مدير كبير

الأدوار والمسؤوليات

يقدم المدير الإداري الأول الدعم الإداري والمكتبي من خلال تقديم خدمة عملاء ممتازة، ومعالجة طلبات المعلومات، وأداء الوظائف الكتابية مثل إعداد المراسلات، وترتيب المكالمات الجماعية وجدولة الاجتماعات وتلبية جميع متطلبات الإدارة المعينة.

مسؤوليات الوظيفة 1

التأكد من الحفاظ على الاحترافية والود في جميع الأوقات، وتقديم خدمة عملاء ممتازة لجميع الزوار

والعمل كوجه للمنظمة لزيادة علامة المنظمة التجارية داخليًا وخارجيًا.

الحفاظ على جدول زمني للمساعدة في تنظيم المواعيد مع المشرف المباشر وتقديم المشورة /

التذكير الضروري على أساس يومي وضمان عدم تفويت الاجتماعات المهمة.

التحقق من قبول الضيوف بدون مواعيد للمشرف المباشر على أساس يومي.

الحفاظ على سجل الزوار والمواعيد للرجوع إليها بسهولة على أساس يومي.

التأكد من توزيع وتسجيل أو حفظ المراسلات أو المكالمات أو الاستفسارات بسرية ودقة في جميع الأوقات لضمان إمكانية تتبع جميع المستندات التي يتم التعامل معها في مكتب المشرف المباشر بكفاءة.

التأكد من توزيع المستندات الخاصة بالقسم على الموظفين المعنيين في الوقت المناسب على أساس يومي.

التأكد من فحص المستندات الخاصة بالمشرف المباشر بشكل صحيح / وتنظيمها في ملف التوقيع على أساس يومي.

تسجيل جميع المستندات الموزعة ومراقبة الإجراءات المتخذة للمراسلات التي تتطلب الرد على أساس يومي.

إبلاغ المشرف المباشر بأي مستندات / مسائل تتطلب اهتمامًا فوريًا على أساس يومي.

التأكد من فحص المكالمات المعتمدة وإعادة توجيهها إلى المشرف المباشر على أساس يومي.

مراقبة جميع المستندات الواردة أو الصادرة من القسم وفقًا لنظام إدارة الجودة في جميع الأوقات.

ضمان التوزيع السليم للبريد إلى القسم على أساس يومي.

ضمان تسليم / استلام البريد السريع / الطرود في الوقت المناسب

التأكد من تجميع البيانات أو إعداد التقارير المهنية أو المذكرات أو العروض التقديمية حسب الطلب من قبل المشرف في الإطار الزمني المحدد مع الحد الأدنى من الأخطاء.

الملف الشخصي المرغوب للمرشح

الخبرة الوظيفية
خبرة عملية لا تقل عن 5 سنوات، وخبرة عملية ذات صلة لمدة 3 سنوات، وسنتان في إدارة العلاقات العامة

المعرفة بإدارة المكاتب

المعرفة والخبرة في تفويض السلطة

والمسؤولية

المعرفة بجمع المعلومات ومراقبتها

المعرفة العملية الممتازة باللغة الإنجليزية (شفهيًا

ومكتوبًا)

الكفاءة العالية في تطبيقات وبرامج الكمبيوتر المكتبية (MS Excel وWord وما إلى ذلك)

معرفة تخطيط موارد المؤسسات ويفضل المهارات الوظيفية في SAP شرط أساسي للنجاح في هذا الدور.

ضمان التوزيع السليم للبريد إلى القسم على أساس يومي.

ضمان تسليم/استلام البريد السريع/الطرود في الوقت المناسب

التأكد من جمع البيانات أو إعداد التقارير المهنية أو المذكرات أو العروض التقديمية عند طلبها من المشرف في الإطار الزمني المحدد مع الحد الأدنى من الأخطاء.