مساعد التسجيل

الأدوار والمسؤوليات

- الاستعلام عن أسماء الخيول قبل تسميتها لكل مالك .

- طباعة أسماء الخيول لكل مالك .

- حجز الأسماء في النظام لمن يرغب في حجز اسم واستكمال الرسوم .

- متابعة تسمية الخيول بعد وصولها من الملاك عبر البريد الإلكتروني بشكل يومي وفوري، وتوفير استجابة سريعة في حال وجود الاسم في النظام .

- الرد على رسائل البريد الإلكتروني بشكل فوري، ومعالجة استفسارات الملاك ومتابعتها .

- استكمال الأسماء في النظام بعد تخصيصها للجواز .

- تسمية المهرات المدخلة في النظام . - إدخال الخيول .

- إدخال خطة السباق في النظام .

- إدخال نتائج السباق .

مهام أخرى ذات صلة

المراقبة المستمرة واقتراحات تحسين الخدمة.

عملية تسجيل الخيول:

التعامل مع الطلبات: مساعدة مالكي الخيول أو المربين أو المدربين في تقديم طلبات تسجيل خيولهم. قد يشمل ذلك التأكد من توفير جميع الوثائق المطلوبة، مثل الهوية، وشجرة النسب، وإثبات الملكية.

التحقق من المعلومات: تأكد من دقة التفاصيل المقدمة في نماذج التسجيل، بما في ذلك اسم الحصان وعمره وسلالته ولونه وعلاماته. تحقق من النسب وسلالات الدم إذا لزم الأمر.

إصدار شهادات التسجيل: معالجة أوراق التسجيل وإصدار شهادات التسجيل الرسمية أو بطاقات الهوية للخيول بمجرد تأكيد جميع الوثائق.

صيانة السجلات:

تحديث قواعد البيانات: صيانة وتحديث السجلات الدقيقة لجميع الخيول المسجلة داخل قاعدة بيانات مركزية أو نظام ملفات. يتضمن ذلك تتبع التسجيلات الجديدة، وتحديث السجلات الحالية، والتأكد من تحديث جميع المعلومات.

تتبع معلومات شجرة النسب: تأكد من تسجيل تفاصيل شجرة النسب وتاريخ التكاثر وغيرها من معلومات نسب الخيول بدقة وتحديثها.

تخزين وتنظيم المستندات: قم بتخزين المستندات الأصلية بأمان، مثل نماذج التسجيل، وسجلات شجرة النسب، والشهادات، بطريقة منظمة وآمنة.
المساعدة في عمليات التفتيش والتعريف:
جدولة عمليات التفتيش: العمل مع المربين وأصحاب الخيول لجدولة عمليات التفتيش أو التقييم، والتي قد تكون مطلوبة كجزء من عملية التسجيل. قد يتضمن هذا فحص المظهر الجسدي للحصان وتكوينه وتحديد العلامات.
التنسيق مع الأطباء البيطريين أو الخبراء: التعاون مع الأطباء البيطريين أو مفتشي السلالات أو الخبراء الآخرين لضمان استيفاء الخيول لمعايير السلالة ومتطلبات الصحة للتسجيل.
الرقائق الدقيقة والتعريف: في بعض الحالات، المساعدة في ترتيب الرقائق الدقيقة أو طرق التعريف الأخرى لضمان تحديد هوية الخيول بشكل صحيح.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

بكالوريوس في اللغة الإنجليزية أو إدارة الأعمال.

التواصل وخدمة العملاء:

الإجابة على الاستفسارات: العمل كنقطة اتصال للمربين والملاك والمدربين وغيرهم من أصحاب المصلحة فيما يتعلق بعملية التسجيل. الإجابة على الأسئلة حول النماذج أو الأهلية أو الرسوم أو الإجراءات.

تقديم التوجيه: توجيه العملاء خلال عملية التسجيل، وتقديم تعليمات واضحة حول كيفية تقديم النماذج وتوفير الوثائق وتلبية المتطلبات.

المراسلات: التعامل مع الاتصالات مع مختلف الأطراف، مثل إرسال خطابات تأكيد التسجيل وإخطار أصحاب الخيول بالتحديثات والمساعدة في أي وثائق أو قضايا متابعة.

الامتثال واللوائح:

ضمان الامتثال: التأكد من أن جميع إجراءات التسجيل تتوافق مع المنظمات الفروسية ذات الصلة أو سجلات التربية أو اللوائح القانونية. قد يشمل هذا التحقق من أن الخيول مؤهلة للتسجيل بموجب معايير أو قواعد سلالات معينة.

التعامل مع عمليات نقل الملكية: إدارة نقل سجلات الملكية عند بيع الخيول أو نقلها، والتأكد من تسجيل المالك الجديد بشكل صحيح واستكمال جميع المستندات.
تحصيل الرسوم: المساعدة في معالجة رسوم التسجيل أو رسوم العضوية أو المدفوعات الأخرى المتعلقة بتسجيل الخيول.

تنسيق ودعم الفعاليات:

دعم العروض أو المسابقات: المساعدة في تنظيم عروض الخيول أو السباقات أو غيرها من الأحداث المتعلقة بالفروسية من خلال التأكد من إدخال الخيول المسجلة بشكل صحيح وتوافر بيانات التسجيل ذات الصلة لمنظمي الفعاليات.

صيانة سجلات الفعاليات: تتبع الخيول المسجلة المشاركة في الفعاليات وتزويد منظمي الفعاليات بمعلومات التسجيل اللازمة.