سكرتير تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

• التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
• جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.
• تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
• مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.
• تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
• الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
• تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
• الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
• تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
• المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
• تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
• الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
• تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
• تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

معرفة قوانين وسياسات وأنظمة التأمين
إعداد التقارير
إدارة العلاقات
مهارات الاتصال
أدوات إنتاجية المكتب
الدعم الإداري
إدارة الجدولة والتقويم: إدارة تقويم المدير التنفيذي من خلال جدولة الاجتماعات والمواعيد والأحداث، والتأكد من عدم وجود تعارضات وأن وقت المدير التنفيذي مُحسَّن.
ترتيبات السفر: تنظيم خطط السفر للمدير التنفيذي، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل وإعداد برامج السفر.
إدارة المراسلات: التعامل مع المراسلات الواردة والصادرة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والرسائل والفاكسات، وإعطاء الأولوية للرسائل المهمة والرد عليها عند الضرورة.
إعداد المستندات: إعداد التقارير والعروض التقديمية والمذكرات والمستندات الأخرى للاجتماعات أو العروض التقديمية أو الاتصالات التنفيذية.
حفظ السجلات: تنظيم وصيانة الملفات المادية والرقمية، والتأكد من إمكانية الوصول إلى المستندات المهمة وتأمينها.
. تنسيق الاجتماعات
جدولة الاجتماعات وتنظيمها: تنسيق الاجتماعات للمديرين التنفيذيين، بما في ذلك حجز غرف الاجتماعات، وإرسال الدعوات، وإعداد الأجندات، والتأكد من أن جميع المواد اللازمة للاجتماع جاهزة.
تدوين المحاضر: حضور الاجتماعات، وتدوين المحاضر الدقيقة والمفصلة، ​​والتأكد من متابعة بنود العمل في الوقت المناسب.
التواصل مع أصحاب المصلحة: التواصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين لضمان سير الاجتماعات والفعاليات بسلاسة وحضور المشاركين الضروريين.
إدارة المشاريع
دعم المشاريع: مساعدة المديرين التنفيذيين في إدارة المشاريع من خلال المساعدة في التنسيق، وتتبع التقدم، وتحديد المواعيد النهائية، والتأكد من إكمال جميع المهام في الوقت المحدد.
توثيق العمليات: التأكد من تنظيم المستندات والملفات المتعلقة بالمشروع، وتسجيلها، وتتبعها بحيث يمكن مراقبة التقدم بسهولة.