موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

بدء تجارب ضيوف لا تُنسى حقًا بأحر الترحيب
الاعتراف بأعضاء IHG Rewards Club والضيوف العائدين شخصيًا أو عبر الهاتف
تلقي وإدارة واستلام المدفوعات الخاصة بحجوزات الضيوف
جعل عملية تسجيل الوصول والمغادرة سريعة وسلسة
البقاء على خطوة واحدة من احتياجات ضيوفنا لتوقع الطلبات وتقديم توصيات مخصصة
أن نكون جهة الاتصال الموثوقة لضيوفنا - المساعدة في كل شيء من مشكلات الفواتير إلى توصيات المطاعم
1. الترحيب بالزوار والعملاء:
نقطة الاتصال الأولى: الترحيب بالزوار والعملاء والضيوف عند وصولهم، وخلق بيئة ترحيبية ومهنية.
توجيه الزوار: تقديم التعليمات أو توجيه الزوار إلى القسم المناسب أو غرف الاجتماعات أو أعضاء الموظفين الأفراد.
التسجيل في الدخول/الخروج: تسجيل دخول الزوار وإصدار شارات أو تصاريح الزوار عند الضرورة، والتأكد من اتباع إجراءات الأمان.
2. إدارة المكالمات الهاتفية:
الرد على المكالمات الواردة: الرد على المكالمات الواردة بسرعة وباحترافية، وإعادة توجيهها إلى القسم أو الفرد المعني.
تلقي الرسائل: عندما يكون الشخص الذي يحاول المتصل الوصول إليه غير متاح، قم بتسجيل الرسائل بدقة وتأكد من تمريرها.
فرز المكالمات: تحديد أولويات المكالمات وفرزها بناءً على مدى إلحاحها وأهميتها، مع ضمان معالجة الأمور الحساسة للوقت على الفور.
3. الجدولة والمواعيد:
إدارة المواعيد: المساعدة في جدولة المواعيد أو الاجتماعات أو غرف المؤتمرات للموظفين أو العملاء.
إدارة التقويم: المساعدة في إدارة التقويمات للمديرين التنفيذيين أو الفرق من خلال تنسيق المواعيد والاجتماعات وجداول الأحداث.
التأكيد: تأكيد المواعيد مع العملاء أو الزوار وإرسال التذكيرات عند الضرورة.
4. التعامل مع البريد والتسليمات:
فرز البريد: استلام وفرز وتوزيع البريد والطرود الواردة إلى الأفراد أو الأقسام المناسبة.
إرسال البريد: معالجة البريد والطرود الصادرة، والتأكد من تصنيفها بشكل صحيح وإرسالها في الوقت المحدد.
تنسيق البريد السريع: ترتيب خدمات البريد السريع حسب الحاجة لضمان التسليم الفوري للمستندات أو الطرود.
5. الدعم الإداري:
إدخال البيانات: تنفيذ مهام إدخال البيانات الروتينية، بما في ذلك تحديث معلومات الاتصال، وإدخال تفاصيل الاجتماع، والحفاظ على السجلات الدقيقة.
التصنيف: تنظيم وصيانة الملفات المادية أو الرقمية، وضمان استرجاعها بسهولة عند الحاجة.
مستلزمات المكتب: مراقبة وتجديد مستلزمات المكتب، مثل القرطاسية ومعدات المكتب.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

مهارات الاتصال - سيحتاج الضيوف إلى القدوم إليك بمخاوفهم وكذلك المجاملات، لذلك سيكون من السهل التحدث إليك
ستحول مهاراتك في حل المشكلات المشكلات إلى فرص حتى يغادر كل ضيف بذكريات رائعة
الطلاقة في اللغة المحلية - ستكون المهارات اللغوية الإضافية رائعة، ولكنها ليست ضرورية
القراءة والكتابة والذكاء التكنولوجي - ستحتاج إلى فهم جيد للقراءة والكتابة والرياضيات الأساسية ومهارات الكمبيوتر
1. مهارات الاتصال:
التواصل اللفظي: القدرة على التواصل بوضوح وفعالية مع الزوار والمتصلين والموظفين.
التواصل الكتابي: الكفاءة في التواصل الكتابي للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير.
الاستماع النشط: مهارات الاستماع القوية لفهم احتياجات واستفسارات الزوار والمتصلين.
2. التنظيم وإدارة الوقت:
تعدد المهام: القدرة على التعامل مع مهام متعددة مثل الرد على المكالمات وترحيب الزوار وإدارة المواعيد في نفس الوقت.
الاهتمام بالتفاصيل: الدقة في إدارة المواعيد وتلقي الرسائل وتنظيم ملفات وسجلات المكتب.
تحديد الأولويات: القدرة على تحديد أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية، وضمان التعامل مع المسؤوليات الرئيسية على الفور.
3. خدمة العملاء:

السلوك الودود والمهني: القدرة على خلق بيئة ترحيبية للزوار والعملاء، وتوفير خدمة عملاء ممتازة.

حل المشكلات: القدرة على حل أي مشكلات أو شكاوى بطريقة هادئة ومهنية.
4. المهارات الفنية:

إتقان الكمبيوتر: الإلمام ببرامج المكتب، مثل Microsoft Office (Word وExcel وOutlook) وأنظمة المكتب (على سبيل المثال، أنظمة الهاتف وبرامج الجدولة).

أنظمة الهاتف: القدرة على التعامل مع أنظمة الهاتف متعددة الخطوط، وإعادة توجيه المكالمات، وتلقي الرسائل.

إدخال البيانات: القدرة على إدخال المعلومات وإدارتها بكفاءة في قواعد بيانات أو أنظمة المكتب.