مشرف مكتب الاستقبال

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن مشرف مكتب استقبال مجتهد وذوي خبرة للانضمام إلى فريقنا في The Ned Doha. بصفتك مشرف مكتب الاستقبال، ستلعب دورًا حاسمًا في ضمان التشغيل الفعال لمكتب الاستقبال وتقديم خدمة استثنائية لضيوفنا. ستكون مسؤولاً عن الإشراف على فريق مكتب الاستقبال وإدارة علاقات الضيوف والحفاظ على أعلى معايير الضيافة.

المسؤوليات الرئيسية:

الإشراف على فريق مكتب الاستقبال وقيادته، وضمان العمليات السلسة والفعالة.

المساعدة في تدريب وتطوير موظفي مكتب الاستقبال.

التعامل مع تسجيلات دخول وخروج الضيوف، وضمان تجربة سلسة.

معالجة وحل استفسارات الضيوف والشكاوى والطلبات بطريقة احترافية وفي الوقت المناسب.

التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان رضا الضيوف والكفاءة التشغيلية.

مراقبة توافر الغرف والحجوزات والطلبات الخاصة.

التأكد من اتباع جميع إجراءات وسياسات مكتب الاستقبال.

الاحتفاظ بسجلات دقيقة لمعاملات الضيوف وأنشطة مكتب الاستقبال الأخرى.

المساعدة في إعداد التقارير اليومية وإدارة إجراءات التعامل مع النقد.
الحفاظ على معايير التميز والضيافة في فندق ذا نيد الدوحة.
1. الإشراف على عمليات مكتب الاستقبال
الإشراف على تسجيل الوصول والمغادرة: الإشراف على عمليات تسجيل الوصول والمغادرة السلسة للضيوف وضمانها. معالجة أي مشكلات قد تنشأ أثناء هذه العمليات لضمان تجربة إيجابية للضيوف.
إدارة فريق مكتب الاستقبال: الإشراف على موظفي مكتب الاستقبال، بما في ذلك موظفي الاستقبال والكونسيرج وموظفي الاستقبال. تأكد من أن أعضاء الموظفين مدربون جيدًا ومنتظمون ويقدمون خدمة ممتازة.
إدارة الورديات: إدارة وجدولة موظفي مكتب الاستقبال لضمان تغطية كافية خلال ساعات الذروة، وموازنة أحمال العمل وضمان العمليات السلسة عبر جميع الورديات.
2. التميز في خدمة الضيوف
علاقات الضيوف: ضمان حصول الضيوف على مستوى عالٍ من الخدمة من خلال معالجة احتياجاتهم ومخاوفهم وطلباتهم. التعامل مع أي شكاوى أو مشكلات تنشأ، بهدف حل سريع وفعال.
تجربة ضيف مخصصة: مراقبة تفضيلات الضيوف والطلبات الخاصة والملاحظات. تخصيص تجربتهم كلما أمكن ذلك لتجاوز التوقعات وتشجيع الزيارات المتكررة.
إدارة الطلبات الخاصة: الإشراف على التعامل مع الطلبات الخاصة مثل ترقية الغرف، أو المغادرة المتأخرة، أو الحجز للمناسبات الخاصة، والتأكد من تلبية احتياجات الضيوف باحترافية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

خبرة مثبتة في دور مماثل في صناعة الضيافة.

مهارات قوية في القيادة وإدارة الفريق.

قدرات تواصل وتفاعل شخصية ممتازة.

إتقان برامج إدارة الفنادق وأنظمة مكتب الاستقبال.

اهتمام كبير بالتفاصيل ومهارات تنظيمية قوية.

القدرة على العمل لساعات مرنة، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات.

موقف إيجابي والتزام بتقديم خدمة استثنائية للضيوف.

إتقان اللغة الإنجليزية؛ معرفة اللغات الإضافية هي ميزة إضافية.

المهام الإدارية
جدولة الموظفين: إنشاء وإدارة جداول الموظفين، وضمان التغطية الكافية خلال الفترات المزدحمة والامتثال لقوانين العمل وسياسات الشركة.

إدارة المخزون: تتبع إمدادات مكتب الاستقبال مثل الكتيبات أو المفاتيح أو المواد المكتبية والتأكد من تجديد العناصر حسب الضرورة.

حفظ السجلات: الاحتفاظ بسجلات دقيقة لتفاعلات الضيوف والحجوزات والشكاوى والحوادث وغيرها من المعلومات ذات الصلة لأغراض إعداد التقارير والتدقيق.
المهارات والمؤهلات:

مهارات خدمة العملاء: مهارات شخصية وتواصلية استثنائية للتفاعل مع الضيوف وحل المشكلات وتقديم خدمة عالية المستوى.

القيادة والإشراف: صفات قيادية قوية للإشراف على موظفي مكتب الاستقبال وتحفيزهم، وضمان العمليات السلسة ومعايير الخدمة العالية.

مهارات حل المشكلات: القدرة على التعامل مع شكاوى الضيوف وحل المشكلات بكفاءة مع الحفاظ على تجربة إيجابية للضيوف.

إدارة الوقت: مهارات تنظيمية قوية لإدارة مهام ومسؤوليات متعددة، وخاصة خلال الفترات المزدحمة.

الاهتمام بالتفاصيل: القدرة على إدارة طلبات الضيوف والفواتير والحجوزات والتقارير مع الاهتمام الشديد بالتفاصيل لضمان الدقة.