موظف استقبال

الأدوار والمسؤوليات

يتولى هذا الدور مسؤولية استقبال وترحيب الزوار الخارجيين والداخليين للمكتب بالإضافة إلى التعامل مع جميع المكالمات الواردة بكل لطف واحترافية وفقًا لدليل إرشادات الاستقبال ولوحة المفاتيح. كما يتولى هذا الدور أيضًا التعامل مع جميع حجوزات غرف الاجتماعات بكفاءة وسرعة.

الدور والمسؤوليات الرئيسية

الاستقبال

ملابس العمل المناسبة والصورة/المظهر الاحترافي؛ تصفيف الشعر والمكياج بشكل جيد ومرتب
الترحيب بالزوار والعملاء بطريقة لطيفة ومهنية ومهذبة
إبلاغ وصول الزائر على الفور إلى الشخص المناسب ومقابلة الزائر أو مرافقته إلى غرفة الاجتماعات، وتقديم عرض المرطبات والشاي/القهوة وما إلى ذلك.
التأكد من أن منطقة الاستقبال وغرف الاجتماعات نظيفة ومرتبة طوال اليوم وجاهزة للاجتماع التالي
تزويد الضيوف/العملاء بشارة الزائر عند الحاجة

لوحة التوزيع

الرد على جميع المكالمات الواردة الداخلية/الخارجية على الفور وبطريقة مهنية ومهذبة
فحص المكالمات للتأكد من اسم المتصل والغرض من المكالمة قبل إعادة توجيهها، وخاصة للمكالمات ذات الغرض غير الواضح (المبيعات، وجمع معلومات السوق/الموظفين، وما إلى ذلك)
التأكد من توصيل المتصلين/إعادة توجيههم إلى الشخص المناسب على الفور، أو تلقي رسالة شفهية بدقة ونقلها إلى الشخص المناسب في الوقت المناسب
توصيل المكالمات التجارية الدولية نيابة عن الموظفين الذين يحتاجون إلى هذه الخدمة في المكتب

غرفة الاجتماعات الحجز/الحجز

إدارة وتأكيد حجوزات/طلبات حجز غرف الاجتماعات عبر دعوات التقويم
إعادة تأكيد جميع الحجوزات/الحجوزات على أساس يومي
التأكد من اتخاذ إجراءات بشأن إلغاء الحجوزات وتحديثها على الفور، مما يسمح بتوفر الغرف للحجوزات الأخرى

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

1. الترحيب بالزوار والعملاء:

الترحيب بالزوار والعملاء والضيوف في المكتب أو المنظمة بطريقة مهنية وودودة.

التأكد من تسجيل الزوار وتوجيههم إلى الشخص أو القسم المناسب.

الحفاظ على صورة إيجابية ومهنية للمنظمة من خلال الانطباعات الأولى.

2. الرد على المكالمات الهاتفية:

الرد على المكالمات الهاتفية الواردة وتحديد طبيعة المكالمة وتوجيهها إلى الفرد أو القسم المناسب.

توفير معلومات عامة عن الشركة أو الخدمات أو ساعات العمل عند الضرورة.

التعامل مع الاستفسارات أو تلقي الرسائل إذا كان الشخص الذي يحاول المتصل الوصول إليه غير متاح.

3. إدارة المواعيد والجدولة:

جدولة وتأكيد المواعيد والاجتماعات وحجوزات غرف المؤتمرات للموظفين والزوار.

تتبع التقويمات والمواعيد، والتأكد من تنظيم جميع الاجتماعات والأحداث بشكل صحيح.

إخطار الموظفين بالزوار المقررين والتأكد من استعدادهم للاجتماعات أو الأحداث.

4. التعامل مع البريد والتسليمات:
استلام وفرز وتوزيع البريد والطرود الواردة إلى المستلمين المناسبين.
تأكد من إعداد البريد الصادر بشكل صحيح وإرساله في الوقت المحدد.

احتفظ بسجلات التسليمات والشحنات للرجوع إليها.

5. الدعم الإداري:

قدم الدعم الإداري العام، مثل التصوير الفوتوغرافي، وترتيب الملفات، وتنظيم المستندات.

ساعد في إدخال البيانات الأساسية، أو إعداد التقارير، أو الحفاظ على مخزون اللوازم المكتبية.

تعامل مع طلبات اللوازم المكتبية وتأكد من أن منطقة الاستقبال مزودة دائمًا بالمواد الضرورية.

6. الحفاظ على أمن المكتب:

راقب الدخول إلى المبنى وتأكد من السماح للأفراد المصرح لهم فقط بالدخول.

احتفظ بسجلات الزوار وأصدر شارات الزوار حسب الحاجة.

راقب وحافظ على أنظمة الأمان (على سبيل المثال، أنظمة التحكم في الوصول، وكاميرات المراقبة) في بعض الحالات.