مراقب الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

يساعد مدير الخط في تنظيم الأنشطة اليومية ودعم فريقه لضمان تدفق البيانات بشكل صحيح. سيكون شاغل الوظيفة مسؤولاً أيضًا عن إدارة ومراقبة المذكرات والأدلة والمستندات والتقارير وهو مسؤول عن جمع البيانات وتحريرها وتأمينها وتعديلها.
مسؤول عن صيانة ومراجعة عملية إدارة المستندات.
مسؤول عن استلام وفحص وتوزيع وتحديد أولويات جميع الرسائل الواردة سواء كانت إلكترونية أو مطبوعة.
التحكم في توزيع المعلومات والمستندات والإصدارات الجديدة وإدارة تدمير واسترجاع المستندات الخاضعة للرقابة.
مسؤول عن التقديم الصحيح للمستندات وإنشاء مسودات المستندات بناءً على قوالب قياسية.
مراقبة ومتابعة جميع المستندات الرسمية للمراجعة والموافقة من الموظفين المناسبين.
تطوير وصيانة سجلات وسجلات جميع المستندات المستلمة والتحكم في توزيع المعلومات. ضمان سرية جميع المعلومات الحيوية التي يتم التعامل معها.
إنجاز ومتابعة الأمور التي يطلبها مدير الخط، في الوقت المناسب.
الالتزام بمعايير جودة التحكم في المستندات والمتطلبات التنظيمية لمؤسسة الرعاية الصحية الأولية.
التعاون مع مدير الخط لفهم المخاطر في مجال عملك، ووضع خطة حول كيفية التخفيف من تلك المخاطر، وتطوير المساءلة المشتركة لتنفيذ الخطة وتقييمها.
المسؤول عن كتابة المذكرات والبريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات وغيرها من المعلومات العامة للمكتب.
إدارة جدول الأعمال اليومي/الأسبوعي/الشهري، وحجز الاجتماعات/المؤتمرات حسب التوجيهات وتدوين محاضر الاجتماعات.
يتعين على شاغل الوظيفة أن يتولى أي واجبات أو مسؤوليات ذات صلة حسب التوجيهات.
لا يجوز لشاغل الوظيفة، في أي وقت، بشكل مباشر أو غير مباشر، استخدام أو الكشف عن أي من المعلومات السرية إلا على النحو المصرح به وفي نطاق العمل مع الشركة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

دبلوم أو درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو الخدمات اللوجستية أو التمويل أو تخصص مماثل.
خبرة لا تقل عن 5 سنوات في مجال مماثل في القطاع الحكومي في كيانات الرعاية الصحية في قطر.
مهارات Excel إلزامية لإعداد التقارير والتحليل.
يجب أن يفهم صاحب المنصب عمليات إدارة سلسلة التوريد الشاملة وأن يكون قادرًا على التعامل مع العمليات يوميًا.
معرفة جيدة بإدارة المكاتب.
مهارات التنظيم ومهارات الكتابة السريعة.
مهارات استكشاف الأخطاء وإصلاحها وحل المشكلات.
مهارات الاتصال والتنظيم.
مهارات العرض وMicrosoft Excel.
إظهار روح العمل الجماعي والتواصل الفعال.
مهارات القراءة والكتابة والتواصل باللغة الإنجليزية إلزامية.