أخصائي الأحداث

الأدوار والمسؤوليات

● تطوير تقويم الأحداث السنوية لـ JCSA وإنشاء مفاهيم وأفكار للأحداث التي تعزز JCSA (أحداث يوم السباق وغير يوم السباق).

● تطوير مقترحات مفصلة للأحداث (على سبيل المثال، الجداول الزمنية والأماكن والموردين والالتزامات القانونية والموظفين والميزانيات).

● العمل جنبًا إلى جنب مع فريق تخطيط السباق لتنسيق الجهود للأحداث المخطط لها أثناء السباقات المختلفة لضمان التوافق الكامل.

● الدعم في تصميم وتخطيط وتنسيق الأحداث والمناسبات الأخرى لـ JCSA.

● التخطيط وتنظيم جميع الترتيبات اللوجستية المطلوبة لتنفيذ الأحداث بما في ذلك السباقات والمزادات والحفلات الموسيقية والمؤتمرات والمعارض التجارية والاجتماعات والاحتفالات.

● العمل مع البائعين ومقدمي خدمات الأحداث أثناء عملية تخطيط الحدث وتنفيذه لضمان أن يكون كل شيء على ما يرام.

● العمل جنبًا إلى جنب مع فريق التسويق والرعاية لتنسيق متطلبات الحدث (على سبيل المثال الملصقات والكتالوجات والكتيبات والمواد الإضافية الأخرى).

● العمل جنبًا إلى جنب مع فريق التسويق والرعاية لتحديد متطلبات التسويق والرعاية للأحداث المختلفة.

● تنفيذ بروتوكول الحدث والإجراءات على وجه التحديد بالطرق المناسبة للتفاعل وتوفير الخدمات اللوجستية للأحداث البارزة.

● العمل جنبًا إلى جنب مع فريق رؤى العملاء لإجراء تقييم ما بعد الحدث من أجل جمع رؤى العملاء وتحديد مجالات التحسين
تخطيط الحدث وتنسيقه:
تصور الأحداث: العمل مع العملاء أو أصحاب المصلحة أو الإدارة العليا لفهم أهداف الحدث. تطوير موضوعات الحدث وتنسيقاته وهياكله بما يتماشى مع مهمة المنظمة واحتياجاتها.

إعداد ميزانية الحدث: إنشاء وإدارة ميزانيات مفصلة للأحداث، والتأكد من التحكم في التكاليف وتتبع النفقات. التفاوض على العقود مع البائعين والموردين لضمان خدمات فعالة من حيث التكلفة.
جدولة الحدث: وضع جداول زمنية مفصلة لإعداد الحدث وتنفيذه ومتابعته، مع ضمان إكمال جميع المهام في الموعد المحدد.
اختيار وإدارة المكان: تحديد وحجز وإدارة أماكن الحدث التي تلبي احتياجات الحدث. التعامل مع الخدمات اللوجستية مثل النقل والإقامة وإعداد الغرف ومتطلبات الصوت/الصورة.
إدارة البائعين والموردين:
تنسيق البائعين: العمل مع البائعين ومقدمي الخدمات (الموردين وفنيي الصوت والفيديو والمصممين، وما إلى ذلك) لضمان تغطية جميع جوانب الحدث. التفاوض على الشروط والعقود، وضمان تلبية الخدمات لمتطلبات الحدث.
مسؤول الاتصال بالموردين: العمل كنقطة اتصال أساسية لجميع البائعين المرتبطين بالحدث، وضمان تلبية جميع المتطلبات في الوقت المحدد وبما يتماشى مع التوقعات.
مراقبة الجودة: التأكد من أن المنتجات والخدمات التي يقدمها البائعون تلبي المعايير المتوقعة وتفي بالمتطلبات المحددة للحدث.
إدارة الفريق والتعاون:
قيادة فرق الحدث: الإشراف على فريق من منسقي الحدث والمساعدين والمتطوعين وغيرهم من الموظفين المشاركين في تخطيط الحدث وتنفيذه وإدارتهم. تقديم تعليمات وإرشادات واضحة لضمان عمل أعضاء الفريق بكفاءة.
التعاون بين الأقسام: العمل بشكل وثيق مع الأقسام الداخلية (التسويق والعلاقات العامة وتكنولوجيا المعلومات والموارد البشرية وما إلى ذلك) لضمان التوافق بين أهداف الحدث وأهداف المنظمة.
تفويض المسؤوليات: تعيين المهام لأعضاء الفريق بناءً على نقاط قوتهم والتأكد من تغطية كل جانب من جوانب الحدث، من الخدمات اللوجستية إلى خدمات الضيوف.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في التسويق أو إدارة الأعمال أو أي مجال آخر ذي صلة.

سنوات الخبرة المطلوبة:

● أخصائي إدارة الأحداث الأول: خبرة لا تقل عن 4-6 سنوات في دور أو وظيفة مماثلة.

● أخصائي إدارة الأحداث: خبرة لا تقل عن 0-3 سنوات في دور أو وظيفة مماثلة.

الترويج والتسويق للأحداث:
وضع خطط تسويق الأحداث: إنشاء استراتيجيات للترويج للأحداث، بما في ذلك التسويق عبر البريد الإلكتروني وحملات وسائل التواصل الاجتماعي وتحديثات الموقع الإلكتروني. العمل مع فريق التسويق لإنشاء مواد ترويجية مثل الدعوات والمنشورات واللافتات الخاصة بالأحداث.
إشراك الحاضرين: وضع وتنفيذ استراتيجيات لإشراك الحاضرين قبل الحدث وأثناءه وبعده. يمكن أن يشمل ذلك رسائل البريد الإلكتروني قبل الحدث وتطبيقات الأحداث واستطلاعات الحاضرين والمتابعات بعد الحدث.
إدارة تسجيل الحدث: الإشراف على عملية التسجيل، سواء كانت عبر الإنترنت أو في الموقع، والتأكد من إدارة قوائم الضيوف والردود والتذاكر بكفاءة.
إدارة الفعاليات في الموقع:
إعداد الفعاليات وتنفيذها: الإشراف على الخدمات اللوجستية في الموقع والتأكد من إعداد جميع عناصر الفعالية وتشغيلها بسلاسة، بما في ذلك تنسيق إعداد المكان وإدارة الموظفين والإشراف على لافتات الفعاليات والديكور والمواد.
حل المشكلات في الوقت الفعلي: معالجة أي مشكلات تنشأ أثناء الفعالية بسرعة، مثل تأخيرات البائعين أو الصعوبات الفنية أو التغييرات غير المتوقعة في الجدول الزمني، لضمان تجربة سلسة للضيوف والمنظمين.
إدارة الضيوف: التأكد من الترحيب بالضيوف وتوجيههم بشكل مناسب طوال الفعالية، من التسجيل إلى المتطلبات الخاصة (على سبيل المثال، ضيوف كبار الشخصيات). التعامل مع جوانب خدمة العملاء مثل التعامل مع الاستفسارات أو الشكاوى.