سكرتير

الأدوار والمسؤوليات

الدعم الإداري
إدارة المراسلات: التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، مثل رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والرسائل، والطرود. الرد على الاتصالات أو إعادة توجيهها حسب الاقتضاء.
جدولة الاجتماعات وتنظيمها: تنسيق وجدولة الاجتماعات للمديرين التنفيذيين أو المديرين أو الأقسام. التأكد من إعداد جميع المواد اللازمة للاجتماعات (على سبيل المثال، الأجندات والتقارير والعروض التقديمية).
تنظيم ترتيبات السفر: حجز السفر والإقامة والنقل للموظفين أو المديرين التنفيذيين، والتأكد من تأكيد جميع التفاصيل.
إعداد المستندات: صياغة وإعداد التقارير والمذكرات والرسائل والعروض التقديمية. المساعدة في إنشاء وتنسيق المستندات حسب الحاجة.
. إدارة المكتب والتنسيق
صيانة اللوازم المكتبية: التأكد من تخزين اللوازم المكتبية، مثل القرطاسية والمعدات، وطلبها حسب الضرورة.
إدارة أنظمة الملفات: تنظيم وصيانة أنظمة الملفات المادية والإلكترونية لضمان الاسترجاع السريع للمستندات.
إدارة معدات المكتب: التأكد من أن معدات المكتب (مثل أجهزة الكمبيوتر والطابعات وأجهزة الفاكس) في حالة عمل جيدة، وترتيب أعمال الصيانة أو الإصلاحات إذا لزم الأمر.
تنظيم مساحة المكتب: التأكد من تنظيم المكتب وأن المناطق المشتركة نظيفة ومُحافظ عليها جيدًا.
إدارة الجدولة والتقويم
الحفاظ على التقويمات: إدارة وصيانة تقويمات المديرين التنفيذيين أو المديرين أو الفرق، وجدولة المواعيد والتأكد من عدم وجود تعارضات.
تنسيق المواعيد: تحديد وتأكيد المواعيد مع العملاء والزبائن والبائعين وجهات الاتصال التجارية الأخرى. التأكد من توفير جميع المعلومات ذات الصلة مسبقًا.
إرسال التذكيرات: إرسال تذكيرات للأفراد بشأن المواعيد أو الاجتماعات أو المواعيد النهائية القادمة.
التواصل والارتباط
العمل كنقطة اتصال: العمل كنقطة اتصال أساسية لكل من الاتصالات الداخلية والخارجية، والتأكد من معالجة الاستفسارات على الفور.
الرد على المكالمات الهاتفية: الرد على المكالمات الهاتفية وإعادة توجيهها حسب الحاجة، وتلقي الرسائل أو تقديم المعلومات للأفراد المناسبين.
نقل المعلومات: توصيل المعلومات ذات الصلة إلى أعضاء الفريق أو العملاء أو الزوار، والتأكد من إبلاغ الأشخاص المناسبين.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

دعم المكتب العام
دعم المديرين التنفيذيين: تقديم الدعم الإداري للمديرين أو المديرين التنفيذيين، بما في ذلك إعداد المستندات، وترتيبات السفر، وإدارة جداولهم اليومية.
المساعدة في المشاريع الخاصة: المساعدة في المهام غير المنتظمة أو المشاريع الخاصة، ومساعدة الفرق في البحث، أو إعداد المستندات، أو الواجبات الإدارية.
ضمان سير العمل في المكتب بسلاسة: ضمان تشغيل المكتب بكفاءة من خلال إدارة المهام اليومية واستكشاف الأخطاء وإصلاحها في أي مشكلات تشغيلية.
المهارات والكفاءات الأساسية للسكرتيرة:
المهارات التنظيمية: القدرة القوية على تنظيم المهام والجداول والمستندات بكفاءة لضمان سير العمل في المكتب بسلاسة.
الاهتمام بالتفاصيل: القدرة على الاهتمام بالتفاصيل، وخاصة عند إعداد المستندات، أو تدوين المحاضر، أو إدارة الجداول.
مهارات الاتصال: مهارات اتصال شفهية وكتابية ممتازة، مع القدرة على التفاعل مع الأشخاص على جميع المستويات داخل وخارج المنظمة.
إدارة الوقت: القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال، وإعطاء الأولوية للمهام، والتعامل مع مهام متعددة في وقت واحد.
حل المشكلات: القدرة على تحديد وحل المشكلات المتعلقة بالمكتب، وتقديم الحلول في الوقت المناسب وبطريقة فعالة.
السرية والتكتم: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بتكتم واحترافية.

التركيز على خدمة العملاء: التعامل مع العملاء والزوار والزملاء بطريقة ودية وسهلة.

الكفاءة الفنية: إتقان برامج المكتب (مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) والتعرف على معدات المكتب (مثل الطابعات وأجهزة الفاكس).

القدرة على التكيف: القدرة على التكيف مع متطلبات العمل المتغيرة والمرونة في بيئة سريعة الخطى.