مساعد الفريق

الأدوار والمسؤوليات

توفير الدعم الإداري والسكرتاري على المستوى التنفيذي للرئيس التنفيذي.
الملكية الكاملة في إدارة التقويم والشؤون اليومية للرئيس التنفيذي دون الحاجة إلى أي تدخل.
إدارة جميع شؤون المكتب التنفيذي بطريقة احترافية واستباقية للغاية.
التعامل الاحترافي مع جميع المكالمات أي الرد على المكالمات/حضورها (بالنغمة المناسبة، وطرح الأسئلة الصحيحة من أجل تقديم الصورة الكاملة).
التعامل مع استلام وإرسال المراسلات والتقارير والمستندات الخاضعة للرقابة بناءً على تفويض التوقيع للموظفين والمديرين.
إعداد طلب شراء اللوازم المكتبية والقرطاسية والقيام بمتطلبات لوجستية أخرى.
تنسيق الأقسام مع الموظفين الآخرين ووحدات الأعمال الأخرى لشركة سيمنز (داخل وخارج المملكة العربية السعودية) والعملاء.
1. الدعم الإداري:
الجدولة وإدارة التقويم: المساعدة في إدارة جداول الفريق، وترتيب الاجتماعات والمواعيد والأحداث، والتأكد من توفر جميع الموارد الضرورية (الغرف والمواد وما إلى ذلك).
إدارة المستندات: إعداد وتنظيم وصيانة المستندات والتقارير والملفات المهمة. وهذا يشمل إدارة السجلات المادية والرقمية.
معالجة المراسلات: إدارة الاتصالات الواردة والصادرة، مثل رسائل البريد الإلكتروني والمكالمات الهاتفية والمذكرات، والتأكد من توجيه الرسائل ذات الصلة إلى أعضاء الفريق المناسبين.

دعم الاجتماعات: إعداد أجندات اجتماعات الفريق، وتدوين المحاضر وتوزيعها بعد ذلك. المساعدة في إعداد الاجتماعات الافتراضية والشخصية من خلال تنظيم روابط مؤتمرات الفيديو أو حجز غرف الاجتماعات.

2. تنسيق الفريق:

الاتصالات الداخلية: تسهيل الاتصال بين أعضاء الفريق والأقسام الأخرى لضمان مشاركة المعلومات ومواءمة المهام. قد يشمل هذا إرسال التحديثات أو التذكيرات إلى الفريق.

إدارة المهام: المساعدة في تتبع مشاريع الفريق والمواعيد النهائية والمهام، ومساعدة أعضاء الفريق على البقاء على المسار الصحيح وضمان إكمال العمل في الوقت المحدد.

تنسيق الموارد: التأكد من أن أعضاء الفريق لديهم الموارد والمواد التي يحتاجون إليها لإكمال عملهم، سواء كانت لوازم مكتبية أو تكنولوجيا أو أدوات خارجية.

3. تخطيط الأحداث والسفر:

ترتيبات السفر: تنسيق خطط السفر لأعضاء الفريق، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية والإقامة والنقل لرحلات العمل.
تنظيم الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الفريق أو أنشطة بناء الفريق أو المؤتمرات، من حجز المكان إلى تقديم الطعام وتنسيق الحضور.
إدارة النفقات: المساعدة في إعداد ومعالجة تقارير السفر والنفقات، والتأكد من تقديم جميع الإيصالات والوثائق بشكل صحيح.
4. إدخال البيانات وإعداد التقارير:
إدارة البيانات: إدخال قواعد البيانات وصيانتها، وتتبع المعلومات الرئيسية ذات الصلة بعمل الفريق. قد يشمل ذلك إدارة جداول البيانات أو قواعد بيانات العملاء أو أنظمة المخزون.
إعداد التقارير: المساعدة في إعداد التقارير أو العروض التقديمية من خلال جمع البيانات اللازمة وتجميع المعلومات وتنسيقها لمراجعة الفريق أو عروض العملاء.
دعم البحث: إجراء مهام بحثية أساسية حسب الحاجة لدعم مشاريع الفريق، مثل جمع بيانات السوق أو العثور على عملاء محتملين أو تجميع المعلومات للعروض التقديمية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

سنة الخبرة ذات الصلة - 10 سنوات
معرفة الخبرة - منتجات وتطبيقات وخدمات Microsoft 365.

مهارات اللغة - الإنجليزية والعربية

مهام المكتب العامة:

إدارة اللوازم المكتبية: تتبع اللوازم المكتبية وإعادة الطلب عند الضرورة والتأكد من أن المكتب مجهز ومنظم بشكل جيد.

تنسيق المرافق: المساعدة في تنسيق مساحة المكتب والتأكد من توفر غرف الاجتماعات والمعدات والمناطق العامة للمكتب وصيانتها بشكل صحيح.

إدارة الزوار: استقبال الزوار وإدارة وصول الضيوف إلى المكتب والتأكد من أن الزيارة سلسة، سواء كانت لاجتماع أو مقابلة.

دعم المديرين أو المسؤولين التنفيذيين:

المساعدة التنفيذية: تقديم الدعم للمديرين أو المسؤولين التنفيذيين من خلال إدارة جداولهم، والتعامل مع المهام الإدارية، والعمل كحلقة وصل بينهم وبين أعضاء الفريق أو الأقسام الأخرى.

مساعدة المشروع: مساعدة المديرين في مشاريع محددة، وتقديم الدعم الإداري أو اللوجستي، مثل تنسيق الجداول الزمنية، أو جمع الموارد، أو ضمان تلبية المتطلبات.
المهارات والصفات الأساسية لمساعد الفريق:

التنظيم: القدرة القوية على البقاء منظمًا وإدارة المهام والمسؤوليات المتعددة بكفاءة.

التواصل: مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة للتعامل مع المراسلات وإعداد التقارير والتواصل مع أعضاء الفريق وجهات الاتصال الخارجية.

القيام بمهام متعددة: القدرة على التوفيق بين المهام والأولويات المختلفة، غالبًا مع المواعيد النهائية والمسؤوليات المتغيرة.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في الجدولة وإدارة البيانات والحفاظ على السجلات المنظمة.

إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة الوقت بشكل فعال، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.