وكيل المكتب الأمامي

الأدوار والمسؤوليات

نحن نبحث عن وكيل استقبال مجتهد وذوي خبرة للانضمام إلى فريقنا في The Ned Doha. بصفتك وكيل استقبال في The Ned Doha، ستكون الوجه الترحيبي لفندقنا، والمسؤول عن ضمان حصول ضيوفنا على إقامة لا تُنسى. ستدير عمليات تسجيل الوصول والمغادرة، وتتعامل مع استفسارات الضيوف، وتقدم خدمة استثنائية طوال زيارتهم.

المسؤوليات الرئيسية:

الترحيب بالضيوف عند الوصول والمغادرة بسلوك ودود ودافئ.
التعامل مع عمليات تسجيل الوصول والمغادرة بكفاءة، باتباع جميع الإجراءات والبروتوكولات.
معالجة وحل استفسارات الضيوف وطلباتهم وشكاواهم على الفور وباحترافية.
الحفاظ على المعرفة المحدثة بخدمات الفندق ووسائل الراحة والمعالم السياحية المحلية لمساعدة الضيوف.
التنسيق مع الإدارات الأخرى لضمان رضا الضيوف والعمليات السلسة.
معالجة مدفوعات الضيوف، وإدارة التعامل مع النقد، والحفاظ على السجلات الدقيقة.
التأكد من أن منطقة مكتب الاستقبال نظيفة ومنظمة ومجهزة جيدًا بالإمدادات الضرورية.
الحفاظ على معايير التميز والضيافة في The Ned Doha في جميع الأوقات.
1. تسجيل وصول ومغادرة الضيوف
تسجيل الوصول: استقبال الضيوف عند وصولهم، والتحقق من تفاصيل الحجز، ومعالجة تسجيل الوصول بكفاءة ودقة. قد يتضمن ذلك جمع بطاقات الهوية، وتخصيص الغرف، وتوفير المفاتيح أو بطاقات الدخول.
تسجيل المغادرة: مساعدة الضيوف عند تسجيل المغادرة من خلال معالجة الدفع، ومراجعة الرسوم، والاستفسار عن إقامتهم. تأكد من صحة جميع الرسوم وأن الضيف يغادر ومعه أي إيصالات مطلوبة.
إدارة الحجوزات: التعامل مع الحجوزات الجديدة والحالية عبر الهاتف أو البريد الإلكتروني أو نظام الحجز الخاص بالفندق، وضمان دقة الإدخالات والتوافر.
2. خدمة العملاء
الرد على الاستفسارات: الرد على استفسارات الضيوف حول مرافق الفندق والخدمات والمعالم السياحية المحلية وغيرها من المعلومات العامة.
التعامل مع الطلبات: التعامل مع طلبات الضيوف وشكواهم على الفور وباحترافية. قد يشمل ذلك ترتيب وسائل الراحة الإضافية، أو حجز وسائل النقل، أو حل أي مشكلات أثناء إقامتهم.
توفير المعلومات: تقديم الاقتراحات والتوصيات بشأن خيارات تناول الطعام ومشاهدة المعالم السياحية والنقل والترفيه في المنطقة.
3. تخصيص الغرف والترقيات
تخصيص الغرف: تخصيص الغرف للضيوف بناءً على التوافر والتفضيلات وأي طلبات خاصة. تأكد من أن الغرف جاهزة للتسجيل.
الترقيات: عرض ترقيات الغرف أو الخدمات الإضافية لتعزيز رضا الضيوف، وفقًا لسياسات الفندق والتوافر.
4. التواصل عبر الهاتف والبريد الإلكتروني
التعامل مع الهاتف: الرد على المكالمات الواردة ومساعدة المتصلين في الحجوزات وطلبات الضيوف أو الاستفسارات وتحويل المكالمات إلى القسم المناسب إذا لزم الأمر.
إدارة البريد الإلكتروني: الرد على استفسارات الضيوف أو الحجوزات التي تتم عبر البريد الإلكتروني في الوقت المناسب وبطريقة احترافية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

يفضل الخبرة السابقة في دور مماثل في صناعة الضيافة.

مهارات تواصل وتواصل ممتازة.

إتقان برامج إدارة الفنادق وأنظمة الاستقبال.

مهارات تنظيمية قوية والاهتمام بالتفاصيل.

القدرة على التعامل مع المواقف العصيبة بهدوء وفعالية.

المرونة في العمل بنظام الورديات، بما في ذلك الأمسيات وعطلات نهاية الأسبوع والعطلات.

إتقان اللغة الإنجليزية؛ معرفة اللغات الإضافية ميزة إضافية.

موقف إيجابي والتزام بتقديم خدمة متميزة للضيوف.

مهارات خدمة العملاء: مهارات تواصل وتواصل قوية للتعامل مع تفاعلات الضيوف وحل المشكلات بكفاءة.

المهارات التنظيمية: القدرة على أداء مهام متعددة، وإدارة الحجوزات، والتنسيق مع الإدارات الأخرى بفعالية.

الاهتمام بالتفاصيل: تأكد من تسجيل ومعالجة جميع المعلومات، مثل الفواتير، وتخصيص الغرف، وطلبات الضيوف، بدقة.

حل المشكلات: التعامل مع الشكاوى أو المواقف الصعبة بطريقة هادئة ومهنية.

مهارات الكمبيوتر: الكفاءة في برامج إدارة الفنادق (أنظمة إدارة الممتلكات)، والبريد الإلكتروني، وبرامج المكتب الأساسية للتعامل مع الحجوزات والفواتير.
إدارة الوقت: تحديد أولويات المهام وإدارة طلبات الضيوف المتعددة في وقت واحد، والتأكد من معالجة جميع الطلبات في الوقت المناسب.
إتقان اللغة الأجنبية (اختياري): قد تكون معرفة اللغات الإضافية مفيدة في بيئات الفنادق الدولية.