ZZP Management Assistent

DE OPDRACHTOMSCHRIJVING

Over VNG Realisatie
De VNG representeert de ruim 342 Nederlandse gemeenten en werkt samen met haar
afdelingen aan een krachtige lokale overheid. VNG Realisatie stelt daarbij de lokale
uitvoering van de maatschappelijke opgaven door gemeenten centraal. Onder meer door
actief te participeren in de netwerken van gemeenten en hun partners door
samenwerking te stimuleren via samen organiseren en waar mogelijk standaarden te
ontwikkelen die de dienstverlening van gemeenten verbeteren.
VNG Realisatie draagt bij aan vier gemeentelijke speerpunten:
werken als n overheid met leden en partners aan het oplossen van
maatschappelijke vraagstukken op sociaal fysiek en veiligheidsdomein;
verbeteren van de dienstverlening;
een efficinte en wendbare organisatie;
anticiperen op de toekomst.






Over Bedrijfsvoering
Het basisteam bedrijfsvoering ondersteunt de VNG Realisatie organisatie. Dit betreft
secretarile ondersteuning projectsecretariaat personeelsbeleid kwaliteitsborging
communicatie en financin. Doelstelling is om de medewerkers van VNG Realisatie
zodanig te ontzorgen dat ze zich optimaal kunnen richten op de dienstverlening aan
gemeenten.


Omschrijving van de opdracht
Het doel van de inzet van Management assistent is dat werkzaamheden van
administratieve/secretarile organisatorische en planmatige aard worden uitgevoerd
ter ondersteuning van een tweetal managers.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden
De Management assistent ondersteunt een tweetal managers van VNG Realisatie. Daarbij
verricht zij de volgende werkzaamheden:

Managementondersteuning:

Complex agendabeheer en proactief beheer van de mailboxen (prioriteren waar
mogelijk zelf afhandelen of acties uitzetten);

Onderhoud telefonisch contacten met gemeenten en relaties van de managers;

Bewaken van lopende dossiers en activiteiten: signaleren rappelleren en waar
mogelijk afhandelen;

Is achtervang van en werkt nauw samen met de andere Management assistenten;

Zorg dragen voor de stukkenstroom in IBABS (ten behoeve van vergaderingen);

Organiseren van vergaderingen en bereidt deze voor (ruimte faciliteiten en
stukken);

Voorbereiden van de agenda voor vergaderingen en zorg dragen voor de
verslaglegging en opvolging van besluiten en actiepunten;

Regelen van reizen en accommodaties;

Reserveren van vergaderruimten zorgen dat bezoekers zijn aangemeld;

Faciliteert de directie op gebied van representatie en lief en leed;

Handelt administratieve zaken af in opdracht van de directie.



Resultaat van de opdracht
De Management assistent werkt met meerdere collegas aan de realisatie van resultaten
bij VNG Realisatie met specifieke inzet op een tweetal managers. Daarnaast is de
Management assistent dienstbaar ontzorgt jaagt na en beschikt over uitstekende
communicatieve vaardigheden. Bijeenkomsten zijn tiptop in orde de administratie is op
orde publicaties op tijd en afgestemd met communicatie en ze voelen zich gesteund
begrepen en geholpen. Geen werk is te veel en er zijn weinig woorden benodigd.

Deze inhuuropdracht verloopt via een aanbesteding. De opdrachtgever heeft eisen en wensen opgegeven. Aan de eisen moet je voldoen om kans te maken. Op de wensen kun je punten scoren.

De Eisen

• Inschrijver gaat expliciet akkoord met de concept overeenkomst welke als bijlage bij de offerteaanvraag beschikbaar is gesteld.
• Door de inschrijver is n CV en n motivatiebrief van de aangeboden kandidaat aangeleverd. Deze twee documenten zijn opgeslagen in de map Extra documenten.
• MBO werk en denkniveau bij voorkeur met een afgeronde administratieve of secretarile opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring op MBO werk en denkniveau
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in vergelijkbare functie blijkend uit CV/motivatiebrief.
• Minimaal 2 jaar ervaring met het MicrosoftOfficepakket (Outlook Word Excel PowerPoint en Outlook);
• Minimaal 2 jaar ervaring met het beheer van mailboxen en agendabeheer;
• We gaan uit van gebruik van eigen telefoon en laptop.
• De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor de functie gedurende 1 augustus 2024 en 31 juli 2027 en aantal uur zoals beschreven in de offerteaanvraag (36 uur).
• De kandidaat is op 17 juli 2024 van 9.00 tot 12.00 uur beschikbaar voor een matchgesprek.

De Wensen

• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring als managementassistent waarbij hij/zij complexe agendas beheert i.c.m. mailbox (benoem 2 voorbeelden in motivatiebrief)
• Na gunning van de inhuuropdracht ontvangen alle inschrijvers(*) een terugkoppeling van de uitvraag. De terugkoppeling betreft onder andere een (Excel) overzicht met de ranking van alle inschrijvers en de score op de gunningscriteria/kwaliteit. In dit overzicht worden de namen van alle inschrijvers vermeld (dit is de leveranciersnaam niet de naam van de kandidaat). * Inschrijvers die na toetsing van antwoorden en bewijs in cv/motivatie worden uitgesloten van de procedure ontvangen dit overzicht niet en worden ook niet genoemd in het Exceloverzicht. De gegunde leveranciersnaam zal altijd zichtbaar zijn op dit overzicht. Gaat u ermee akkoord dat in het overzicht uw leveranciersnaam zichtbaar is

Remote Work :

No