Office Manager HF

La startup OSTESYS dveloppe et souhaite commercialiser des dispositifs mdicaux pour la chirurgie assiste par ordinateur pour les personnes souffrant darthrose prcoce du genou. Les technologies abordes sont dans les domaines de la Robotique Navigation IA et Instrumentation pour la Chirurgie.

Pour accompagner le dveloppement dun nouveau dispositif mdical nous recrutons une Office Manager H/F.

Notre structure nous permet la fois par sa taille et son engagement de favoriser la proximit entre les manageurs et leurs quipes. Cela constitue le ciment essentiel des relations professionnelles permettant la convivialit dans un contexte dexpertise et dinnovation. Nous pensons que lquilibre professionnel et personnel dans nos quipes contribue grandement lexcellence de services que nous offrons nos clients et partenaires. Dans le cadre des missions nous favorisons la confiance et limplication de chacune. Ds votre arrive vous bnficierez dun accueil personnalis afin de vous assurer la meilleure prise en main de vos missions.

La Mission

Rattache directement au dirigeant de la startup vos missions principales seront les suivantes :

Finance :

• Traitement de la comptabilit : saisies (achats notes de frais etc) contrle et classement.
• Grer la relation avec le cabinet comptable pour les dclarations mensuelles garantissant la fiabilit des comptes de lentreprise ainsi que pour les exercices de clture.
• Grer et consolider le processus budgtaire.
• Contrler et suivre les contrats des fournisseurs en coordination avec lquipe juridique.

Administratif :

• Accueil tlphonique et physique.
• Transversalit avec tous les services de lentreprise et partenaires de lentreprise.
• Services gnraux.
• Suivis des colis et envois ltranger : relations avec les transporteurs et les douanes.

RH :

• Suivre les arrives et dparts des salaris alternants et stagiaires.
• Suivre la rdaction des contrats de travail des avenants et autres contrats relatifs aux ressources humaines.
• Calculer et suivre les lments variables.
• Coordonner la maintenance et la mise jour des donnes RH et des dossiers du personnel.
• Grer et suivre les tches sant et scurit : radioprotection suivis mdicaux documents de scurit.
• Grer et suivre tous les soustraitants lis ladministration : assurances tlphones etc.
• Cogrer avec le chef dquipe lorganisation des voyages des employes et des chirurgiens et des notes de frais.
• Cogrer avec les chefs dquipe la facturation des heures de consultation effectues par les chirurgiens.

Ces missions seffectueront dans un contexte danticipation daugmentation de lactivit de la structure notamment avec une quipe base aux USA. Vous pourrez porter des propositions afin dadapter la structure aux nouveaux dfis venir.

Le Profil Recherch

Vous tes titulaire dune formation suprieure BAC3 Bac5 idalement et vous disposez dune exprience minimum de 3 ans en tant quOffice Manager ou quivalent dans un environnement international en forte croissance.

Votre anglais est courant crit et oral (C1 minimum).

Vous avez un niveau avanc sur Excel. La matrise dun ERP sera un plus non ngligeable.

Vous tes autonome rigoureux(se) proactif(ve) avec notamment une bonne aisance relationnelle vous permettant de faire face aux situations complexes.

Vous savez transmettre une vision et susciter ladhsion de vos coquipiers.

Votre nergie est communicative.