سكرتير تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

يقدم الدعم الإداري رفيع المستوى والمساعدة للمدير العام الإقليمي و/أو فريق القيادة المعين الآخر.
يؤدي المهام الكتابية والإدارية بما في ذلك صياغة الرسائل والمذكرات والفواتير والتقارير والمستندات الأخرى لكبار الموظفين.
يرتب السفر والإقامة للمديرين التنفيذيين.
يقوم بجدولة الاجتماعات وحضورها نيابة عن المديرين التنفيذيين، وتدوين الملاحظات وتسجيل المحاضر.
يتلقى الاتصالات الواردة أو المذكرات نيابة عن كبار الموظفين، ويراجع المحتويات، ويحدد الأهمية، ويلخص و/أو يوزع المحتويات على الموظفين المناسبين.
يؤدي مهام المكتب بما في ذلك الاحتفاظ بالسجلات، وطلب اللوازم، وأداء المحاسبة الأساسية.
يؤدي مهام إضافية حسب تكليف المديرين التنفيذيين.
يؤدي مهام أخرى ذات صلة حسب التكليف.
1. الدعم الإداري:
إدارة التقويم والجدول الزمني: تنظيم وصيانة تقويم المدير التنفيذي، وجدولة الاجتماعات، والمواعيد، وترتيبات السفر. تأكد من أن المدير التنفيذي مستعد جيدًا لجميع المواعيد والارتباطات.
إدارة الاتصالات: التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني، والمكالمات الهاتفية، والمراسلات المكتوبة. مكالمات الفرز والرد على الاستفسارات نيابة عن المدير التنفيذي.
إعداد المستندات: صياغة ومراجعة وتحرير المستندات والتقارير والعروض التقديمية والمذكرات. تأكد من أن جميع المستندات منظمة جيدًا ودقيقة وتلبي التنسيق المطلوب.
الحفظ وحفظ السجلات: الحفاظ على نظام حفظ منظم، سواء رقميًا أو ماديًا، لتخزين المستندات والسجلات المهمة المتعلقة بالاجتماعات والتقارير والمهام الإدارية.
2. تنسيق الاجتماعات والفعاليات:
جدولة الاجتماعات: تنسيق وجدولة الاجتماعات الداخلية والخارجية، والتأكد من توفر جميع المشاركين الضروريين واستعدادهم. قد يشمل ذلك حجز غرف المؤتمرات وإعداد الاجتماعات الافتراضية وإعداد الأجندات.
تدوين محاضر الاجتماعات: حضور الاجتماعات مع المدير التنفيذي لتدوين المحاضر وتوثيق القرارات الرئيسية وعناصر العمل. توزيع محاضر الاجتماعات على أصحاب المصلحة المعنيين في الوقت المناسب.
تخطيط الأحداث: المساعدة في تنظيم أحداث الشركة أو المؤتمرات أو الندوات أو الوظائف التنفيذية، بما في ذلك الخدمات اللوجستية والدعوات واختيار المكان وتنسيق أي متطلبات خاصة.
3. ترتيبات السفر:

تخطيط السفر: إجراء ترتيبات السفر، بما في ذلك حجز الرحلات الجوية، وإقامة الفنادق، والنقل البري، ومتطلبات التأشيرة للمدير التنفيذي.

إدارة خط السير: إنشاء وإدارة خطوط سير مفصلة، ​​والتأكد من أن المدير التنفيذي لديه جميع المعلومات اللازمة حول الاجتماعات، والنقل، والإقامة.

إعداد تقارير النفقات: المساعدة في إعداد تقارير نفقات السفر وتسوية نفقات السفر، والتأكد من أنها تتماشى مع سياسات الشركة.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مهارات ممتازة في التواصل الشفهي والكتابي.

مهارات تنظيمية ممتازة والاهتمام بالتفاصيل.

مهارات ممتازة في إدارة الوقت مع القدرة المثبتة على تلبية المواعيد النهائية.

القدرة على العمل بشكل جيد في بيئة سريعة الخطى ومجهدة في بعض الأحيان.

معرفة واسعة بإدارة المكاتب والإجراءات الإدارية وأنظمة حفظ السجلات.

القدرة على الكتابة بحد أدنى 50 كلمة في الدقيقة.

إتقان استخدام مجموعة برامج Microsoft Office أو برامج مماثلة مع القدرة على تعلم برامج جديدة أو محدثة.
1. المهارات التنظيمية:

إدارة الوقت: القدرة على تحديد أولويات المهام وإدارة المسؤوليات المتعددة بكفاءة، وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.

الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في الجدولة وإعداد المستندات والتواصل أمر ضروري. يجب على السكرتير التنفيذي الحفاظ على مستوى عالٍ من التنظيم في جميع المهام.

2. مهارات الاتصال:
التواصل الشفهي والكتابي: مهارات الكتابة والتحدث القوية ضرورية لصياغة رسائل البريد الإلكتروني والمذكرات والتقارير والتفاعل مع العملاء والموظفين وأصحاب المصلحة الخارجيين.
المهارات الشخصية: مطلوب مستوى عالٍ من الاحتراف واللباقة والدبلوماسية في التواصل، حيث غالبًا ما يمثل السكرتير التنفيذي السلطة التنفيذية في الاتصالات الخارجية والداخلية.
3. كفاءة التكنولوجيا:
مهارات البرمجيات: الكفاءة في برامج المكتب، مثل Microsoft Office Suite (Word وExcel وPowerPoint) وGoogle Workspace وأي أدوات خاصة بالصناعة تُستخدم للجدولة والاتصالات وإدارة المستندات.

مهارات تكنولوجيا المعلومات الأساسية: الشعور بالراحة مع تكنولوجيا المكتب، بما في ذلك إدارة الملفات الرقمية، واستخدام برامج المؤتمرات عن بعد (مثل Zoom وMicrosoft Teams) واستكشاف مشكلات معدات المكتب البسيطة وإصلاحها.
4. التقدير والسرية:
الثقة: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بنزاهة أمر بالغ الأهمية. غالبًا ما يكون لدى السكرتير التنفيذي إمكانية الوصول إلى المراسلات والعقود والأمور الخاصة على مستوى السلطة التنفيذية.

الاحتراف: الحفاظ على مستوى عالٍ من الاحتراف في جميع الأوقات، وخاصة في وجود الإدارة العليا أو العملاء الخارجيين أو شركاء الأعمال.