkervaring als projectondersteuner / projectcordinator / projectassistent;
• Een afgeronde hbo opleiding;

De Wensen

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 4 jaar als projectondersteuner binnen een gemeente;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar als projectondersteuner;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring met de Wet maatschappelijke ondersteuning en Jeugd.

Remote Work :

No