مساعد شخصي

الأدوار والمسؤوليات

يعمل المساعد الشخصي كنقطة اتصال أساسية للمعاملات الداخلية والخارجية في جميع الأمور المتعلقة بالرئيس المباشر أو المدير، مثل التعامل مع طلبات المعلومات، وأداء الوظائف الإدارية مثل إعداد المراسلات، وترتيب المكالمات الجماعية وجدولة الاجتماعات، فضلاً عن تلبية جميع متطلبات الإدارة المعينة.

مسؤوليات الوظيفة 1

التأكد من تجميع البيانات، وإعداد التقارير الخالية من الأخطاء أو جمع البيانات للنظر فيها وتقديمها من قبل المشرف/المدير عند الحاجة في الموعد النهائي المحدد.

معالجة الاتصالات الواردة والصادرة (البريد، الهاتف، الفاكس، البريد الإلكتروني، وجهاً لوجه) والرد عليها على الفور، وأخذ الرسائل بدقة، ونسخ المعلومات وتوزيعها حسب الضرورة.

الحفاظ على جدول زمني للمساعدة في تنظيم المواعيد مع الرئيس المباشر وتقديم المشورة/التذكيرات اللازمة على أساس يومي وضمان عدم تفويت الاجتماعات الهامة.

الحفاظ على سجل الزوار والمواعيد للرجوع إليها بسهولة على أساس يومي.

التأكد من الظهور والتصرف بطريقة احترافية وممتعة مع جميع الزوار.

التأكد من توزيع وتسجيل أو حفظ المراسلات أو المكالمات أو الاستفسارات بسرية ودقة في جميع الأوقات لضمان إمكانية تتبع جميع المستندات التي يتم التعامل معها في مكتب المشرف المباشر بكفاءة.

التأكد من توزيع المستندات الخاصة بالقسم على الموظفين المعنيين في الوقت المناسب على أساس يومي.

التأكد من فحص المستندات الخاصة بالرئيس المباشر بشكل صحيح / وتنظيمها في ملف التوقيع على أساس يومي.

تسجيل جميع المستندات الموزعة ومراقبة الإجراءات المتخذة للمراسلات التي تتطلب الرد على أساس يومي.

مراقبة جميع المستندات الواردة أو الصادرة من القسم وفقًا لنظام إدارة الجودة في جميع الأوقات.

التأكد من تجميع البيانات أو إعداد التقارير المهنية أو المذكرات أو العروض التقديمية حسب الطلب من قبل الرئيس المباشر في الإطار الزمني المحدد مع الحد الأدنى من الأخطاء

التأكد من تجميع البيانات أو إعداد التقارير الخالية من الأخطاء أو تجميع البيانات للنظر فيها وتقديمها من قبل الرئيس المباشر حسب الطلب في الموعد النهائي المحدد.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الخبرة الوظيفية
خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات، وخبرة عملية ذات صلة لمدة 3 سنوات، وسنتان في إدارة الأعمال تعتبر ميزة إضافية

المعرفة بكيفية التعامل مع المراسلات وإعدادها.

المعرفة بجمع المعلومات ومراقبتها

المعرفة العملية الممتازة باللغة الإنجليزية (شفهيًا وكتابيًا)

المعرفة بالكمبيوتر وغيره من معدات المكاتب ذات الصلة

الكفاءة العالية في تطبيقات وبرامج الكمبيوتر المكتبية (MS Excel وWord وما إلى ذلك)

معرفة تخطيط موارد المؤسسات ويفضل المهارات الوظيفية في SAP شرط أساسي للنجاح في هذا الدور.

التأكد من تجميع البيانات أو إعداد التقارير المهنية أو المذكرات أو العروض التقديمية حسب الطلب من قبل الرئيس المباشر في الإطار الزمني المحدد مع الحد الأدنى من الأخطاء

التأكد من تجميع البيانات أو إعداد التقارير الخالية من الأخطاء أو تجميع البيانات للنظر فيها وتقديمها من قبل الرئيس المباشر حسب الطلب في الموعد النهائي المحدد.