Executive Assistant Office Manager

Executive Assistant & Office Manager

LAzienda

Guidata dalla passione per lo shipping e la portualit lAzienda parte di un gruppo Europeo che gestisce la logistica integrata per gli sviluppatori di energie rinnovabili delleolico onshore ed offshore. Attraverso la gestione di terminal e aree portuali in concessione integra tutto il ciclo delle operazioni con efficienza e versatilit nel sostenere la crescita del settore delle energie rinnovabili vitale per raggiungere gli obiettivi di decarbonizzazione e per combattere il cambiamento climatico.

Il lavoro: Assistente di direzione multifunzionale e responsabile dellufficio

Siamo alla ricerca di un assistente esecutivo multifunzionale altamente organizzato proattivo e responsabile dellufficio per entrare a far parte del nostro gruppo in crescita. In questo ruolo fornirai un eccezionale supporto amministrativo e operativo al team di gestione gestirai le operazioni quotidiane dellufficio e assisterai in alcune attivit finanziarie. Sarai un punto di contatto critico garantendo un flusso di lavoro fluido ed efficiente in tutta lorganizzazione.

Responsabilit:

Supporto esecutivo:

• Gestisci il calendario del dirigente e pianifica riunioni e appuntamenti.
• Prepara gli ordini del giorno delle riunioni redigi i verbali e segui i punti dazione.
• Redigere e correggere la corrispondenza comprese email lettere e presentazioni.
• Gestisci lorganizzazione del viaggio inclusi voli alloggi e itinerari.
• Supportare il CEO nella gestione della piattaforma organizzativa correlata agli obiettivi dellazienda
• Coordinarsi con gli stakeholder interni ed esterni in base alle esigenze.

Gestione dellufficio:

• Supervisiona le operazioni quotidiane dellufficio per garantire un flusso di lavoro fluido ed efficiente.
• Gestire linventario delle forniture per ufficio e delle attrezzature.
• Coordinarsi con i fornitori di servizi.
• Mantenere un ambiente di lavoro pulito e professionale.

Supporto compliance documentale:

• Assistere nella preparazione aggiornamento e mantenimento della documentazione aziendale verso le Pubbliche Amministrazioni e concessioni demaniali
• Punto di contatto e di organizzazione dei rapporti e documentazione con le compagnie di assicurazione
• Mantenimento documentale e gestione dataset certificazioni ISO Quality Audit Compliance & 231 e similari per le verifiche audit periodiche interne ed esterne.

Competenze e qualifiche:

• Minimo 35 anni di esperienza come assistente esecutivo o ruolo simile.
• Laurea in Economia Aziendale e/o Legale Amministrazione dUfficio o un campo correlato (preferibile).
• Ottima conoscenza della lingua inglese. Altre lingue preferite.
• Ottime capacit organizzative di gestione del tempo e multitasking.
• Spiccate capacit di comunicazione scritta e verbale con un alto grado di professionalit.
• Conoscenza della suite Microsoft Office (Word Excel PowerPoint Outlook).
• Conoscenza e gestione di software organizzativi come Alyante Teamsystem
• Capacit di mantenere la riservatezza e la discrezione.
• Capacit di lavorare in modo indipendente e in team.
• Attento ai dettagli con una forte etica del lavoro.

Annuncio rivolto a candidati ambosessi (D.Lgs 198/2006 Codice pari opportunit e a persone di tutte le et e tutte le nazionalit ai sensi dei decreti legislativi 215/03 e 216/03)

Remote Work :

No