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Adjoint(e) de direction
L adjoint(e) de direction fournit un soutien administratif aux vicepr sidents (marketing ressources humaines affaires l gales finances et technologies de l information) et est responsable de la gestion et de la coordination de leurs agendas respectifs. Le titulaire collabore la pr paration de divers documents et pr sentations de m me qu la planification de certains v nements corporatifs. Il fait les suivis n cessaires aupr s des fournisseurs clients et coll gues afin de recevoir et rassembler toutes les informations requises chacun des dossiers.
T CHES ET RESPONSABILIT S :
Sous la responsabilit du Directeur PARH si ge social et sant s curit corporative le titulaire assumera les t ches et les responsabilit s suivantes :
- Assurer la gestion de l agenda des vicepr sidents par la coordination de tous les rendezvous avec les intervenants internes et externes;
- Planifier organiser et coordonner la tenue des r unions des vicepr sidents en prenant en charge de fa on proactive les activit s de logistique et la pr paration du mat riel n cessaire;
- Collaborer l laboration de pr sentations PowerPoint pour diverses rencontres et v nements;
- Assurer la r daction et/ou la r vision de communiqu s notes de service rapports formulaires et autres documents;
- Assurer la mise jour annuelle du manuel des r sidents ainsi que de tous les formulaires (plaintes ou autres) en lien avec le r sident en veillant faire valider les modifications par le service des affaires juridiques avant la distribution;
- Participer la pr paration d v nements corporatifs en prenant en charge toute la logistique entourant leur tenue;
- Rassembler compiler num riser et classer divers documents;
- Assurer le suivi aupr s des collaborateurs afin de recevoir les documents dans le respect des ch anciers;
- Prendre les arrangements pour les r servations ou d placements des vicepr sidents.
Autres :
- Effectuer au besoin toutes t ches connexes afin d assurer la continuit et la qualit des services.
QUALIFICATIONS REQUISES :
Formation requise :
- Dipl me en bureautique ou une combinaison d tudes et d exp rience pertinente.
Exp rience :
- Un minimum de huit (8) ann es d exp rience pertinente dans des fonctions similaires.
Conditions de travail :
- Peut occasionnellement tre appel r pondre des urgences en dehors des heures normales de travail.
Autres :
- Professionnalisme tact respect de la confidentialit et sens de la discr tion;
- Sens aigu du service la client le et habilet g rer avec diplomatie les demandes provenant de divers intervenants;
- Jugement esprit d initiative et autonomie;
- Grand sens de l organisation et capacit prioriser de nombreuses t ches;
- Rigueur et souci du d tail;
- Habilet s pour g rer plusieurs dossiers simultan ment dans un environnement o le rythme est soutenu;
- Habilet pour les communications interpersonnelles;
- Capacit travailler avec des intervenants de tous les niveaux hi rarchiques (incluant niveau ex cutif);
- Bilinguisme tant l oral qu l crit;
- Tr s bonne connaissance des outils de la suite MSOffice (Word Excel et plus particuli rement Powerpoint).
- Dipl me en bureautique ou une combinaison d tudes et d exp rience pertinente; - Un minimum de huit (8) ann es d exp rience pertinente dans des fonctions similaires.