مدير المكتب

الأدوار والمسؤوليات

تبحث شركة JASARA PMC، وهي مشروع مشترك بين صندوق الاستثمار العام (PIF) وجاكوبس وأرامكو السعودية، عن مدير مكتب ذي خبرة للانضمام إلى فريقها في المملكة العربية السعودية. بصفتك مدير مكتب، ستشرف على العمليات اليومية للمكتب لضمان حسن سير العمل في القسم. ستكون مسؤولاً عن إدارة فريق الدعم الإداري وتنسيق إجراءات المكتب وإدارة المراسلات. هذه فرصة مثيرة للعمل في شركة تفي بوعد رؤية 2030 من خلال توفير برامج البنية التحتية الاجتماعية للمملكة العربية السعودية.

المسؤوليات

إدارة فريق الدعم الإداري بتوجيه واضح وتوجيه وتواصل
ضمان تنفيذ سياسات وإجراءات المكتب بشكل فعال
الإشراف على طلب اللوازم وضمان الحفاظ على مستويات المخزون
إدارة المراسلات والاتصالات من خلال قنوات مختلفة
إدارة ومراقبة ميزانيات المكتب
التواصل مع البائعين الخارجيين ومقدمي الخدمات للحصول على خدمات إدارة المرافق
التخطيط وتنسيق الأحداث والأنشطة المكتبية
إدارة المكتب والعمليات
إدارة اللوازم المكتبية: الإشراف على إدارة مخزون اللوازم المكتبية وطلب الاستبدالات والتأكد من وجود جميع العناصر الضرورية في المخزون.
الحفاظ على بيئة المكتب: التأكد من أن المكتب نظيف ومنظم ومناسب للعمل. يمكن أن يشمل ذلك الإشراف على صيانة ونظافة وإصلاح معدات المكتب والبنية الأساسية.
إدارة معدات المكتب: التأكد من أن جميع معدات المكتب (مثل الطابعات والناسخات وأجهزة الفاكس) تعمل وجدولة الإصلاحات أو الصيانة حسب الضرورة.
تنسيق خدمات المكتب: ترتيب الخدمات الخارجية، مثل التنظيف ودعم تكنولوجيا المعلومات والأمن وتقديم الطعام في المكتب.
إدارة الموظفين والموارد
تقديم الدعم للموظفين: العمل كنقطة اتصال للموظفين، وتقديم الدعم فيما يتعلق بالمهام الإدارية، أو مشكلات المكتب، أو الموارد. التأكد من أن الموظفين لديهم كل ما يحتاجون إليه لأداء وظائفهم بكفاءة.
إدخال الموظفين الجدد: المساعدة في إدخال الموظفين الجدد، بما في ذلك تنظيم التوجيه، وإعداد معدات المكتب، وتعريف الموظفين ببيئة المكتب والسياسات.
جدولة اجتماعات الموظفين: تنسيق وجدولة الاجتماعات والأحداث والمواعيد لأعضاء الفريق أو المديرين التنفيذيين. إدارة حجوزات غرف الاجتماعات والتأكد من توافر جميع الخدمات اللوجستية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة
خبرة مثبتة كمدير مكتب أو دور مماثل
مهارات اتصال وتواصل شخصية ممتازة
مهارات قوية في إدارة الوقت والتنظيم
إتقان مجموعة Microsoft Office (Word وExcel وPowerPoint)
القدرة على إدارة فريق والعمل بشكل تعاوني
معرفة إدارة المرافق ومعدات المكتب
التواصل والتنسيق
التواصل الداخلي: تسهيل الاتصال داخل المكتب، والتأكد من نشر الرسائل والمذكرات والإشعارات المهمة إلى الفرق أو الأفراد المعنيين.
التواصل مع الإدارة: العمل بشكل وثيق مع المديرين التنفيذيين للشركة ورؤساء الأقسام لضمان توافق عمليات المكتب مع احتياجات وأهداف العمل.
التفاعل مع العملاء: التعامل مع استفسارات العملاء والمراسلات، وجدولة الاجتماعات، وتقديم الدعم الإداري العام حسب الحاجة.
إدارة المستندات والسجلات
حفظ المستندات وتنظيمها: الحفاظ على أنظمة الملفات المنظمة لكل من المستندات المادية والرقمية، والتأكد من سهولة الوصول إليها والامتثال للمتطلبات القانونية ومتطلبات الشركة.
إدارة المراسلات المكتبية: التعامل مع البريد الوارد والصادر والطرود والتسليمات. ويمكن أن يشمل ذلك فرز البريد وتوزيعه على الأفراد المناسبين.
إعداد المستندات وتحريرها: إعداد ومراجعة المستندات المكتبية والعروض التقديمية والتقارير وجداول البيانات. ضمان الدقة والامتثال لمعايير المكتب.