منسق الوثائق

الأدوار والمسؤوليات

هذا الدور مسؤول عن الإدارة اليومية وتسجيل المستندات المكتبية، بما في ذلك سجلات التسجيل الإلكترونية، لمراقبة وصيانة حفظها بشكل فعال. يتضمن هذا الدور أيضًا إدارة دورة حياة جميع السجلات والملفات وفترات الأرشفة الإلزامية وفقًا لسياسة الشركة واللوائح المحلية.
1. إدارة وتنظيم المستندات:

صيانة وإدارة أنظمة تخزين المستندات المادية والإلكترونية، وضمان تنظيم المستندات بشكل جيد وسهولة استرجاعها.

إنشاء وتنفيذ أنظمة وهياكل حفظ المستندات لتعزيز إمكانية الوصول والكفاءة.

تصنيف المستندات بناءً على النوع (على سبيل المثال، العقود والفواتير والتقارير والسياسات) وضمان التصنيف والفهرسة المناسبة.

الإشراف على تنظيم كل من السجلات المطبوعة والرقمية، وضمان الامتثال للمعايير القانونية والتنظيمية والتنظيمية.

2. إنشاء المستندات وتنسيقها:

إعداد وتحرير وتنسيق ومراجعة المستندات، بما في ذلك التقارير والعقود والعروض التقديمية.

التأكد من أن المستندات تلتزم بدليل أسلوب الشركة ومعايير الاتساق والدقة والاحتراف.
المساعدة في صياغة المستندات أو النماذج والتأكد من تضمين جميع المعلومات ذات الصلة.
3. التحكم في الإصدار وتتبع المستندات:

إدارة التحكم في الإصدار للمستندات لتتبع التحديثات والمراجعات والموافقات النهائية.

التأكد من استخدام الإصدار الصحيح لكل مستند من قبل أعضاء الفريق لتجنب الارتباك أو الأخطاء.

الاحتفاظ بسجلات تتبع المستندات لضمان توثيق التحديثات والمراجعات المناسبة.
4. توزيع المستندات واسترجاعها:

توزيع المستندات على أصحاب المصلحة الداخليين والخارجيين، والتأكد من حصول جميع الأطراف ذات الصلة على المعلومات اللازمة.

تقديم المساعدة للموظفين أو الأقسام في استرداد المستندات عند الحاجة.

الحفاظ على إجراءات فعالة لطلب واسترجاع المستندات، وخاصة للمهام الحساسة للوقت أو ذات الأولوية العالية.
5. الامتثال والالتزام التنظيمي:

التأكد من امتثال المستندات للوائح الصناعة والمتطلبات القانونية وسياسات الشركة (على سبيل المثال، اتفاقيات السرية، والامتثال لقانون التأمين الصحي المحمول والمساءلة والمساءلة في مجال الرعاية الصحية).

إدارة جداول الاحتفاظ بالمستندات لضمان تخزين المستندات للمدة المطلوبة قبل التخلص منها أو أرشفتها.
المساعدة في عمليات التدقيق أو التفتيش من خلال التأكد من توافر جميع الوثائق المطلوبة وتوافقها مع المعايير التنظيمية.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

فرز وتصنيف المستندات وفقًا للإرشادات؛ المراسلات، ومذكرات الرسوم، وأوراق العمل، والتعاقد، وPNB، وما إلى ذلك، وبترتيب زمني أو أبجدي أو رقمي
جمع المستندات والتأكد من إجراء جميع عمليات الإيداع على أساس يومي؛ ووضع المستندات بشكل صحيح وسريع لتجنب سوء وضعها
تحديد وتصنيف وتطبيق فترة الاحتفاظ المناسبة لملفات المشاركة النشطة لدعم الامتثال للمتطلبات القانونية والتنظيمية والمتطلبات الخاصة بالشركة
ضمان تسلسل المستندات بشكل صحيح ووضعها في ملف المشاركة/العميل المعني
التخلص بشكل آمن من المستندات التي لم تعد مطلوبة أو التي استوفت فترة الاحتفاظ بها، وفقًا لسياسة EY
ضمان تخزين الملفات بشكل آمن في حاويات التخزين ووفقًا لمعلومات التصنيف والتعريف
إعداد وصيانة قائمة شاملة لجميع الملفات المحفوظة داخل المكتب سواء النشطة أو المؤرشفة؛ التأكد من إعادة الملفات المستعارة وتخزينها بشكل مناسب

للتأهل لهذا الدور، يجب أن يكون لديك

ما يقرب من 1-2 سنة من الخبرة العملية ذات الصلة

إجادة استخدام الكمبيوتر (MS Word/Excel)
الاهتمام بالتفاصيل والمسؤولية عن تقديم عمل عالي الجودة

من الناحية المثالية، يجب أن يكون لديك أيضًا

القدرة على العمل بشكل مستقل والعمل الجماعي الجيد
مهارات قوية في التواصل الشفهي والكتابي