سكرتير

الأدوار والمسؤوليات

• التنسيق والتواصل بشكل استباقي مع أصحاب المصلحة الداخليين.
• جمع وإدخال البيانات والتحديث بشكل مستمر لقاعدة البيانات للتتبع وإعداد التقارير.
• تصعيد المشاكل المعقدة لضمان إغلاق أي مسألة بكفاءة وفي الوقت المناسب.
• مساعدة أعضاء الفريق وتوفير المدخلات لضمان اكتمال المشاريع والمهام في الوقت المحدد.
• تحديث قاعدة البيانات بجميع أسماء وأرقام الهواتف الخارجية والداخلية المطلوبة بصورة مستمرة من أجل التتبع والرجوع إليها عند الحاجة.
• الرد على المكالمات الداخلية والخارجية وتسجيل الرسائل وتحويل المكالمات حسب المعايير.
• تلقي وتوجيه وترحيل رسائل الفاكس إلى أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
• الرد على الاستفسارات والإجابة على الأسئلة داخل الإدارة في الوقت المناسب.
• تطوير والحفاظ على علاقات قوية مع مقدمي الخدمات لدعم العمليات المطلوبة.
• المشاركة في تنسيق خدمات السفر الخاصة بالعمل (التأشيرات، التذاكر، والإقامة) بالتعاون مع الموارد البشرية وضمان الفعالية من حيث التكلفة.
• تنظيم وفرز البريد ومعلومات الوثيقة في سجلات لتتبع وأرشفتها في مرحلة لاحقة.
• الترحيب بالضيوف والزوار وفقًا للبروتوكولات المعمول بها ومرافقتهم إلى الغرفة المخصصة.
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
• تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.
• ضمان توافر جميع اللوازم المكتبية والقرطاسية في المكتب في جميع الأوقات.
• إعداد الخطابات ورسائل البريد الإلكتروني والتقارير والمراسلات حسب التوجيهات باللغتين العربية والإنجليزية.
• تنظيم جداول المواعيد وتقاويم الفعاليات والخطة الأسبوعية.
• تنسيق توافر ونظافة مرافق الاجتماعات.
• حضور الاجتماعات عند الحاجة ووضع محاضر الاجتماعات ومتابعة القرارات المتخذة.
• ضمان توافر جميع اللوازم المكتبية والقرطاسية في المكتب في جميع الأوقات.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

معرفة قوانين وسياسات وأنظمة التأمين
إعداد التقارير
إدارة العلاقات
مهارات الاتصال
أدوات إنتاجية المكتب
الدعم الإداري
إدارة الجدولة والتقويم: تنسيق وإدارة المواعيد والاجتماعات والأحداث للمديرين التنفيذيين أو الأقسام. تأكد من تنظيم الجداول جيدًا وتحديثها.
إدارة المستندات: صياغة ومراجعة وإدارة المراسلات والتقارير والعروض التقديمية والمستندات الأخرى. تأكد من حفظ جميع المستندات بشكل مناسب، سواء ماديًا أو رقميًا.
ترتيبات السفر: تنظيم خطط السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل وإعداد برامج السفر للمديرين التنفيذيين أو أعضاء الموظفين.
مستلزمات المكتب: إدارة مخزون المكتب وطلب المستلزمات والتأكد من تجهيز المكتب بالكامل بالمواد اللازمة.
التواصل والمراسلات
الرد على الهواتف: إدارة المكالمات الهاتفية الواردة وتلقي الرسائل وتوجيه المكالمات إلى الشخص أو القسم المناسب.
التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والبريد: فرز رسائل البريد الإلكتروني والبريد العادي والرد عليها حسب الضرورة، والتأكد من إعطاء الأولوية للاتصالات المهمة ومعالجتها بشكل مناسب.
حلقة الوصل بين الأقسام: العمل كنقطة اتصال بين الأقسام المختلفة أو مع الشركاء الخارجيين، وضمان التواصل السلس وتدفق المعلومات.