ZZP Bestuurssecretaresse

Opdracht
En van onze collegas maakt in oktober een mooie reis en een andere collega mag verhuizen naar haar nieuwe huis. Daarnaast nemen wij afscheid van onze burgemeester en hopen wij medio oktober een waarnemend burgemeester te verwelkomen. Wij hebben ruimte voor een nieuwe collega en daarvoor staat nu een vacature uit. Om al onze taken een plekje te geven en de tijd te overbruggen naar de komst van onze nieuwe collega zijn wij op zoek naar een tijdelijke invulling door een ervaren professional in bestuursondersteuning.

Wat ga je doen
Samen met je collega bestuurssecretaresses zorg je ervoor dat de agendas van onze wethouders directie en MT gestructureerd vlot en soepel verlopen.
Je ontzorgt en ondersteunt waar nodig. Je krijgt een grote mate van verantwoordelijkheid en werkt hiervoor nauw samen met je eigen team en met de vakinhoudelijke teams in de organisatie.
Jouw dag zal gevuld zijn met acties die voortkomen uit de mail en agenda van het college directie en MT. Complex agendabeheer monitoren van afspraken en acties beslaan een groot deel van de dag. Naast deze werkzaamheden zet je vergaderstukken klaar ontvang je bezoek regel je facilitaire zaken en ga je waar nodig mee met de wethouder bij uitreikingen of bijvoorbeeld bezoekjes aan 60huwelijken en 100jarigen. Je bent aanspreekpunt voor mensen binnen en buiten de organisatie.

Wat neem je mee
Je bent een ervaren assertieve en nononsense topondersteuner die snel kan schakelen en veel werk aan kan zonder overzicht te verliezen. Je communiceert makkelijk ook naar je collegas toe zodat het werk op rolletjes loopt. Je werkt zelfstandig nauwkeurig en denk proactief mee en vooruit. Ook op de inhoud en in de breedte en de diepte. Jij laat je niet snel gek maken. Plannen organiseren en complex agendabeheer is jou niet vreemd en je ziet het dan ook iedere keer weer als een uitdaging. Door jouw positieve en enthousiaste persoonlijkheid weet je goed de verbinding met het team te vinden.

Competenties

• Je bent resultaatgericht en je hebt overtuigingskracht;
• Je werkt graag samen;
• Je neemt graag initiatief en bent oplossingsgericht;
• Je bent omgevingsbewust: goed op de hoogte van (in en externe) ontwikkelingen en van wat er leeft bij alle belanghebbenden;
• Je bent flexibel in werktijden bij onverwachte gebeurtenissen en bent bereid wanneer nodig om langer door te werken (geen 9 tot 5 mentaliteit);
• Je kunt de juiste prioriteiten stellen om jezelf de bestuurder/manager en de omgeving te managen;
• Werken onder tijdsdruk vind je geen probleem;
• Je kunt uitstekend plannen en organiseren;
• Je hebt gevoel voor bestuurlijke en politieke besluitvormingsprocessen.

CVeisen
Maximaal 5 paginas opgesteld in het Nederlands minimaal 2 referenties.

Werkdagen
De opdracht wordt vervuld op de volgende werkdagen: Ma Di Wo Do Vr (dagen in overleg). Is Hybride werken mogelijk: Voornamelijk op kantoor. 2432 uur

Planning
De gesprekken bij de gemeente zijn gepland op maandag 30 september 2024.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Uiterlijk beschikbaar per 3 oktober 2024 voor minimaal 24 uur per week;
• Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau in de richting van directie en/of managementondersteuning;
• Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie bestuur of raad van bestuur;

De Wensen

• Maximum uurtarief van 7500 exclusief BTW / inclusief fee Flextender en reiskosten woonwerk.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar binnen een gemeente of overheidsorganisatie;
• Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie bestuur of raad van bestuur;
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar als secretaresse voor directie bestuur of raad van bestuur binnen een gemeente;
• Aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer (omschrijf duidelijk in het cv);

Remote Work :

No