مسؤول التسجيل

الأدوار والمسؤوليات

تنفيذ نظام تسجيل المدرسة والحفاظ على سجلات الطلاب بطريقة تزيد من الكفاءة وتفي بمتطلبات وزارة التعليم في كولومبيا البريطانية لشهادة المدرسة الخارجية ومتطلبات وزارة التعليم والتعليم العالي في قطر وأي التزامات قانونية يتعين على المدرسة الوفاء بها تجاه الآباء والهيئات الحكومية المحلية والدولية

دعم هدف تحقيق أهداف التسجيل السنوي للمدرسة من خلال، أولاً، التنفيذ الفعال والدقيق لعملية التسجيل لضمان توفر المعلومات المحدثة دائمًا لدعم عملية المبيعات، وثانيًا، من خلال أداء واجبات المبيعات والتسويق بطريقة احترافية وموثوقة عند الحاجة

توفير المساعدة المهنية والعناية والاستجابة للجمهور الخارجي (الآباء والزوار) والجمهور الداخلي (موظفو المدرسة) من خلال كونه نقطة الاتصال في المدرسة والتي يمكن من خلالها للأطراف المختلفة الاتصال

المساهمة في السلامة في المدرسة من خلال تنفيذ السياسات والإجراءات المتعلقة بالوصول إلى المدرسة

توفير الدعم الإداري حسب التوجيهات
المساعدة بنشاط في تطوير موقف العمل الجماعي بين موظفي المدرسة ودمج الموظفين التدريسيين والإداريين وتعزيز الروح المعنوية الإيجابية داخل المدرسة

الواجبات الرئيسية

التسجيل

التنسيق -التنسيق مع هيئة التدريس لوضع جداول لتقييم القبول بما يضمن جدولة التقييمات في غضون 48 ساعة من طلب الوالد لزيادة عدد الطلاب الذين تم تقييمهم إلى أقصى حد
-تسجيل الطلاب وفقًا لسياسات وإجراءات المدرسة
-إعداد قوائم دقيقة للفصول للموافقة عليها؛ تحديث القوائم بدقة وسرعة على أساس يومي خلال موسم التسجيل في بداية العام ونشر القوائم المحدثة للأطراف المعنية وفقًا لتعليمات المشرف المباشر
-التنسيق مع حسابات المدرسة على أساس يومي وأسبوعي وشهري، حسب وقت العام، لإبلاغ الحسابات بحالة تسجيل الطلاب والطلاب الذين من المحتمل أن يتخلفوا عن السداد. يجب أداء هذه المهمة بأقصى قدر من الدقة والسرعة خاصة خلال مواسم التسجيل
-تتبع حالة تسجيل الطلاب بناءً على التقارير ذات الصلة مثل تقارير الحضور الواردة من المعلمين، والتي يجب أن يكون موظف التسجيل استباقيًا في التحقق منها يوميًا أو أسبوعيًا، حسب الموسم. أيضًا، من خلال تقارير خدمات الدعم، لتحديد الطلاب الذين تركوا الدراسة أو من المرجح أن يتركوا الدراسة أو الذين قد يتم إيقافهم عن الدراسة مما يخلق مقعدًا شاغرًا. اتخاذ إجراءات سريعة من خلال إخطار المشرف المباشر باستبدال الطالب عندما يكون التسجيل لا يزال ممكنًا
تحديث قاعدة بيانات الطلاب وصيانتها في الوقت المناسب. إجراء فحوصات دورية لضمان دقة واكتمال وحداثة المعلومات في قاعدة البيانات. نشر قاعدة البيانات أو التقارير المستندة إلى قاعدة البيانات في الوقت المناسب وفقًا لتعليمات المشرف المباشر
التأكد من اكتمال ملفات الطلاب بالمتطلبات التالية:
مستندات التسجيل وفقًا لما يمليه نظام المدرسة
المستندات والنماذج المطلوبة للاعتماد المحلي والدولي للمدرسة
المستندات الصادرة خلال العام الدراسي، بما في ذلك بطاقات التقارير وتقارير الحوادث وتقارير خدمات الدعم وما إلى ذلك
تنفيذ أي عمليات إلزامية تتعلق بتوفير المعلومات عبر الإنترنت أو النسخة المطبوعة لهيئات الترخيص والاعتماد المدرسي بما في ذلك وزارة التعليم والتعليم العالي في قطر ووزارة التعليم في كولومبيا البريطانية
إعداد خطابات "لمن يهمه الأمر" والخطابات المماثلة بناءً على طلبات الوالدين ووفقًا لسياسات وإجراءات المدرسة ذات الصلة
ترتيب توزيع ملفات الطلاب على الآباء والأطراف الأخرى مثل مديري المدارس والمعلمين الذين يلتزمون بسياسات وإجراءات المدرسة فيما يتعلق بإصدار ملفات الطلاب
أداء أي مساعدة إدارية ومهام سكرتارية بناءً على طلب المشرف المباشر، بما في ذلك حضور الاجتماعات وتدوين المحاضر وإعداد تقارير المحاضر

العلاقات العامة

توفير الدعم الأساسي لـ مسؤول العلاقات العامة ويحل محل المسؤول إذا لزم الأمر في أداء مهام البيع بما في ذلك:

أثناء مواسم التسجيل:

يستقبل جميع المكالمات الواردة والزوار الذين يستفسرون عن التسجيل بما في ذلك الاستفسارات الأولى والمتابعة، من أولياء أمور الطلاب الجدد وكذلك أولياء أمور الطلاب المسجلين
يؤدي مهام البيع للآباء الحاليين والجدد. ويشمل ذلك:
إجراء العرض الأولي والإجابة على الاستفسارات وتقديم التوضيحات والتعامل مع الاعتراضات إما عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو شخصيًا في المدرسة بما في ذلك توفير جولات في المدرسة
طلب المساعدة من الرئيس المباشر عند مواجهة صعوبة في الرد على استفسارات الوالدين
متابعة أولئك الذين حددوا مواعيد لتقييم القبول لتذكيرهم بمواعيدهم

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

درجة البكالوريوس
22 إلى 35 سنة ويتمتع بصحة بدنية جيدة
خبرة لا تقل عن 3 سنوات في الشؤون الإدارية
إتقان اللغتين الإنجليزية والعربية قراءة وتحدثًا وكتابة
القدرة على العمل بفعالية مع الأطفال والبالغين بطريقة ممتعة وتعاونية
أداء المسؤوليات والمهام في الوقت المناسب وبدقة وباهتمام كبير بالتفاصيل
استباقي مع موقف إيجابي
قادر على العمل مع الحد الأدنى من الإشراف وتحفيز الذات عند تكليفه بمهام جديدة
منظم للغاية وقادر على أداء مهام متعددة
الإبداع والقدرة على التفكير خارج الصندوق
مهارات اتصال شفوية وكتابية قوية باللغتين العربية والإنجليزية
الكفاءة في استخدام Microsoft Office وأنظمة قواعد البيانات ومهارات البحث على الإنترنت
العمل بأمان وإنشاء بيئة آمنة؛ والتفاعل بسرعة في حالات الطوارئ لتعظيم سلامة الأطفال
تحليل المواقف واتخاذ الإجراءات المناسبة فيما يتعلق بالمسائل الإجرائية الروتينية/الطارئة دون إشراف فوري
يمتلك معرفة بممارسات وإجراءات ومعدات المكتب الحديثة