موظف الفواتير

الأدوار والمسؤوليات

إدارة عملية الفوترة
إعداد تقارير التقدم
إعداد طلبات المعلومات ثم تجميع وتنظيم وتحليل بيانات الفوترة والتحصيل
تقديم الدعم في الأنشطة التجارية اليومية حسب التفويض
إعداد الفواتير وإصدارها
إنشاء الفواتير: إعداد وإصدار فواتير دقيقة للعملاء بناءً على أوامر البيع أو العقود أو الخدمات المقدمة. يتضمن هذا التأكد من تضمين جميع التفاصيل الضرورية مثل معلومات العميل ووصف السلع/الخدمات والكميات وأسعار الوحدات والضرائب وشروط الدفع.
ضمان الدقة: التحقق من صحة جميع تفاصيل الفاتورة (مثل التسعير والكمية والضرائب ومعلومات العميل) قبل إصدار الفاتورة.
الفوترة في الوقت المناسب: تأكد من إصدار الفواتير في الوقت المناسب وفقًا لدورة الفوترة الخاصة بالشركة أو بعد اكتمال السلع/الخدمات المقدمة.
. تتبع الفواتير والدفع
تتبع المدفوعات: مراقبة حالة جميع الفواتير الصادرة، وتتبع المدفوعات المستلمة والمبالغ المستحقة والفواتير المتأخرة.
تذكيرات الدفع: متابعة العملاء أو الزبائن لتذكيرهم بالفواتير المتأخرة، مما يساعد في الحفاظ على تدفق نقدي صحي للشركة.
حل التناقضات في الدفع: التحقيق في أي تناقضات أو نزاعات تتعلق بالفواتير وحلها، مثل الرسوم غير الصحيحة أو المعلومات المفقودة أو أخطاء التسعير.
حفظ السجلات وإعداد التقارير
الحفاظ على السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة ومحدثة لجميع الفواتير الصادرة والمدفوعات المستلمة وأي ملاحظات ائتمان أو تعديلات تم إجراؤها. هذا مهم للتقارير الداخلية والتدقيق المالي.
إنشاء التقارير: تقديم تقارير منتظمة إلى الإدارة بشأن حالة الفواتير والمدفوعات والحسابات المدينة. يتضمن ذلك تقارير عن الفواتير المستحقة واتجاهات الدفع والمشكلات المحتملة.
المساعدة في التدقيق المالي: دعم قسم المالية أو المحاسبة أثناء التدقيق من خلال توفير الوثائق اللازمة المتعلقة بالفواتير والمدفوعات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

المهارات والخبرة

أكثر من 5 سنوات من الخبرة المهنية مع التعرض لصناعة البناء والهندسة أمر لا بد منه

المعرفة التامة بالنظريات والمبادئ والممارسات المحاسبية

المعرفة المتقدمة ببرنامج MS Excel ضرورية

قدرة تحليلية عالية واستباقية وموجهة نحو التفاصيل ومدفوعة بالنتائج وتحمل المسؤولية عن المسؤوليات الموكلة إليها

القدرة على العمل كجزء من فريق

القدرة على التعامل مع مهام متعددة

مهارات جيدة في التواصل وإدارة الوقت

التعليم

درجة البكالوريوس في التمويل أو المحاسبة أو الإدارة أو أي مجال ذي صلة

التواصل مع العملاء

استفسارات العملاء: التعامل مع استفسارات العملاء المتعلقة بالفواتير، والتأكد من معالجة جميع الأسئلة المتعلقة بالمبالغ وتواريخ الاستحقاق وطرق الدفع على الفور وباحترافية.

حل النزاعات: معالجة أي مشكلات أو نزاعات تتعلق بالفواتير، والعمل بشكل وثيق مع العملاء لحل المشكلات وضمان الدفع في الوقت المناسب.
. التعاون مع الإدارات الأخرى
التنسيق مع المبيعات والعمليات: العمل بشكل وثيق مع فريق المبيعات أو مديري المشاريع أو فرق العمليات لضمان أن الفواتير تعكس الخدمات المقدمة أو البضائع المباعة، وأن أي اتفاقيات أو خصومات خاصة تنعكس بشكل صحيح في الفاتورة.
التعاون مع المالية/المحاسبة: التنسيق مع قسم المالية لضمان دقة سجلات الدفع، ومعالجة أي تعديلات ضرورية (مثل الشطب أو مذكرات الائتمان) بشكل صحيح.
الامتثال والتوثيق
الامتثال لقوانين الضرائب: تأكد من أن جميع الفواتير تتوافق مع قوانين الضرائب المعمول بها، بما في ذلك متطلبات ضريبة القيمة المضافة/ضريبة السلع والخدمات والمبادئ التوجيهية التنظيمية الأخرى للفواتير.
الحفاظ على السرية: التعامل مع المعلومات المالية الحساسة بحذر والالتزام بسياسات الشركة فيما يتعلق بحماية البيانات والسرية.