مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

في PwC، يركز موظفونا في إدارة العقارات على تقديم المشورة والحلول الاستراتيجية للعملاء في قطاع العقارات، ومساعدتهم على تحسين محافظهم العقارية وتعظيم العائدات. يتولى هؤلاء الأفراد عمليات الاستحواذ على العقارات وتأجيرها وإدارة الأصول ومشاريع التطوير.

في إدارة العقارات المؤسسية في PwC، ستركز على إدارة الأصول المادية والعقارات المملوكة أو المستأجرة من قبل الشركة أو العملاء لعمليات الأعمال. سيتضمن عملك تحديد وتأجير وإدارة محافظ العقارات.

الواجبات والمسؤوليات

المالية

الالتزام بالميزانية

العملاء

إدارة اليوميات

إدارة مكثفة لليوميات عبر الإنترنت وحجز المواعيد وترتيب الاجتماعات والتحديثات حسب الحاجة

التأكد من وصول المديرين التنفيذيين إلى الاجتماعات في الوقت المحدد مع الوثائق المناسبة

العمل كنسخة احتياطية في إدارة يوميات المديرين التنفيذيين والمديرين الآخرين عندما لا يكون مساعدوهم التنفيذيون متاحين

إدارة المكالمات

التعامل مع المكالمات وفحصها للمديرين التنفيذيين

تلقي الرسائل وتمريرها إلى المديرين التنفيذيين في الوقت المناسب

إدارة البريد الإلكتروني

مراقبة صناديق البريد الإلكتروني للمديرين التنفيذيين عندما يكونون خارج المكتب أو في الاجتماعات واتخاذ الإجراءات اللازمة

علاقات العملاء

الحفاظ على علاقات عمل جيدة وبناءها مع عملاء المديرين التنفيذيين ومساعديهم عبر الهاتف والتواصل عبر البريد الإلكتروني

مساعدة المديرين التنفيذيين الآخرين خلال الفترات المزدحمة

العملية الداخلية

الاجتماعات

التخطيط الاستباقي للاجتماعات ومتابعة الإجراءات (المستندات والأوراق اللازمة ...)

تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية المحلية الاجتماعات، بما في ذلك تنظيم خدمات تقديم الطعام، ومتطلبات تكنولوجيا المعلومات وما إلى ذلك

استقبال الزوار والترحيب بهم

الشريك والمدير العام التنفيذي

مراجعة المستندات وإتمامها عند الحاجة، على سبيل المثال

العروض التقديمية والمقترحات والرسائل

الملفات العامة

الحفاظ على تحديث قواعد بيانات جهات الاتصال الخاصة بالمدير التنفيذي/تخزين بطاقات العمل

التعلم والنمو

ممارسة السرية والتقدير والحساسية الشخصية في جميع جوانب الدور

الامتثال لسياسات وإجراءات PwC في جميع جوانب الدور

بناء شبكة من علاقات العمل القوية داخليًا وخارجيًا

المساعدة في تنظيم فعاليات PwC حسب الحاجة بما في ذلك العشاء والفعاليات الخارجية

العمل كمورد رئيسي ووسيط لمجالات وظيفية أخرى في العمل، وبناء علاقات وظيفية متعددة حسب الحاجة

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

إدارة التقويم والجدول الزمني
إدارة تقويم المدير التنفيذي: تنسيق وإدارة جدول المدير التنفيذي، بما في ذلك جدولة الاجتماعات والمواعيد وترتيبات السفر. التأكد من تحسين وقت المدير التنفيذي وحل النزاعات.
إعطاء الأولوية للمواعيد: تقييم أهمية الاجتماعات والمواعيد، والتأكد من تخصيص وقت المدير التنفيذي بشكل فعال. إعادة جدولة المواعيد أو إلغاؤها عند الضرورة، والتعامل مع أي نزاعات في الجدول الزمني.
التحضير للاجتماعات: التأكد من أن المدير التنفيذي مستعد جيدًا للاجتماعات القادمة من خلال جمع المواد اللازمة، وإعداد الأجندات، وإحاطة المدير التنفيذي بالقضايا أو الموضوعات ذات الصلة.
إدارة الاتصالات
التعامل مع المراسلات: فحص وإدارة رسائل البريد الإلكتروني الواردة والمكالمات الهاتفية والاتصالات الأخرى. الرد نيابة عن المدير التنفيذي عند الاقتضاء وتوجيه القضايا الأكثر تعقيدًا إلى انتباه المدير التنفيذي.
إعداد الاتصالات: صياغة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والمذكرات والتقارير والعروض التقديمية، والتأكد من أن جميع الاتصالات احترافية وواضحة وموجزة.
تمثيل السلطة التنفيذية: العمل كحلقة وصل بين السلطة التنفيذية وأعضاء الفريق الآخرين أو العملاء أو الشركاء أو أصحاب المصلحة الخارجيين. الحفاظ على الاحتراف في جميع التفاعلات نيابة عن السلطة التنفيذية.
تنسيق السفر
حجز ترتيبات السفر: التخطيط وتنظيم جميع جوانب السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل. التأكد من أن برامج السفر تتوافق مع جدول وتفضيلات السلطة التنفيذية.
إعداد مستندات السفر: التأكد من إعداد جميع مستندات السفر الضرورية (مثل التذاكر وبرامج السفر وجوازات السفر والتأشيرات) وتقديمها إلى السلطة التنفيذية مسبقًا.
إدارة نفقات السفر: تتبع النفقات المتعلقة بالسفر، وتقديم تقارير النفقات، والتأكد من معالجة أي مبالغ مستردة.