مدير الأحداث والفعاليات

الأدوار والمسؤوليات

تبحث فنادق رافلز وفيرمونت الدوحة عن مدير مجموعات وفعاليات يتمتع بخبرة واهتمام بالتفاصيل للإشراف على التخطيط والتنسيق وتنفيذ الحجوزات الجماعية والاجتماعات والفعاليات الفاخرة. سيكون المرشح المثالي مسؤولاً عن تقديم تجارب استثنائية وضمان العمليات السلسة وتعظيم فرص الإيرادات مع الحفاظ على معايير الفخامة للعلامة التجارية.

المسؤوليات الرئيسية:المؤهلات

مبيعات وتنسيق المجموعات والفعاليات
التعامل مع جميع استفسارات المجموعات وإعداد المقترحات وتحويل العملاء المحتملين إلى حجوزات مؤكدة.

تطوير حزم الأحداث المخصصة، وضمان التوافق مع احتياجات العملاء ومعايير العلامة التجارية.

العمل بشكل وثيق مع العملاء من الشركات ومنظمي حفلات الزفاف ومنظمي الأحداث لإنشاء تجارب مخصصة.

إجراء عمليات تفتيش للموقع والعروض التقديمية لعرض أماكن وخدمات الأحداث في الفندق.

تخطيط وتنفيذ الحدث
العمل كنقطة اتصال رئيسية للعملاء من الاستفسار الأولي إلى المتابعة بعد الحدث.
التنسيق مع الإدارات الداخلية (الأطعمة والمشروبات، والحفلات، والطهي، والتدبير المنزلي، والوسائل السمعية والبصرية، ومكتب الاستقبال) لضمان تنفيذ الحدث دون عيوب.
الإشراف على لوجستيات الحدث، وإدارة حجز الغرف، وترتيبات كبار الشخصيات، والطلبات الخاصة.
التأكد من أن جميع الأحداث تعكس الفخامة والحصرية التي يتمتع بها رافلز وفيرمونت الدوحة.
الإيرادات وتطوير الأعمال
تطوير وتنفيذ استراتيجيات لزيادة الإيرادات من الحجوزات الجماعية، والاجتماعات، والحوافز، والمؤتمرات، والمعارض، والمناسبات الاجتماعية.
العمل مع فرق المبيعات والتسويق لتحديد فرص العمل والشراكات الجديدة.
التفاوض على العقود، والأسعار، والشروط مع الحفاظ على وضع العلامة التجارية والربحية.
إدارة علاقات العملاء
بناء والحفاظ على علاقات قوية مع العملاء من الشركات، ووكالات الفعاليات، ومنظمي حفلات الزفاف الفاخرة، والضيوف من كبار الشخصيات.
ضمان اتباع نهج خدمة شخصي وعالي الجودة لتعزيز رضا الضيوف وولائهم.
التعامل مع ملاحظات العملاء وحل أي مخاوف باحترافية وكفاءة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في إدارة الضيافة أو الأعمال أو مجال ذي صلة.
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في تخطيط الفعاليات أو مبيعات المجموعات أو المؤتمرات والمعارض والمؤتمرات في مجال الضيافة الفاخرة.
معرفة قوية بلوجستيات الفعاليات وعمليات الولائم ومبادئ إدارة الإيرادات.
مهارات ممتازة في التواصل والتفاوض والعرض.
تنظيم عالي، واهتمام بالتفاصيل، وقادر على أداء مهام متعددة في بيئة سريعة الخطى.
إتقان برامج إدارة الفعاليات (Opera وDelphi وCvent) وMS Office.
القدرة على العمل لساعات مرنة، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع حسب الحاجة.
يفضل الخبرة السابقة في فندق أو منتجع فاخر.
إعداد التقارير والإدارة
إعداد أوراق عمل تفصيلية للفعاليات (BEOs) وضمان التواصل في الوقت المناسب مع الإدارات ذات الصلة.
تتبع أداء الفعاليات والإيرادات وردود أفعال العملاء لتحسين العروض المستقبلية.
البقاء على اطلاع دائم باتجاهات الصناعة وأنشطة المنافسين للحفاظ على ميزة تنافسية.