Assistante Administration des ventes HF - Paris

Lemon Talents recrute pour son client un acteur du gros lectromnager un assistant ADV.

LADV assurera le suivi d un portefeuille de commandes de ventes ddi un groupe de clients depuis la saisie jusqu la facturation et la rsolution de problme. Il.Elle assurera la fiabilit des informations communiques au client un accs sans cesse facilit aux informations et aux produits vendus.

Les missions :

Assurer la saisie des commandes clients de son portefeuille dans les 24h de la collecte maximum (associ un rseau long ou court )

• Collecter les commandes (en binme avec le commercial concern)
  
• Contrler les commandes DIR et WHS (quantit prix dlai qualit)
  
• Quantit : respect du franco
  
• Prix : contrle et ajustement si anomalie auprs du KAM
  
• Dlai : Date de livraison souhaite (DLS) compatible aux transit times connus
  
• Qualit : contrle du niveau de stock (WHS) du PIPO et des niveaux de priorit (haute si catalogue opration spcifique switch)

Assurer le suivi du portefeuille client en binme avec le commercial concern

• Sassurer que la date de production l ETA et la prise de rendezvous soit en phase avec la demande initiale du client et en rendre compte sans dlai au commercial pour convenir de la diffusion de l information auprs du client
  
• Alerter le Team leader en cas de retard de production d affrtement de mise disposition des bookings d absence d information
  
• Alerter le commercial si la prise de rendezvous n est pas conforme aux CGV
  
• Fournir un tat qualitatif du portefeuille (actualis commentaires proactifs) la demande
  
• Traiter les reliquats au fur et mesure (partiels ou totaux) : switch produits annulation report

Assurer lorganisation des livraisons et des retours en cas de litiges

• Prendre rendezvous avec les clients pour les flux DIR et contrler les RDV sur le flux WHS
  
• Saisir les dates de rendezvous dans Excel ou NOVA selon les flux
  
• Transmettre les instructions logistiques aux transitaires ou la cellule affrtement du fournisseur (INTERCARGO) afin de programmer la livraison
  
• En cas de litiges crer le document retour sous SAP puis se reporter la procdure XXXXX selon le litige

Assurer la facturation des commandes directes en collaboration avec le service comptable

• Connatre la situation comptable du client (couverture de l assurancecrdit encours dlais de paiement) en s appuyant sur les CR runion Cash
  
• Editer la facture et en vrifier la conformit (ou la facture proforma) J1 de la livraison maxi et s assurer de son envoi
  
• Editer lavoir si ncessaire

Archiver par priode et par enseigne

• Classer lensemble des pices (commande initiale du client bon de livraison facture avoir pices annexes) par priode (la date de rfrence est la date de la facture) et par enseigne
  
• Maintenir la base de donnes des contacts sur Outlook

Ces activits sont non exhaustives et susceptibles d volution en fonction de l organisation du service et de la socit.

Les indicateurs de performance :

• OTIF : On Time In Full
  
• Traitement des demandes et des litiges
  
• Avancement de la facturation
  
• Suivi des cots de surrestaries (demurrage storage) et optimisation des livraisons
  

Les comptences requises :

Savoirs Spcifiques

Logiciel SAP

• Bon niveau danglais
  
• Connaissances lies au mtier telles que la matrise des incoterms
  
• La matrise dExcel
  

SavoirFaire

• Rigueur dans le respect des procdures notamment informatiques
  
• Sens de lorganisation et de lanticipation
  
• Rigueur dans la saisie le contrle le suivi des informations
  
• Souci de la prsentation des informations
  
• Gestions des litiges rsolution de problmes
  
• Qualits rdactionnelles
  

Savoirtre

• Travail en quipe
  
• Ractif
  
• Communicant pour jouer parfaitement le rle de pivot entre le front et le back office
  
• Empathique et disponible