مساعد تنفيذي

الأدوار والمسؤوليات

يلعب المساعد التنفيذي دورًا حاسمًا في دعم فريق القيادة لدينا من المستوى C من خلال ضمان التنسيق السلس والتواصل الفعال والكفاءة التشغيلية على أعلى مستويات المنظمة. يعد هذا المنصب جزءًا لا يتجزأ من الحفاظ على مكتب تنفيذي منظم وبني جيدًا، وتسهيل سير العمل السلس، وتمكين فريق القيادة من التركيز على الأولويات الاستراتيجية. من خلال إدارة التقويمات التنفيذية، وإعداد المستندات الأساسية، والعمل كحلقة وصل مع أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين

المسؤوليات الرئيسية:

إدارة التقويمات التنفيذية، وجدولة الاجتماعات، وتنسيق المواعيد.
تسجيل محاضر الاجتماعات، وتتبع عناصر العمل، وضمان المتابعة في الوقت المناسب.
فحص وإعطاء الأولوية للرسائل الإلكترونية الواردة والمكالمات والمراسلات.
إعداد التقارير والعروض التقديمية والمراسلات للاستخدام الداخلي والخارجي.
تنسيق ترتيبات السفر، بما في ذلك الإقامة وتخطيط المسار.
العمل كحلقة وصل بين المديرين التنفيذيين من المستوى C وأصحاب المصلحة، والحفاظ على الاحتراف والسرية.
تنظيم وصيانة أنظمة الملفات وسجلات المكتب والإمدادات.
دعم المشاريع الخاصة وتقديم المساعدة الإدارية لفرق المشروع.
1. إدارة التقويم والجدول الزمني
إدارة جدول أعمال المدير التنفيذي: تنظيم وصيانة جدول أعمال المدير التنفيذي، وضمان جدولة الاجتماعات والمواعيد والسفر والارتباطات الشخصية بكفاءة. تحديد أولويات وحل تضارب المواعيد.
تنسيق الاجتماعات: تنظيم الاجتماعات الداخلية والخارجية، بما في ذلك إعداد الأجندات، وترتيب اللوجستيات، وضمان استعداد المديرين التنفيذيين بشكل جيد. تدوين الملاحظات ومتابعة نتائج الاجتماعات عند الحاجة.
إدارة الوقت: مراقبة وتعديل جدول أعمال المدير التنفيذي لضمان بقائه على المسار الصحيح، ومعالجة التغييرات في اللحظة الأخيرة وضمان توقيت جميع الاجتماعات بشكل مناسب.
2. الاتصالات والمراسلات
اتصالات الشاشة: التعامل مع المكالمات الهاتفية الواردة ورسائل البريد الإلكتروني والمراسلات الأخرى، وتحديد أولوياتها أو الرد عليها حسب الاقتضاء. صياغة ومراجعة رسائل البريد الإلكتروني والرسائل والتقارير والمستندات الأخرى.
التواصل مع أصحاب المصلحة: العمل كنقطة اتصال رئيسية بين المدير التنفيذي والأقسام الداخلية الأخرى أو العملاء الخارجيين أو شركاء الأعمال. الحفاظ على الاتصالات المهنية نيابة عن المدير التنفيذي.
إدارة المعلومات السرية: التعامل مع المعلومات الحساسة والحفاظ على السرية فيما يتعلق بالعمليات التجارية، وعلاقات العملاء، والشؤون الشخصية للمدير التنفيذي.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة لا تقل عن سنتين كمساعد تنفيذي أو مساعد شخصي أو دور مماثل.
دبلوم مساعد شخصي أو درجة بكالوريوس ذات صلة.

إتقان حزمة برامج مايكروسوفت أوفيس (وورد، إكسل، باور بوينت).

إتقان اللغتين العربية والإنجليزية، مع مهارات تواصل ممتازة.

قدرات تنظيمية وإدارة الوقت قوية.

مستوى عال من التقدير والسرية.

مهارات تواصل قوية: مهارات تواصل كتابية وشفوية ممتازة، مع القدرة على التفاعل بشكل فعال مع كبار القادة والعملاء وأصحاب المصلحة الآخرين.

المهارات التنظيمية: القدرة القوية على إدارة مهام متعددة وتحديد الأولويات بشكل فعال، والحفاظ على تنظيم مكتب المدير التنفيذي وتشغيله بسلاسة.

الاهتمام بالتفاصيل: القدرة على الاهتمام بالتفاصيل عن كثب، والتأكد من إكمال جميع المهام بدقة وفي الوقت المحدد.

قدرات حل المشكلات: القدرة على التعامل مع التحديات غير المتوقعة باحترافية وإيجاد حلول فعالة للمشاكل.

إدارة الوقت: إدارة الوقت بكفاءة لضمان الوفاء بالمواعيد النهائية ومعالجة الأولويات في بيئة سريعة الخطى.

التقدير والسرية: القدرة على التعامل مع المعلومات الحساسة والسرية بأقصى درجات التقدير والاحتراف.
الخبرة التقنية: إتقان برامج المكتب (مثل Microsoft Office Suite وGoogle Workspace) وأدوات الاتصال (مثل Zoom وSlack) وبرامج إدارة التقويم.

القدرة على التكيف: المرونة والقدرة على التكيف مع التغييرات في الأولويات أو جدول المدير التنفيذي، مع القدرة على النجاح في بيئة عمل ديناميكية.

مهارات إدارة المشاريع: القدرة على المساعدة في تنسيق المشاريع، وضمان إكمال المهام في الوقت المحدد وفي نطاقها.

المهارات الشخصية: مهارات شخصية قوية مع القدرة على بناء العلاقات والتعاون بشكل فعال عبر مستويات مختلفة من المنظمة.