مراقب الوثائق
صاحب العمل نشط
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
شارك هذه الوظيفة
حالة تأهب وظيفة
سيتم تحديثك بأحدث تنبيهات الوظائف عبر البريد الإلكتروني
الوصف الوظيفي
الأدوار والمسؤوليات
يتأكد مراقب المستندات من استلام مستندات المنظمة والعقود وخطابات المراسلات والاتفاقيات والمستندات التجارية والعينات وبيانات الطريقة بشكل صحيح وتسجيلها بدقة بطريقة لائقة والتي سيتم توزيعها داخليًا / خارجيًا وفقًا لمصفوفة التوزيع المعتمدة للأقسام المعنية والانضباط وأصحاب المصلحة وما إلى ذلك. يؤدي الدور إلى تبني سياسة وإجراءات جودة الشركة طوال الخدمة مع الشركة من خلال مواكبة معايير ISO الأساسية التي تساعد في الحفاظ على منهجية الاتساق واتباعها في المشاريع.
مسؤوليات الوظيفة 1
الحفاظ على نظام تحكم منظم وفعال في المستندات، بما في ذلك أنظمة الملفات الإلكترونية والمادية.
استلام وتسجيل وتوزيع المستندات الواردة على الإدارات أو الموظفين المعنيين في الوقت المناسب.
تأكد من تسمية جميع المستندات وتصنيفها وتخزينها بشكل صحيح وفقًا للإجراءات والمعايير المعمول بها.
راقب مراجعات المستندات وتحديثاتها، مع التأكد من توفر أحدث الإصدارات بسهولة للمستخدمين المعتمدين.
المساعدة في إنشاء المستندات وتنسيقها وتحريرها حسب الحاجة، بما في ذلك ضمان الامتثال لقوالب المستندات والمعايير.
تسهيل عمليات مراجعة المستندات والموافقة عليها، وتتبع التقدم وضمان الوفاء بالمواعيد النهائية.
إجراء عمليات تدقيق وفحص جودة منتظمة لعمليات إدارة المستندات للحفاظ على الدقة والنزاهة.
توفير التدريب والدعم لأعضاء الموظفين بشأن إجراءات وأنظمة التحكم في المستندات.
إنشاء التقارير والمقاييس المتعلقة بأنشطة التحكم في المستندات، مثل حالة المستندات والتوزيع وسجلات الوصول.
الحفاظ على سرية وأمان المستندات والمعلومات الحساسة، والالتزام بلوائح الخصوصية وسياسات الشركة.
الملف الشخصي المرغوب للمرشح
المعرفة بمعايير توثيق ISO
المعرفة باستخدام جداول البيانات وقواعد البيانات ومعالجة النصوص والبرامج المحددة الخاصة بالوظيفة
المعرفة بمبادئ وإجراءات إدارة السجلات بما في ذلك مبادئ حفظ السجلات والتسجيل
والممارسات
المعرفة الجيدة باللغة الإنجليزية، سواء المكتوبة أو الشفهية
معرفة تخطيط موارد المؤسسات ويفضل المهارات الوظيفية في SAP هي شرط للنجاح في هذا الدور
إجراء عمليات تدقيق منتظمة وفحوصات الجودة على عمليات إدارة المستندات للحفاظ على الدقة والنزاهة.
تقديم التدريب والدعم لأعضاء الفريق بشأن إجراءات وأنظمة التحكم في المستندات.
إنشاء التقارير والمقاييس المتعلقة بأنشطة التحكم في المستندات، مثل حالة المستندات والتوزيع وسجلات الوصول.
الحفاظ على سرية وأمن المستندات والمعلومات الحساسة، والالتزام بلوائح الخصوصية وسياسات الشركة.
خبرة العمل
خبرة عمل لا تقل عن 3 سنوات، وخبرة عمل ذات صلة لمدة سنتين، وخبرة في إدارة المستندات لمدة سنتين تعتبر ميزة إضافية
نوع التوظيف
دوام كامل
